信息共享室管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范信息共享室的管理，確保信息的安全、有序共享，提高公司工作效率，促進(jìn)各部門之間的協(xié)作與溝通，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有員工及因工作需要進(jìn)入信息共享室的外部人員。（三）基本原則1.安全保密原則：確保共享信息的安全性和保密性，防止信息泄露、篡改或丟失。2.規(guī)范有序原則：對(duì)信息共享室的使用、信息存儲(chǔ)與管理等進(jìn)行規(guī)范，保證各項(xiàng)工作有序開展。3.便捷高效原則：在確保安全保密的前提下，為員工提供便捷的信息共享渠道，提高工作效率。二、信息共享室管理職責(zé)（一）管理部門公司行政部負(fù)責(zé)信息共享室的日常管理工作，包括場(chǎng)地維護(hù)、設(shè)備管理、安全保障等。（二）使用部門及人員職責(zé)1.使用部門負(fù)責(zé)本部門共享信息的整理、上傳和更新，確保信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。監(jiān)督本部門員工在信息共享室的使用行為，遵守相關(guān)管理制度。2.使用人員嚴(yán)格遵守信息共享室的各項(xiàng)管理制度，愛護(hù)室內(nèi)設(shè)備和設(shè)施。按照規(guī)定的流程使用共享信息，不得擅自傳播、篡改或刪除共享信息。離開信息共享室時(shí)，及時(shí)關(guān)閉設(shè)備電源，整理好個(gè)人物品。三、信息共享室使用規(guī)定（一）開放時(shí)間信息共享室的開放時(shí)間為[具體開放時(shí)間段]，如有特殊情況需要調(diào)整，行政部將提前通知。（二）使用申請(qǐng)1.公司員工因工作需要使用信息共享室，需提前[x]小時(shí)向行政部提交《信息共享室使用申請(qǐng)表》，注明使用時(shí)間、使用人數(shù)、使用目的等信息。2.行政部根據(jù)申請(qǐng)情況進(jìn)行審核，審核通過后予以安排，并及時(shí)通知申請(qǐng)人。3.外部人員因工作需要進(jìn)入信息共享室，需由公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人提前向行政部提交申請(qǐng)，并注明外部人員的基本信息、來(lái)訪目的、陪同人員等，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)入。（三）使用權(quán)限1.經(jīng)授權(quán)的公司員工可在規(guī)定的開放時(shí)間內(nèi)進(jìn)入信息共享室使用相關(guān)設(shè)備和共享信息。2.外部人員進(jìn)入信息共享室后，應(yīng)在公司陪同人員的陪同下，按照指定的區(qū)域和用途使用，不得擅自更改或擴(kuò)大使用范圍。（四）使用行為規(guī)范1.保持信息共享室內(nèi)安靜，不得大聲喧嘩、追逐打鬧。2.愛護(hù)室內(nèi)設(shè)備和設(shè)施，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或損壞，應(yīng)及時(shí)向行政部報(bào)告，不得自行拆卸或維修。3.保持室內(nèi)整潔衛(wèi)生，不得隨地吐痰、亂扔垃圾，使用完畢后應(yīng)將桌椅擺放整齊，清理好個(gè)人使用區(qū)域。4.不得在信息共享室內(nèi)吸煙、飲食、存放易燃、易爆等危險(xiǎn)物品。5.嚴(yán)格遵守信息安全規(guī)定，不得在共享信息中涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密及個(gè)人隱私等敏感信息。6.不得擅自將共享信息拷貝、帶出信息共享室，如需使用，應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行申請(qǐng)。四、信息共享管理（一）信息分類與整理1.共享信息分為公司文件、部門文檔、項(xiàng)目資料、行業(yè)資訊等類別，各部門應(yīng)根據(jù)信息的性質(zhì)和用途進(jìn)行分類整理。2.共享信息應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，確保文件名清晰、準(zhǔn)確，便于查找和識(shí)別。（二）信息上傳與更新1.各部門負(fù)責(zé)將本部門產(chǎn)生的共享信息及時(shí)上傳至信息共享室，并確保信息的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于共享信息的更新，應(yīng)注明更新日期和更新內(nèi)容，以便其他人員了解信息的變化情況。3.涉及多個(gè)部門的共享信息，由相關(guān)部門共同負(fù)責(zé)整理和上傳，并確保信息的一致性。（三）信息查詢與使用1.公司員工可通過信息共享室的檢索系統(tǒng)或共享文件夾，按照權(quán)限查詢和使用共享信息。2.在查詢共享信息時(shí)，應(yīng)根據(jù)關(guān)鍵詞、分類等方式進(jìn)行精準(zhǔn)查找，提高查詢效率。3.使用共享信息時(shí)，應(yīng)尊重信息提供者的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，不得擅自將共享信息用于商業(yè)目的或其他非法用途。（四）信息安全與保密1.行政部負(fù)責(zé)對(duì)信息共享室的信息安全進(jìn)行管理，采取必要的安全防護(hù)措施，如防火墻、數(shù)據(jù)加密、訪問控制等，防止信息泄露和惡意攻擊。2.對(duì)涉及公司機(jī)密和敏感信息的共享，應(yīng)設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限，僅限經(jīng)過授權(quán)的人員訪問。3.