供應商結算管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司與供應商之間的結算管理，規范結算流程，確保結算工作的準確性、及時性和合法性，維護公司與供應商的良好合作關系，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與所有供應商之間的采購業務結算。（三）基本原則1.準確性原則：結算數據必須真實、準確、完整，與采購合同、送貨單、驗收單等相關憑證一致。2.及時性原則：按照合同約定的結算周期和方式，及時辦理結算手續，確保供應商款項及時支付。3.合法性原則：結算活動必須符合國家法律法規和公司內部規定，確保結算過程合法合規。4.保密性原則：結算過程中涉及的供應商信息、商業秘密等應嚴格保密。二、結算流程（一）采購訂單審核1.采購部門負責采購訂單的發起和審核，確保訂單內容明確、準確，包括采購物品的名稱、規格、數量、價格、交貨日期等。2.訂單審核通過后，采購部門將訂單副本發送至財務部門備案。（二）到貨驗收1.貨物到達公司后，倉庫部門負責組織驗收。驗收人員應依據采購訂單、送貨單等對貨物的數量、規格、質量等進行核對。2.驗收合格后，倉庫部門填寫驗收單，并由驗收人員簽字確認。驗收單一式多份，分別發送至采購部門、財務部門等相關部門。（三）發票提交1.供應商應在規定的時間內，按照合同約定向公司提交合法有效的發票。發票內容應與采購訂單、送貨單、驗收單一致。2.采購部門負責對供應商提交的發票進行初審，檢查發票的真實性、完整性、合規性。初審合格后，將發票及相關附件一并提交至財務部門。（四）結算申請1.采購部門根據采購訂單、驗收單、發票等相關資料，在規定的結算周期內填寫結算申請表。結算申請表應詳細注明供應商名稱、采購訂單號、結算金額、付款方式等信息。2.結算申請表經采購部門負責人審核簽字后，提交至財務部門。（五）財務審核1.財務部門收到結算申請表及相關資料后，對其進行詳細審核。審核內容包括采購訂單的執行情況、驗收單的真實性、發票的合規性、結算金額的準確性等。2.如發現問題，財務部門應及時與采購部門、供應商溝通核實，并要求相關部門進行整改。整改完成后，重新提交結算申請。（六）審批付款1.財務審核通過的結算申請，按照公司的審批流程提交至各級領導審批。2.審批通過后，財務部門根據合同約定的付款方式和時間，安排資金支付給供應商。三、結算方式（一）支票結算1.適用于同城交易且金額相對較小的結算業務。2.財務部門根據審批后的結算申請，開具支票，并在支票上注明收款人、金額、用途等信息。3.支票開具后，由專人負責送達或郵寄給供應商。（二）銀行轉賬結算1.適用于同城或異地交易的結算業務，包括電匯、網銀轉賬等方式。2.財務部門根據審批后的結算申請，通過銀行系統辦理轉賬手續。轉賬時應確保收款賬戶信息準確無誤。3.轉賬完成后，財務部門應及時獲取銀行轉賬回單，并進行賬務處理。（三）商業匯票結算1.適用于具有真實交易背景的結算業務，包括銀行承兌匯票和商業承兌匯票。2.如采用商業匯票結算，采購部門應與供應商協商一致，并在合同中明確約定。3.財務部門根據審批后的結算申請，辦理商業匯票的開具、背書、貼現等手續。四、結算周期（一）月結1.對于月結供應商，結算周期為每月的[具體日期]。供應商應在次月的[規定日期]前提交上月的發票及相關結算資料。2.公司財務部門在收到供應商的結算資料后，應在[規定工作日]內完成審核和審批工作，并安排付款。（二）季結1.對于季結供應商，結算周期為每季度末。供應商應在季度結束后的[規定日期]前提交本季度的發票及相關結算資料。2.公司財務部門在收到供應商的結算資料后，應在[規定工作日]內完成審核和審批工作，并安排付款。（三）其他特殊結算周期根據公司與供應商簽訂的合同約定，可采用其他特殊的結算周期，如半年結、年結等。在結算周期到期前，采購部門應提前通知供應商準備結算資料。五、結算差異處理（一）差異原因分析1.在結算過程中，如發現實際結算金額與采購合同、送貨單、驗收單等存在差異，采購部門應及時與供應商溝通，了解差異產生的原因。2.差異原因可能包括貨物數量不符、價格調整、質量問題、發票錯誤等。（二）差異處理流程1.采購部門根據與供應商溝通的結果，填寫差異處理申請表，詳細說明差異情況及原因，并提出處理建議。2.差異處理申請表經采購部門負責人審核簽字后，提交至財務部門。3.財務部門對差異處理申請表進行審核，并根據實際情況進行賬務調整。如差異金額較大或涉及重要事項，財務部門應提交公司領導審批。4.采購部門負責跟蹤差異處理的結果，確保問題得到妥善解決。六、供應商信用管理與結算掛鉤（一）信用評估1.采購部門定期對供應商的信用狀況進行評估，評估內容包括供應商的經營狀況、財務狀況、交貨及時性、產品質量、售后服務等方面。2.根據信用評估結果，將供應商分為不同的信用等級，如A級（優秀）、B級（良好）、C級（一般）、D級（較差）。（二）信用等級與結算方式1.對于A級供應商，公司在結算方式上給予一定的優惠政策，如優先付款、延長付款期限等。2.對于B級供應商，按照正常的結算流程和周期辦理結算。3.對于C級供應商，加強結算審核力度，可能要求提供額外的擔保或縮短付款期限。4.對于D級供應商，暫停合作或采取更為嚴格的結算措施，如現款現貨等。（三）信用動態管理1.采購部門應實時關注供應商的信用狀況變化，如發現供應商出現經營困難、財務危機、交貨延遲、產品質量問題等情況，應及時調整其信用等級，并相應調整結算方式。2.供應商信用等級調整后，采購部門應及時通知財務部門，以便財務部門在結算時采取相應的措施。七、結算檔案管理（一）檔案內容1.結算檔案包括采購訂單、驗收單、發票、結算申請表、差異處理申請表、銀行回單等與結算相關的所有資料。2.結算檔案應按照時間順序和供應商名稱進行分類整理，確保檔案的完整性和可查閱性。（二）檔案保管期限1.結算檔案的保管期限按照國家法律法規和公司內部規定執行，一般為[x]年。2.保管期限屆滿后，經公司領導批準，可按照規定的程序進行銷毀。（三）檔案查閱與借閱1.公司內部人員因工作需要查閱結算檔案時，應填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.如因特殊原因需要借閱結算檔案，借閱人應填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、借閱用途等信息，并經所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[規定天數]，借閱人應按時歸還檔案。八、監督與考核（一）內部監督1.公司審計部門定期對供應商結算業務進行審計監督，檢查結算流程的執行情況、結算數據的準確性、結算檔案的管理等方面。2.審計部門如發現問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）供應商反饋1.建立供應商反饋機制，鼓勵供應商對公司的結算工作提出意見和建議。2.采購部門負責收集供應商的反饋信息，并及時反饋給相關部門進行處理。（三）考核指標1.制定供應商結算管理的考核指標，如結算準確率、付款及時率、供應商滿意度等。2.將考核指標納入相關部門和人員的績效考核體系