視光公司采購管理制度?總則目的為規范公司采購工作流程，加強采購管理，確保采購活動的合法性、合理性、規范性和高效性，保障公司生產經營活動的順利進行，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司對視光產品、設備、原材料、辦公用品及其他物資的采購管理。基本原則1.按需采購原則：根據公司生產經營計劃和實際需求，合理安排采購數量和時間，避免盲目采購和庫存積壓。2.質量優先原則：確保所采購的物資符合國家相關標準和公司質量要求，優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商。3.成本控制原則：在保證物資質量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高公司經濟效益。4.廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守法律法規和公司廉潔制度，不得接受供應商的賄賂或不正當利益，確保采購過程公正、透明。采購組織與職責采購部門1.負責制定采購計劃和預算：根據公司年度生產經營計劃和實際需求，結合庫存情況，編制采購計劃和預算，并報上級領導審批。2.供應商管理：開發、評估、選擇和管理供應商，建立供應商檔案，定期對供應商進行考核評價，確保供應商的供貨能力和質量。3.采購執行：按照批準的采購計劃和預算，組織實施采購活動，與供應商簽訂采購合同，跟蹤采購進度，確保物資按時、按質、按量供應。4.采購成本控制：通過市場調研、談判協商等方式，降低采購成本，提高采購效益。5.采購合同管理：負責采購合同的起草、審核、簽訂、執行和歸檔等工作，確保合同的合法性、有效性和完整性。6.采購風險管理：識別、評估和應對采購過程中的風險，制定相應的風險控制措施，確保采購活動的順利進行。需求部門1.提出采購需求：根據本部門的生產經營計劃和實際工作需要，及時、準確地向采購部門提出采購需求，包括物資名稱、規格型號、數量、質量要求、交貨時間等。2.參與采購評審：協助采購部門對供應商的報價、技術方案、售后服務等進行評審，提供專業意見和建議。3.驗收采購物資：負責對采購物資進行驗收，確保物資符合質量要求和合同約定，并及時反饋驗收結果。財務部門1.審核采購預算：對采購部門編制的采購預算進行審核，確保預算的合理性和準確性。2.資金支付管理：按照公司財務制度和采購合同約定，審核采購付款申請，辦理資金支付手續，確保資金支付的安全、合規。3.采購成本核算：對采購成本進行核算和分析，為公司成本控制提供數據支持。質量管理部門1.制定質量標準：負責制定采購物資的質量標準和驗收規范，確保采購物資符合公司質量要求。2.參與供應商評估：協助采購部門對供應商的質量管理體系進行評估，確保供應商具備穩定的質量控制能力。3.監督采購物資驗收：對采購物資的驗收過程進行監督，確保驗收工作的公正性和準確性。采購流程采購計劃制定1.需求收集：各需求部門應在每月末或季度末，根據本部門的生產經營計劃和實際工作需要，填寫《采購需求申請表》，詳細列出所需物資的名稱、規格型號、數量、質量要求、交貨時間等信息，并提交給采購部門。2.需求匯總：采購部門收到各需求部門提交的《采購需求申請表》后，進行匯總整理，結合公司庫存情況，分析物資需求的合理性和緊迫性。3.采購計劃編制：采購部門根據需求匯總情況，編制月度或季度采購計劃，明確采購物資的名稱、規格型號、數量、預計采購時間、采購預算等信息，并報上級領導審批。4.采購計劃調整：在采購計劃執行過程中，如因市場變化、生產經營計劃調整等原因需要對采購計劃進行調整，采購部門應及時填寫《采購計劃調整申請表》，說明調整原因、調整內容及調整后的采購計劃，并報上級領導審批。供應商選擇與管理1.供應商開發：采購部門根據采購計劃和物資需求，通過市場調研、行業推薦、網絡搜索等方式，尋找潛在的供應商，并收集其相關信息，包括公司概況、產品質量、價格水平、交貨期、售后服務等。2.供應商評估：采購部門組織相關部門（如需求部門、質量管理部門、財務部門等）對潛在供應商進行評估，評估內容包括供應商的資質信譽、生產能力、質量控制、價格水平、交貨期、售后服務等方面。