員工在使用共享信息時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得向無(wú)關(guān)人員透露共享信息的內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)信息安全問題，應(yīng)及時(shí)向行政部報(bào)告。五、信息共享室設(shè)備管理（一）設(shè)備配備信息共享室內(nèi)配備電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、投影儀等設(shè)備，以滿足員工的信息共享和辦公需求。（二）設(shè)備使用1.員工在使用設(shè)備前，應(yīng)熟悉設(shè)備的操作方法和注意事項(xiàng)，按照操作規(guī)程進(jìn)行操作。2.使用設(shè)備過程中如發(fā)現(xiàn)故障或異常情況，應(yīng)立即停止使用，并向行政部報(bào)告。未經(jīng)允許，不得擅自修理設(shè)備。3.使用完畢后，應(yīng)及時(shí)關(guān)閉設(shè)備電源，整理好設(shè)備周邊環(huán)境。（三）設(shè)備維護(hù)與保養(yǎng)1.行政部定期對(duì)信息共享室的設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。2.根據(jù)設(shè)備的使用情況和維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，安排專業(yè)人員對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢修、清潔、更換耗材等工作。3.員工應(yīng)積極配合行政部的設(shè)備維護(hù)工作，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備有損壞或影響正常使用的情況，應(yīng)及時(shí)告知行政部。（四）設(shè)備報(bào)廢與更新1.對(duì)于已損壞且無(wú)法修復(fù)或已達(dá)到使用年限的設(shè)備，由行政部提出報(bào)廢申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行報(bào)廢處理。2.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和工作需要，行政部適時(shí)對(duì)信息共享室的設(shè)備進(jìn)行更新和升級(jí)，以提高設(shè)備的性能和使用效率。六、信息共享室環(huán)境衛(wèi)生管理（一）日常清潔1.信息共享室的日常清潔工作由行政部安排專人負(fù)責(zé)，每天定時(shí)進(jìn)行清掃，確保室內(nèi)環(huán)境整潔衛(wèi)生。2.清潔內(nèi)容包括地面清掃、桌面擦拭、設(shè)備清潔、垃圾清理等，保持室內(nèi)無(wú)灰塵、無(wú)雜物。（二）定期消毒1.行政部定期對(duì)信息共享室進(jìn)行消毒，特別是在流感高發(fā)季節(jié)或傳染病流行期間，增加消毒頻次。2.消毒范圍包括室內(nèi)地面、桌椅、設(shè)備表面等，使用符合衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)的消毒劑進(jìn)行消毒，確保消毒效果。（三）環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)1.公司員工應(yīng)自覺維護(hù)信息共享室的環(huán)境衛(wèi)生，不得隨意丟棄垃圾，保持個(gè)人使用區(qū)域的整潔。2.禁止在信息共享室內(nèi)張貼、涂寫與工作無(wú)關(guān)的內(nèi)容，保持室內(nèi)墻面、門窗等整潔美觀。七、信息共享室安全管理（一）安全防范措施1.信息共享室安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等安全防范設(shè)施，對(duì)進(jìn)入人員進(jìn)行身份識(shí)別和監(jiān)控，確保室內(nèi)安全。2.配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。（二）安全檢查1.行政部定期對(duì)信息共享室進(jìn)行安全檢查，包括設(shè)備設(shè)施安全、信息安全、環(huán)境衛(wèi)生等方面的檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部應(yīng)及時(shí)記錄，并下達(dá)整改通知，要求相關(guān)責(zé)任人限期整改。整改完成后進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（三）應(yīng)急處理1.制定信息共享室突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，如火災(zāi)、網(wǎng)絡(luò)故障、信息泄露等，明確應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。2.定期組織員工進(jìn)行應(yīng)急演練，提高員工的應(yīng)急處理能力和自我保護(hù)意識(shí)。3.發(fā)生突發(fā)事件時(shí)，相關(guān)人員應(yīng)按照應(yīng)急預(yù)案迅速采取措施，確保人員安全和信息安全，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)授權(quán)使用信息共享室或擅自更改使用權(quán)限。2.違反信息安全與保密規(guī)定，泄露共享信息。3.損壞信息共享室設(shè)備設(shè)施或不按規(guī)定使用設(shè)備。4.違反環(huán)境衛(wèi)生管理規(guī)定，破壞室內(nèi)環(huán)境衛(wèi)生。5.違反安全管理規(guī)定，造成安全事故或安全隱患。（二）處理方式1.對(duì)于首次違規(guī)行為，行政部將給予口頭警告，并要求當(dāng)事人立即整改。2.對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的行為，行政部將視情況給予書面警告、罰款