食堂采購臺賬管理制度?總則1.目的為加強公司食堂采購管理，規范采購行為，確保采購食品及相關物資的質量安全，保障公司員工的飲食健康，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司食堂所有食品、食材、調料、日用品及設備等物資的采購活動。3.基本原則合規性原則：嚴格遵守國家法律法規及相關政策要求，確保采購活動合法合規。質量優先原則：優先采購質量合格、安全可靠的食品及物資，保障員工的飲食安全。公開透明原則：采購過程應公開透明，接受公司內部監督。成本控制原則：在保證質量的前提下，合理控制采購成本，提高資金使用效益。采購計劃與審批1.采購計劃制定食堂管理員應根據食堂日常運營需求、庫存情況及員工就餐人數變化等因素，每月末制定次月的采購計劃。采購計劃應詳細列出各類食品、食材、調料、日用品及設備等物資的名稱、規格、數量、預計采購時間等信息。采購計劃應考慮到季節性食材供應情況、市場價格波動等因素，確保采購的合理性和及時性。2.采購計劃審批采購計劃制定完成后，需提交至食堂主管進行審核。食堂主管應根據食堂實際運營情況、成本預算等因素對采購計劃進行審核，確保采購計劃的合理性和可行性。審核通過后的采購計劃報公司行政部門負責人審批。行政部門負責人應對采購計劃的合規性、必要性等進行全面審查，審批通過后方可實施采購。供應商管理1.供應商選擇食堂應建立合格供應商名錄，選擇具有合法經營資質、信譽良好、產品質量可靠的供應商作為合作伙伴。采購人員應通過多種渠道收集供應商信息，如實地考察、行業推薦、網絡搜索等，對潛在供應商進行評估和篩選。評估內容包括供應商的營業執照、食品經營許可證、生產許可證、產品質量檢測報告、價格水平、服務質量、配送能力等方面。對篩選出的潛在供應商，采購人員應組織相關人員進行實地考察，了解其生產經營狀況、質量管理體系、環境衛生條件等情況。實地考察合格后，將潛在供應商納入合格供應商名錄，并報食堂主管和行政部門負責人備案。2.供應商評估與考核食堂應定期對供應商進行評估和考核，評估周期為每季度一次。評估內容包括產品質量、價格水平、交貨期、售后服務、合規經營等方面。采購人員應收集供應商的相關信息，如產品質量檢測報告、送貨單、發票等，作為評估和考核的依據。同時，采購人員應定期與食堂員工溝通，了解他們對供應商產品質量和服務的反饋意見。根據評估和考核結果，對表現優秀的供應商給予適當獎勵，如增加采購份額、優先付款等；對表現不佳的供應商進行警告、限期整改或淘汰處理。3.供應商檔案管理食堂應為每個合格供應商建立檔案，檔案內容包括供應商的基本信息、營業執照、食品經營許可證、生產許可證、產品質量檢測報告、合作協議、采購記錄、評估考核記錄等。采購人員應負責供應商檔案的建立和更新工作，確保檔案信息的完整性和準確性。供應商檔案應妥善保管，以備查閱。采購流程1.采購申請食堂各崗位人員根據實際需求填寫采購申請單，采購申請單應注明采購物資的名稱、規格、數量、用途等信息。采購申請單經部門負責人簽字確認后，提交至食堂管理員。食堂管理員對采購申請單進行匯總和審核，確保采購申請的合理性和必要性。2.采購詢價食堂管理員根據采購申請單的內容，向合格供應商名錄中的供應商發送詢價單。詢價單應明確采購物資的名稱、規格、數量、質量要求、交貨期、價格等信息。供應商收到詢價單后，應在規定時間內回復報價。采購人員對供應商的報價進行收集和整理，對比分析各供應商的價格水平、產品質量、交貨期等因素，選擇合適的供應商。3.采購合同簽訂確定供應商后，采購人員應與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購物資的名稱、規格、數量、質量要求、價格、交貨期、交貨地點、付款方式、售后服務等條款。