項目經濟資料管理制度?一、總則（一）目的為加強公司項目經濟資料的管理，規范項目經濟資料的收集、整理、歸檔、保管和使用等行為，確保項目經濟資料的真實性、完整性和時效性，為項目成本控制、經濟分析、決策支持以及后續項目提供可靠依據，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有在建工程項目以及與項目經濟活動相關的各類資料管理。（三）管理原則1.真實性原則：項目經濟資料應如實反映項目經濟活動的實際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋項目從前期策劃到竣工結算等全過程涉及的各類經濟資料，確保資料無遺漏。3.時效性原則：及時收集、整理和歸檔項目經濟資料，保證資料與項目進度同步，便于及時查閱和使用。4.保密性原則：對涉及公司商業機密和敏感信息的項目經濟資料，嚴格保密，防止信息泄露。二、職責分工（一）項目管理部門1.負責組織項目經濟資料的收集、整理工作，確保資料的準確性和完整性。2.督促項目各部門及時提交相關經濟資料，并對資料進行初步審核。3.配合公司檔案管理部門做好項目經濟資料的歸檔工作。（二）財務部門1.負責提供項目財務核算資料，包括成本費用支出、資金收支等相關憑證和報表。2.協助項目管理部門對項目經濟資料進行財務分析和審核，確保資料符合財務規定。（三）造價部門1.負責編制和審核項目工程造價相關資料，如工程量清單、招標控制價、投標報價、工程結算等。2.對項目經濟資料中的造價數據進行準確性審核，提供造價咨詢和專業意見。（四）物資部門1.負責收集和整理項目物資采購、供應及庫存管理等方面的資料，包括物資采購合同、出入庫記錄等。2.配合項目管理部門對物資成本進行核算和分析，提供物資成本相關資料。（五）檔案管理部門1.負責制定項目經濟資料歸檔規范和標準，指導項目管理部門進行資料歸檔工作。2.對歸檔的項目經濟資料進行統一保管，建立檔案檢索系統，確保資料的安全和可查閱性。（六）項目負責人1.對項目經濟資料的管理工作負總責，確保項目經濟資料管理工作的有效開展。2.協調項目各部門之間的工作，督促各部門按時、按質提交項目經濟資料。三、項目經濟資料的分類與內容（一）項目前期經濟資料1.項目可行性研究報告：包括項目投資估算、經濟效益分析、市場前景預測等內容。2.項目立項批復文件：政府部門對項目立項的批準文件。3.項目招投標文件：招標文件、投標文件、中標通知書等，包含商務條款、技術規格、報價明細等。4.項目合同文件：與項目相關的各類合同，如工程承包合同、物資采購合同、勞務分包合同等，明確雙方權利義務、價格條款、付款方式等。（二）項目實施過程經濟資料1.成本預算資料項目成本預算書：按照項目分解結構編制的詳細成本預算，包括直接成本（人工、材料、機械等）和間接成本（管理費、規費、利潤、稅金等）。成本預算調整記錄：記錄因項目變更、市場價格波動等原因導致的成本預算調整情況。2.成本核算資料成本費用臺賬：按月或按階段記錄項目實際發生的成本費用，包括各項成本費用的明細及累計發生額。成本分析報表：定期對項目成本進行分析，對比預算成本與實際成本的差異，分析成本偏差原因及采取的措施。3.物資管理資料物資采購計劃：根據項目進度和預算編制的物資采購計劃，明確采購物資的名稱、規格、數量、采購時間等。物資采購合同及執行情況記錄：包括物資采購合同的簽訂、履行過程中的變更、到貨驗收、付款等情況記錄。物資出入庫臺賬：詳細記錄物資的出入庫時間、數量、規格、領用部門等信息。4.勞務管理資料勞務分包合同：明確勞務分包的工作內容、價格、付款方式、質量要求等條款。勞務人員考勤記錄：記錄勞務人員的出勤情況，作為勞務費用結算的依據。勞務費用結算單：根據勞務人員考勤和工作完成情況編制的勞務費用結算憑證。5.工程變更資料工程變更申請單：項目實施過程中因設計變更、施工條件變化等原因提出的工程變更申請，說明變更內容、原因及對造價和進度的影響。工程變更審批文件：相關部門對工程變更申請的審批意見和文件。工程變更費用核算資料：對工程變更引起的費用增加或減少進行核算的相關資料，包括變更工程量計算、單價調整依據等。6.現場簽證資料現場簽證單：記錄施工現場發生的與合同約定不符且需要調整造價的事項，如額外的工作內容、施工條件變化等。現場簽證審批文件：經相關部門和人員審批的現場簽證文件。現場簽證費用核算資料：對現場簽證費用進行核算的依據和明細。（三）項目竣工結算經濟資料1.工程竣工結算書：按照合同約定和相關規定編制的項目最終工程結算文件，包括結算總價、各項費用明細、結算依據等。2.