培訓公司檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強培訓公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發揮檔案在公司運營、教學管理、員工發展等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于培訓公司全體員工及與公司相關的各類檔案，包括但不限于教學檔案、員工檔案、客戶檔案、行政檔案等。（三）基本原則1.集中統一管理原則：公司檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中管理，確保檔案管理的規范性和一致性。2.真實準確原則：檔案內容必須真實、準確地反映公司各項活動和業務情況，不得弄虛作假。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄露，對涉及公司機密的檔案嚴格保密。4.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，充分考慮檔案利用的便利性，提高檔案的使用效率。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.制定和完善公司檔案管理制度，并負責組織實施。2.負責各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立檔案信息管理系統，實現檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務水平。4.對公司各部門檔案管理工作進行指導、監督和檢查，確保檔案管理工作規范有序。5.負責檔案的查閱、借閱、利用等服務工作，根據規定提供檔案資料。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交至檔案管理部門。2.明確專人負責本部門檔案管理工作，確保檔案的及時歸檔和妥善保管。3.根據工作需要，按照規定程序向檔案管理部門查閱、借閱檔案，并在使用完畢后及時歸還。4.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。（三）員工個人職責1.員工應妥善保管個人在工作中形成的各類文件資料，并及時移交至所在部門歸檔。2.嚴格遵守公司檔案管理制度，不得擅自查閱、復印、傳播公司檔案資料。3.在工作中如需使用檔案資料，應按照規定程序向所在部門或檔案管理部門申請。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.教學檔案：包括教學計劃、教學大綱、教案、課件、學員成績、教學評估等與教學活動相關的資料。2.員工檔案：包括員工個人基本信息、入職離職手續、培訓記錄、績效考核、獎懲情況等資料。3.客戶檔案：包括客戶基本信息、培訓需求、培訓合同、服務記錄等資料。4.行政檔案：包括公司文件、會議記錄、工作計劃與總結、規章制度、證照印章等資料。5.財務檔案：包括財務報表、會計憑證、審計報告等財務相關資料。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查詢，對各類檔案進行統一編號。編號規則如下：1.教學檔案：Jx+年份+序號，如Jx2023001表示2023年第1份教學檔案。2.員工檔案：YG+員工工號，如YG001表示工號為001的員工檔案。3.客戶檔案：KH+客戶編號，如KH0001表示編號為0001的客戶檔案。4.行政檔案：xZ+年份+序號，如xZ2023002表示2023年第2份行政檔案。5.財務檔案：CW+年份+序號，如CW2023003表示2023年第3份財務檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門在工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、記錄等。2.員工個人在工作中產生的與公司業務相關的文件、報告、總結等。3.對外簽訂的合同、協議、意向書等文件。4.公司組織的各類培訓、會議、活動的相關資料。5.其他需要歸檔保存的文件資料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.對收集到的檔案資料進行初步篩選，剔除無關緊要的內容，確保檔案質量。3.收集的檔案資料應保持原始狀態，不得隨意涂改、偽造。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規律和內在聯系，保持文件之間的有機聯系。2.區分不同價值，便于保管和利用。3.便于保密和統計。（四）整理方法1.分類：按照檔案分類標準，對收集到的檔案資料進行分類。2.編號：為每一份檔案資料編制唯一的編號，以便于管理和查詢。3.裝訂：對紙質檔案資料進行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應在每年年底前將本年度形成的檔案資料整理完畢，并移交至檔案管理部門歸檔。2.對于一些時效性較強的檔案資料，應在相關工作結束后及時歸檔。（二）歸檔流程1.各部門檔案管理人員將整理好的檔案資料填寫《檔案移交清單》，一式兩份，雙方簽字確認。2.檔案管理部門對移交的檔案資料進行核對、驗收，無誤后在《檔案移交清單》上簽字，并將其中一份返還給移交部門。3.檔案管理部門按照檔案編號順序將檔案資料放入檔案柜或存儲設備中，并在檔案管理系統中進行登記。（三）保管期限1.永久保管：涉及公司核心機密、重要歷史資料、長期保存的財務檔案等。2.定期保管：根據檔案的重要性和使用頻率，分為3年、5年、10年等不同期限。3.保管期限屆滿后，檔案管理部門應組織相關人員對檔案進行鑒定，確定是否繼續保存或銷毀。