采購合同簽訂前，應提交至食堂主管和行政部門負責人審核。審核通過后，加蓋公司公章或合同專用章，并由雙方簽字確認。4.采購實施采購人員按照采購合同的約定，組織供應商進行采購物資的供應。采購人員應及時跟蹤采購進度，確保供應商按時、按質、按量交貨。供應商交貨時，采購人員應要求供應商提供送貨單、發票等相關憑證，并對采購物資進行驗收。驗收內容包括物資的名稱、規格、數量、質量、包裝等方面。5.采購驗收食堂應成立采購驗收小組，負責對采購物資進行驗收。驗收小組應由食堂管理員、廚師、庫管員等人員組成。采購物資到貨后，驗收小組應按照采購合同和相關標準對物資進行驗收。驗收合格的物資辦理入庫手續，驗收不合格的物資應及時與供應商協商處理，如退貨、換貨等。驗收人員應在送貨單、發票等相關憑證上簽字確認，并填寫驗收記錄。驗收記錄應包括采購物資的名稱、規格、數量、質量狀況、驗收日期、驗收人員等信息。采購臺賬管理1.臺賬建立食堂應建立采購臺賬，對采購物資的名稱、規格、數量、價格、供應商、采購日期、驗收情況等信息進行詳細記錄。采購臺賬應采用電子表格或專門的管理軟件進行記錄，確保記錄的準確性和完整性。采購臺賬應按照物資類別進行分類管理，方便查詢和統計。同時，采購臺賬應定期備份，防止數據丟失。2.臺賬登記采購人員應在采購物資驗收合格后及時登記采購臺賬。登記內容應與送貨單、發票等相關憑證一致，確保臺賬信息的真實性和準確性。登記采購臺賬時，應注明采購物資的用途、領用部門等信息，以便于后續的成本核算和管理。3.臺賬查詢與統計食堂管理員和相關部門人員有權查詢采購臺賬，了解采購物資的詳細信息。查詢時應按照規定的權限進行操作，確保信息的安全性和保密性。采購臺賬應定期進行統計分析，如按月份、季度、年度統計采購物資的數量、金額、供應商分布等情況，為采購決策提供數據支持。同時，通過統計分析可以及時發現采購過程中存在的問題，采取相應的措施進行改進。4.臺賬保管采購臺賬應妥善保管，保管期限為[X]年。保管期限屆滿后，經公司相關部門批準方可銷毀。采購臺賬的保管應符合檔案管理的相關要求，防止臺賬信息丟失、損壞或泄露。采購監督與審計1.內部監督公司行政部門應定期對食堂采購活動進行監督檢查，檢查內容包括采購計劃的執行情況、供應商管理、采購流程、采購臺賬管理等方面。食堂主管應加強對采購人員的日常管理和監督，確保采購人員嚴格按照采購制度和流程進行操作。同時，食堂主管應定期對采購臺賬進行核對，確保臺賬信息的準確性和完整性。公司員工有權對食堂采購活動中的違規行為進行舉報。行政部門接到舉報后，應及時進行調查核實，并根據調查結果進行處理。2.審計監督公司審計部門應定期對食堂采購活動進行審計，審計內容包括采購成本、采購質量、采購效益等方面。審計部門應通過查閱采購臺賬、合同、發票、送貨單等相關資料，實地考察供應商等方式進行審計。審計結束后，應出具審計報告，提出審計意見和建議。食堂應根據審計報告的要求，對存在的問題進行整改，不斷完善采購管理工作。責任追究1.違規行為界定在食堂采購活動中，如出現以下違規行為，將視情節輕重追究相關人員的責任：未按照采購計劃進行采購，擅自增加或減少采購物資的數量和種類。未按照規定選擇供應商，采購質量不合格的食品及物資。采購過程中存在收受供應商賄賂、回扣等不正當利益的行為。未按照采購流程進行操作，如未簽訂采購合同、未進行驗收等。采購臺賬記錄不真實、不完整，存在弄虛作假的行為。其他違反采購管理制度的行為。2.責任追究方式對于輕微違規行為，給予相關人員批評教育、警告等處分。對于較嚴重違規行為，給予相關人員記過、記大過、降職等處分，并責令其退還不正當利益。對于嚴重違規行為，給予相關人員撤職、開除等處分，并依法追究其法律責任。3.責任追究程序發現違規行為后，由行政部門或審計部門進行調查核實。調