評估方式可采用問卷調查、實地考察、樣品測試、供應商面談等多種形式。3.供應商選擇：采購部門根據供應商評估結果，綜合考慮供應商的產品質量、價格水平、交貨期、售后服務等因素，選擇合適的供應商，并與其簽訂《供應商合作協議》，明確雙方的權利和義務。4.供應商管理：采購部門建立供應商檔案，對供應商的基本信息、合作歷史、交易記錄、考核評價等進行詳細記錄。定期對供應商進行考核評價，考核內容包括產品質量、交貨期、價格水平、售后服務等方面。根據考核評價結果，對供應商進行分類管理，對于表現優秀的供應商給予優先合作機會，對于表現不佳的供應商進行警告、整改或淘汰處理。采購執行1.采購訂單下達：采購部門根據批準的采購計劃，向選定的供應商下達采購訂單，明確采購物資的名稱、規格型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點等信息。采購訂單應采用書面形式或電子形式，并經雙方簽字確認。2.采購合同簽訂：對于金額較大或重要的采購項目，采購部門應與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。采購合同應包括合同標的、數量、質量、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責任等條款。采購合同簽訂前，應經公司法律顧問審核，確保合同的合法性、有效性和完整性。3.采購跟蹤與催貨：采購部門應定期跟蹤采購訂單的執行情況，及時掌握供應商的生產進度、發貨情況等信息。如發現供應商未能按時交貨或出現質量問題等情況，應及時與供應商溝通協調，要求其采取措施解決問題，并根據合同約定追究其違約責任。4.采購變更管理：在采購訂單執行過程中，如因市場變化、生產經營計劃調整等原因需要對采購訂單進行變更，采購部門應及時填寫《采購訂單變更申請表》，說明變更原因、變更內容及變更后的采購訂單信息，并報上級領導審批。采購訂單變更申請經批準后，采購部門應及時與供應商溝通協調，確保變更后的采購訂單得到有效執行。采購驗收1.驗收準備：采購物資到貨前，采購部門應及時通知需求部門和質量管理部門做好驗收準備工作。需求部門應安排專人負責驗收，并根據采購合同和質量標準制定驗收方案。質量管理部門應準備好相關的檢測工具和設備，確保驗收工作的順利進行。2.初步驗收：采購物資到貨后，需求部門應首先對物資的數量、規格型號、外觀等進行初步驗收。如發現物資數量不符、規格型號錯誤、外觀損壞等問題，應及時與供應商聯系，要求其采取措施解決問題。3.質量驗收：初步驗收合格后，質量管理部門應按照質量標準對采購物資進行質量驗收。質量驗收可采用檢驗、測試、試用等方式進行，確保采購物資符合質量要求。對于重要物資或關鍵零部件，質量管理部門可委托第三方檢測機構進行檢測。4.驗收報告編制：驗收工作完成后，需求部門應填寫《采購物資驗收報告》，詳細記錄采購物資的名稱、規格型號、數量、質量情況、驗收結果等信息，并由驗收人員簽字確認。驗收報告應一式三份，需求部門、采購部門和質量管理部門各留存一份。5.驗收結果處理：如采購物資驗收合格，需求部門應及時辦理入庫手續，并將驗收報告提交給采購部門。采購部門根據驗收報告和采購合同，辦理付款申請手續。如采購物資驗收不合格，需求部門應及時與供應商聯系，要求其采取措施解決問題。如供應商未能在規定時間內解決問題，采購部門應根據合同約定追究其違約責任，并可采取退貨、換貨、降價等措施。采購付款1.付款申請：采購部門根據采購合同和驗收報告，填寫《采購付款申請表》，詳細列出采購物資的名稱、規格型號、數量、采購金額、已付款金額、應付款金額、付款方式等信息，并附上采購合同、驗收報告等相關憑證，提交給財務部門審核。2.付款審核：財務部門收到采購部門提交的《采購付款申請表》后，應按照公司財務制度和采購合同約定，對付款申請進行審核。審核內容包括采購合同的合法性、有效性和完整性，驗收報告的真實性和準確性，付款金額的合理性和合規性等方面。如審核通過，財務部門應在《采購付款申請表》上簽字確認，并提交給公司領導審批。