（四）保管要求1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，確保庫房安全、干燥、通風良好，溫度和濕度符合檔案保管要求。2.檔案應分類存放，標識清晰，便于查找和管理。3.對電子檔案應進行備份，存儲在不同的介質上，并定期進行檢查和維護，確保數據的安全性和完整性。4.建立檔案查閱、借閱登記制度，對檔案的出入庫情況進行詳細記錄。5.定期對檔案進行清查盤點，確保檔案數量準確、質量完好。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內部員工因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機密的檔案，需經公司分管領導批準后方可查閱。3.外部單位或個人因工作需要查閱公司檔案，應提前向公司提出書面申請，經公司法定代表人批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并嚴格遵守查閱規定。（二）查閱流程1.查閱申請人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息。2.將申請表提交所在部門負責人審批，審批通過后交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據申請表提供相應的檔案資料，并在檔案查閱登記簿上記錄查閱時間、查閱人、查閱內容等信息。4.查閱人應在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉借他人。5.查閱完畢后，查閱人應將檔案資料歸還檔案管理部門，檔案管理人員進行核對，確保檔案資料完好無損。（三）借閱權限1.公司內部員工因工作需要借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[x]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。3.涉及公司機密的檔案，原則上不得借閱，確因工作需要借閱的，需經公司分管領導批準，并嚴格按照保密規定進行管理。（四）借閱流程1.借閱申請人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、檔案名稱、編號、借閱期限等信息。2.將申請表提交所在部門負責人審批，審批通過后交檔案管理部門負責人審批。3.檔案管理部門負責人審批通過后，由檔案管理人員辦理檔案借閱手續，填寫《檔案借閱登記簿》，記錄借閱時間、借閱人、檔案名稱、編號、預計歸還時間等信息，并將檔案資料交借閱人。4.借閱人應妥善保管借閱的檔案資料，不得擅自涂改、復印、轉借他人，確保檔案資料的安全和完整。5.借閱人應在規定的借閱期限內歸還檔案資料，如需續借，應提前向檔案管理部門提出申請。6.檔案歸還時，檔案管理人員應認真核對檔案資料的完整性和準確性，確認無誤后在《檔案借閱登記簿》上注明歸還時間。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門負責人、財務人員等組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準根據檔案的保管期限、重要性、歷史價值等因素，綜合判斷檔案是否仍有保存價值。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期清理到期檔案，列出擬銷毀檔案清單。2.將擬銷毀檔案清單提交檔案鑒定小組進行鑒定。3.檔案鑒定小組對擬銷毀檔案進行逐一審查，提出鑒定意見，確定需要銷毀的檔案清單。4.將鑒定意見和銷毀清單報公司分管領導審批。（四）銷毀方式1.對于紙質檔案，采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀。2.對于電子檔案，采用格式化、刪除等方式進行銷毀，并確保數據無法恢復。（五）銷毀記錄銷毀檔案時，應安排專人負責監銷，并填寫《檔案銷毀登記表》，記錄銷毀時間、檔案名稱、編號、數量、銷毀方式等信息，監銷人和銷毀人應在登記表上簽字確認。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的檔案信息管理系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和服務水平。（二）信息化管理內容1.檔案數據錄入：將紙質檔案和電子檔案中的相關信息錄入檔案信息管理系統，建立檔案數據庫。2.檔案檢索查詢：通過檔案信息管理系統提供便捷的檔案檢索查詢功能，方便用戶快速查找所需檔案資料。3.檔案利用統計：對檔案的查閱、借閱、利用等情況進行統計分析，為公司決策提供數據支持。4.電子檔案管理：對電子檔案進行分類存儲、備份管理，確保電子檔案的安全和完整。（三）系統維護與安全管理1.定期對檔案信息管理系統進行維護和升級，確保系統的穩定性和兼容性。2.建立健全系統安全管理制度，設置用戶權限，防止未經授權的訪問和數據泄露。3.加強對系統數據的備份管理，定期將系統數據備份至不同的存儲介質，并異地存放，防止數據丟失。九、檔案管理的監督與檢查（一）監督檢查部門公司設立檔案管理監督檢查小組，由公司領導、檔案管理部門人員等組成，負責對公司檔案管理工作進行定期監督檢查。（二）監督檢查內容1.檔案管理制度的執行情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等工作是否規范。3.檔案管理部門和各部門檔案管理人員的工作質量和效率。4.檔案信息管理系統的運行情況和數據安全。（三）監督檢查方式1.定期檢查：檔案管理監督檢查小組每年至少組織一次全面的檔案管理工作檢查。2.不定期抽查：對各部門檔案管理工作進行不定期抽查，及時發現和解決問題。3.專項檢查：針對檔案管理中的重點問題或薄弱環節，開展專項檢查。（四）問題整改1.對監督檢查中發現的問題，檔案管理監督檢查小組應及時下