門窗公司公章管理制度?總則目的為了加強公司公章的管理，規范公章的使用流程，確保公章使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護公司的利益和形象，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構、子公司的公章管理。定義本制度所稱公章，是指公司在工商行政管理部門登記備案的，具有法律效力的各類印章，包括但不限于公司公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章等。公章的刻制與啟用公章的刻制1.公司公章的刻制必須嚴格按照國家有關法律法規和公司規定進行。由行政部門根據公司的實際需要提出申請，經公司法定代表人批準后，統一到公安機關指定的具有資質的印章刻制單位進行刻制。2.申請刻制公章時，需提供公司營業執照副本復印件、法定代表人身份證明書等相關資料，并填寫《公章刻制申請表》，詳細注明公章的名稱、規格、材質等信息。3.印章刻制單位刻制完成后，應及時將公章交付公司行政部門，并提供刻制印章的相關證明文件。行政部門應對公章的規格、材質、印模等進行核對，確保與申請要求一致。公章的啟用1.新刻制的公章啟用前，行政部門應填寫《公章啟用申請表》，詳細注明公章名稱、啟用日期、使用范圍等信息，并報公司法定代表人批準。2.經批準后，行政部門應在公司內部發布公章啟用通知，明確告知各部門公章已正式啟用及使用注意事項。同時，應將公章啟用情況記錄在《公章使用登記簿》上。3.公章啟用后，原使用的相關印章同時廢止，行政部門應及時收回廢止印章，并妥善保管。公章的保管保管原則1.公章應指定專人負責保管，保管人員應具備高度的責任心和保密意識，確保公章的安全。2.公章保管人員不得將公章轉借他人使用，不得擅自委托他人保管公章。保管人員職責1.負責公章的日常保管，確保公章存放安全，防止公章被盜、遺失或損壞。2.嚴格按照公章使用規定，審核用章申請，對不符合規定的用章申請有權拒絕。3.做好公章使用登記工作，詳細記錄用章時間、用章事由、用章部門、用章人等信息。4.定期對公章進行檢查，發現問題及時報告并采取相應措施。保管地點1.公司公章應存放于公司指定的安全場所，配備必要的防盜、防火、防潮等設施。2.財務專用章、法定代表人章等重要印章應存放于保險柜中，并由專人負責保管。公章的使用使用原則1.公章的使用必須嚴格按照規定的程序和范圍進行，未經批準不得擅自使用。2.使用公章應確保用途合法、合規，不得用于任何違法違規或損害公司利益的行為。使用范圍1.公司公章主要用于公司對外簽訂合同、協議、文件、報表等具有法律效力的文件，以及其他需要加蓋公章的事項。2.合同專用章主要用于公司對外簽訂各類合同。3.財務專用章主要用于公司財務結算、票據開具等財務事項。4.法定代表人章主要用于公司法定代表人授權的相關事項。使用流程1.用章申請各部門需要使用公章時，應填寫《公章使用申請表》，詳細注明用章事由、用章文件名稱及份數、用章部門、用章人等信息，并經部門負責人簽字確認。涉及公司重大事項或重要合同的用章申請，需經公司分管領導審核后，報公司法定代表人批準。2.審核批準公章保管人員收到用章申請后，應認真審核申請內容，確保用章事由合法、合規，用章文件格式正確、內容完整。對不符合規定的用章申請，公章保管人員應拒絕辦理，并向申請部門說明原因。對符合規定的用章申請，按照審批權限報相關領導批準。3.用章登記經批準后，公章保管人員應在《公章使用登記簿》上詳細記錄用章時間、用章事由、用章文件名稱及份數、用章部門、用章人等信息，并要求用章人簽字確認。4.加蓋公章公章保管人員應在指定的位置加蓋公章，并確保印章清晰、端正。加蓋公章后，應對用章文件進行再次核對，確保文件內容與申請內容一致。5.用章歸還用章完畢后，用章人應及時將用章文件及《公章使用申請表》交回公章保管人員。公章保管人員應對用章文件進行妥善保管，并按照檔案管理規定進行歸檔。特殊情況用章1.因緊急情況無法提前辦理用章申請手續的，用章部門應電話向公司領導請示，經同意后可先行用章，但事后必須及時補辦申請手續。2.涉及公司重大事項或重要合同的用章，如因領導外出等特殊原因無法及時審批的，在用章部門負責人和公章保管人員共同確認用章事項合法合規的前提下，可先加蓋公章，但事后必須及時補辦審批手續。公章的停用與銷毀停用情形1.公司名稱變更、重組、分立、合并等原因，需要停用原公章的。2.公章損壞、遺失或被盜，無法繼續使用的。3.因其他原因需要停用公章的。停用程序1.公章保管人員發現公章需要停用時，應及時填寫《公章停用申請表》，詳細注明停用原因、停用日期等信息，并報公司行政部門審核。2.行政部門審核后，報公司法定代表人批準。3.經批準后，行政部門應在公司內部發布公章停用通知，明確告知各部門公章已停用及后續處理措施。同時，應將公章停用情況記錄在《公章使用登記簿》上。銷毀程序1.對于停用的公章，由行政部門負責組織銷毀。銷毀前，應填寫《公章銷毀申請表》，詳細注明銷毀公章的名稱、數量、銷毀原因等信息，并報公司法定代表人批準。2.經批準后，行政部門應指定專人負責銷毀公章，并在銷毀過程中進行現場監督，確保公章徹底銷毀。3.銷毀完成后，應將銷毀情況記錄在《公章銷毀登記簿》上，并由銷毀人員和監督人員簽字確認。監督與檢查監督部門公司行政部門負責對公章管理制度的執行情況進行監督檢查。檢查內容1.公章保管情況，包括保管人員是否符合規定、保管地點是否安全、公章是否存放有序等。2.公章使用情況，包括用章申請是否規范、審批手續是否齊全、用章登記是否完整等。3.公章停用與銷毀情況，包括停用程序是否合規、銷毀手續是否完備等。檢查方式1.定期檢查，行政部門應定期對公章管理制度的執行情況進行檢查，一般每季度不少于一次。2.不定期抽查，行政部門可根據實際情況對公章管理情況進行不定期抽查，發現問題及時督促整改。違規處理1.對于違反公章管理制度的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、辭退等。2.因違反公章管理制