3.付款審批：公司領導根據財務部門的審核意見，對采購付款申請進行審批。如審批通過，公司領導應在《采購付款申請表》上簽字確認，并授權財務部門辦理付款手續。4.付款執行：財務部門根據公司領導的審批意見，按照采購合同約定的付款方式和時間，辦理采購付款手續。付款方式可采用支票、匯票、電匯、網銀支付等多種形式。付款完成后，財務部門應及時登記入賬，并將付款憑證復印件提交給采購部門備案。采購風險管理風險識別1.市場風險：市場價格波動、供求關系變化等因素可能導致采購成本上升或物資供應短缺。2.供應商風險：供應商破產、倒閉、違約、質量問題等因素可能導致采購物資無法按時、按質、按量供應。3.合同風險：采購合同條款不明確、不合理、不合法等因素可能導致合同糾紛或違約風險。4.驗收風險：驗收標準不明確、驗收流程不規范、驗收人員不專業等因素可能導致采購物資質量問題無法及時發現和解決。5.付款風險：付款流程不規范、付款時間不合理、付款方式不當等因素可能導致公司資金損失或信用風險。風險評估1.可能性評估：對識別出的采購風險進行可能性評估，分析其發生的概率大小。2.影響程度評估：對識別出的采購風險進行影響程度評估，分析其對公司生產經營活動、財務狀況、聲譽等方面的影響程度大小。3.風險等級劃分：根據可能性評估和影響程度評估結果，對采購風險進行等級劃分，確定高、中、低三個風險等級。風險應對1.風險規避：對于高風險事件，如供應商破產、合同糾紛等，應采取風險規避措施，如選擇多個供應商、簽訂詳細的合同條款等，避免風險的發生。2.風險降低：對于中風險事件，如市場價格波動、驗收風險等，應采取風險降低措施，如加強市場調研、規范驗收流程等，降低風險發生的概率和影響程度。3.風險轉移：對于部分風險事件，如質量風險、信用風險等，可采取風險轉移措施，如購買保險、要求供應商提供擔保等，將風險轉移給第三方。4.風險接受：對于低風險事件，如付款時間不合理等，可采取風險接受措施，如加強內部管理、優化付款流程等，在一定程度上降低風險的影響程度。采購監督與審計內部監督1.采購部門自查：采購部門應定期對本部門的采購工作進行自查，檢查采購流程是否規范、采購合同是否合規、采購成本是否合理等方面的情況，并及時發現和糾正存在的問題。2.財務審計：財務部門應定期對采購部門的采購資金使用情況進行審計，檢查采購付款是否符合公司財務制度和采購合同約定，是否存在資金浪費、挪用等問題。3.內部審計：公司內部審計部門應定期對采購部門的采購工作進行審計，檢查采購流程是否合規、采購合同是否有效、采購成本是否合理、采購風險管理是否到位等方面的情況，并及時發現和糾正存在的問題。外部審計1.政府審計：政府審計部門有權對公司的采購活動進行審計，檢查公司采購工作是否符合國家法律法規和政策要求，是否存在違法違規行為。2.社會審計：公司可委托社會審計機構對采購部門的采購工作進行審計，檢查采購流程是否規范、采購合同是否合規、采購成本是否合理、采購風險管理是否到位等方面的情況，并出具審計報告。采購績效評估評估指標1.采購成本：評估采購部門在采購過程中是否有效控制采購成本，降低采購價格。2.采購質量：評估采購部門所采購物資的質量是否符合公司要求，是否滿足生產經營需要。3.采購交貨期：評估采購部門是否能夠按照采購合同約定的時間按時完成采購任務，確保物資及時供應。4.采購合同執行率：評估采購部門是否能夠嚴格按照采購合同約定的條款執行合同，確保合同的有效履行。5.供應商滿意度：評估采購部門與供應商之間的合作關系是否良好，供應商對采購部門的滿意度如何。評估方法1.定期評估：采購部門應定期（如每月或每季度）對采購績效進行評估，填寫《采購績效評估表》，詳細記錄各項評估指標的完成情況，并進行自我評價。2.綜合評估：公司應定期（如每年）對采購部門的采購績效進行綜合評估，組織相關部門（如需求部門、質量管理部門、財務部門等）對采購部門的采購工作進行全面評價，確定采購部門的采購績效水平。3.績效反饋：公司應及時將采購績效評估結果反饋給采購部門，讓采購部門了解自身的工作表現和存在的問題，并制定相應的改進措施。激勵措施1.績效獎