竣工圖紙：反映工程實際完成情況的竣工圖紙，作為工程結算的重要依據。3.工程竣工驗收報告：項目通過竣工驗收的相關報告，證明工程已按合同要求完成并具備交付使用條件。4.結算審核報告：由具備資質的造價咨詢機構或審計部門對工程竣工結算進行審核后出具的報告。四、項目經濟資料的收集與整理（一）收集要求1.項目各部門應指定專人負責本部門項目經濟資料的收集工作，確保資料及時、準確、完整。2.經濟資料應在業務發生或完成后及時收集，不得拖延積壓。對于時效性較強的資料，如工程變更申請、現場簽證等，應在規定時間內提交。3.收集的經濟資料應字跡清晰、內容完整、簽字蓋章齊全，復印件應與原件核對無誤，并注明出處。（二）整理要求1.項目管理部門負責對收集到的項目經濟資料進行統一整理，按照資料類別和時間順序進行分類、編號。2.對每份經濟資料進行核對和審核，確保資料內容真實、準確，相關數據邏輯一致。對于不符合要求的資料，及時返回原提交部門進行補充或修正。3.整理后的經濟資料應裝訂成冊，并編制目錄，便于查閱和管理。五、項目經濟資料的歸檔與保管（一）歸檔要求1.項目管理部門應在項目經濟資料整理完成后，按照公司檔案管理部門的要求及時進行歸檔。2.歸檔的項目經濟資料應一式兩份，一份交公司檔案管理部門保管，一份由項目管理部門留存備查。3.歸檔資料應按照檔案管理的規范進行裝訂、編目和裝盒，確保檔案的整齊、美觀和便于保管。（二）保管要求1.公司檔案管理部門應設立專門的項目經濟資料檔案室，配備必要的保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲等設施，確保檔案的安全保管。2.檔案管理人員應定期對項目經濟資料進行檢查和清點，發現問題及時處理，并做好記錄。3.項目經濟資料的保管期限應按照國家有關規定和公司檔案管理制度執行。一般情況下，項目竣工結算完成后，相關經濟資料應保管至項目保修期滿后一定期限。六、項目經濟資料的查閱與使用（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱項目經濟資料的，應填寫《項目經濟資料查閱申請表》，注明查閱目的、資料名稱和查閱范圍，經所在部門負責人簽字同意后，到公司檔案管理部門辦理查閱手續。2.涉及項目核心機密或敏感信息的經濟資料，需經項目負責人或公司主管領導批準后方可查閱。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱項目經濟資料的，必須持有單位介紹信或相關證明文件，并經公司主管領導批準，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復印或傳播資料內容。（二）使用規定1.查閱人員應在檔案管理部門指定的地點查閱項目經濟資料，不得將資料帶出檔案室。如需復印或摘錄部分資料，應按照檔案管理部門的規定辦理相關手續。2.查閱人員應愛護查閱的項目經濟資料，不得在資料上涂改、標記、污損或撕毀，確保資料的完整性和準確性。3.查閱人員對查閱過程中知悉的公司商業機密和項目敏感信息負有保密義務，不得向無關人員泄露。七、項目經濟資料的銷毀（一）銷毀條件1.項目經濟資料保管期限已滿，且按照國家有關規定和公司檔案管理制度無需繼續保存的，可以進行銷毀。2.因公司改制、重組等原因，需要對部分項目經濟資料進行清理銷毀的，應按照相關規定辦理審批手續。（二）銷毀程序1.由檔案管理部門提出項目經濟資料銷毀申請，填寫《項目經濟資料銷毀申請表》，注明擬銷毀資料的名稱、數量、保管期限等信息，并說明銷毀原因。2.經公司主管領導批準后，檔案管理部門會同相關部門組成銷毀小組，對擬銷毀的項目經濟資料進行清點和核對。3.銷毀小組采用適當的方式對項目經濟資料進行銷毀，如粉碎、焚燒等，并確保銷毀過程徹底、安全。4.銷毀完成后，銷毀小組應填寫《項目經濟資料銷毀記錄》，記錄銷毀資料的名稱、數量、銷毀時間、銷毀方式等信息，由銷毀小組成員簽字確認。5.《項目經濟資料銷毀申請表》、《項目經濟資料銷毀記錄》等相關文件應作為檔案進行保存。八、監督與考核（一）監督檢查1.公司審計部門負責對項目經濟資料管理情況進行定期或不定期的監督檢查，檢查內容包括資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱和銷毀等環節。2.對于監督檢查中發現的問題，審計部門應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核評價1.公司將項目經濟資料管理工作納入對項目管理部門和相關人員的績效考核體系，對資料管理工作成績突