酒會現場日常管理制度?總則1.目的為確保公司酒會現場的順利進行，保障酒會的安全、有序，提升酒會的質量和效果，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司舉辦的各類酒會現場，包括但不限于公司年會、商務宴請、產品發布會等涉及酒會形式的活動。3.基本原則安全第一：始終將保障參會人員的人身安全和財產安全放在首位，采取必要的安全措施，預防和應對各類安全事故。服務至上：以優質、高效的服務滿足參會人員的需求，確保酒會的順利進行和良好體驗。規范有序：建立健全各項規章制度，明確各崗位人員的職責和工作流程，保證酒會現場工作的規范化、標準化。組織架構與職責1.酒會籌備小組組長：由公司高層領導擔任，全面負責酒會的策劃、決策和協調工作。副組長：由相關部門負責人組成，協助組長開展工作，負責具體籌備工作的組織和實施。成員：包括人力資源部、行政部、市場部、財務部等部門的工作人員，根據各自職責分工，負責酒會籌備和現場執行的各項具體工作。2.職責分工人力資源部負責酒會工作人員的招聘、培訓和調配，確保人員配備充足、專業。制定員工績效考核方案，對酒會現場工作人員的工作表現進行考核評價。行政部負責酒會場地的租賃、布置和設備設施的準備與維護，確保場地環境符合要求。安排餐飲服務、禮儀接待、安保等后勤保障工作，保證酒會的順利進行。負責酒會現場的清潔衛生和垃圾處理，保持場地整潔。市場部負責酒會的宣傳推廣工作，制定宣傳方案，邀請嘉賓和客戶參加。協助酒會的策劃和組織，提供相關市場信息和建議。財務部負責酒會預算的編制、審核和控制，確保費用合理支出。對酒會的各項費用進行核算和報銷，提供財務支持。會前準備1.場地布置根據酒會的主題和規模，選擇合適的場地，并提前進行租賃和預訂。設計酒會的場地布局，包括舞臺、餐桌、休息區、展示區等的設置，確保場地空間利用合理，方便人員活動。按照設計方案進行場地布置，懸掛橫幅、擺放鮮花、設置燈光音響等設備，營造出溫馨、舒適、高雅的氛圍。2.物資準備餐飲物資：根據酒會的規模和檔次，確定餐飲標準和菜單，提前預訂食品和飲料供應商，并確保食品和飲料的質量和供應數量。禮儀物資：準備禮儀服裝、綬帶、名片夾等禮儀用品，確保禮儀人員形象得體、服務規范。宣傳物資：制作酒會的宣傳資料，如邀請函、海報、宣傳冊等，提前發送給嘉賓和客戶。設備設施：檢查音響、燈光、投影儀、麥克風等設備設施是否正常運行，如有問題及時維修或更換。其他物資：準備簽到簿、筆、抽獎箱、獎品等其他相關物資，確保酒會現場的各項工作順利進行。3.人員培訓對酒會現場工作人員進行培訓，包括禮儀培訓、服務培訓、安全培訓等，提高工作人員的專業素質和服務水平。明確各崗位人員的工作職責和工作流程，確保工作人員熟悉工作內容，能夠高效、有序地開展工作。進行模擬演練，讓工作人員熟悉酒會現場的各個環節，提高應對突發情況的能力。4.安全檢查在酒會前對場地進行全面的安全檢查，包括消防設施、電氣設備、疏散通道等，確保場地安全無隱患。制定安全應急預案，明確在火災、地震、突發疾病等緊急情況下的應對措施和人員疏散路線。安排專人負責安全保衛工作，在酒會現場設置安全警示標志，加強對人員和物資的安全管理。會中管理1.簽到與接待在酒會入口處設置簽到臺，安排禮儀人員負責接待嘉賓和客戶簽到，并發放資料和禮品。對簽到人員進行身份核實，確保參會人員符合邀請要求。引導嘉賓和客戶進入酒會現場，安排專人負責引領至指定座位就座。2.餐飲服務按照預定的菜單和服務標準，為嘉賓和客戶提供優質的餐飲服務。合理安排上菜順序，確保菜品供應及時、質量穩定。關注嘉賓和客戶的飲食需求，及時提供特殊飲食服務。3.活動組織按照酒會的議程安排，組織開展各項活動，如領導致辭、文藝表演、抽獎活動等。確?；顒拥捻樌M行，協調好各環節之間的銜接，保證活動的節奏緊湊、有序。安排專人負責活動現場的設備操作和技術支持，確保音響、燈光、投影儀等設備正常運行。4.禮儀服務禮儀人員要保持良好的形象和儀態，在酒會現場提供引導、接待、頒獎等禮儀服務。規范禮儀動作和語言，做到熱情、周到、禮貌，展現公司的良好形象。協助做好活動現場的秩序維護和協調工作。5.現場秩序維護安排專人負責酒會現場的秩序維護，確保人員活動有序，避免出現擁擠、混亂等情況。加強對現場人員的管理，提醒參會人員遵守酒會的各項規定，愛護場地設施和環境。及時處理現場的突發情況，如糾紛、意外事故等，確保酒會現場的安全和穩定。6.信息溝通與協調建立有效的信息溝通機制，酒會現場工作人員之間要保持密切聯系，及時溝通工作進展和問題。設立現場指揮中心，負責統籌協調酒會現場的各項工作，及時解決出現的問題。與嘉賓和客戶保持良好的溝通，收集反饋意見，及時調整和改進服務。會后清理1.場地清理酒會結束后，組織工作人員對場地進行全面清理，包括清理餐桌、地面、舞臺等，確保場地整潔干凈。拆除場地布置的橫幅、鮮花等裝飾物品，清理現場垃圾，恢復場地原狀。2.物資清點與歸還對酒會現場使用的物資進行清點，核對數量和質量，確保物資無損壞、無丟失。將剩余的食品、飲料等物資妥善保管或歸還供應商。對租賃的設備設施進行檢查，如有損壞及時與租賃方溝通協商賠償事宜，并辦理歸還手續。3.費用結算財務部對酒會的各項費用進行核算，與供應商、租賃方等進行費用結算。整理報銷憑證，按照公司財務制度進行報銷審批流程。4.工作總結酒會結束后，組織召開工作總結會議，各部門對本部門在酒會籌備和現場執行過程中的工作進行總結匯報。分析酒會過程中存在的問題和不足之處，提出改進措施和建議，為今后類似活動的舉辦提供經驗參考。保密管理1.保密范圍涉及公司商業機密、客戶信息、活動策劃方案等內容屬于保密范疇。在酒會籌備和現場執行過程中，工作人員接觸到的各類敏感信息均需嚴格保密。2.保密措施對涉及保密內容的文件、資料等進行妥善保管，限制知悉范圍，防止信息泄露。要求工作人員簽訂保密協議，明確保密責任和義務。在酒會現場，對涉及敏感信息的區域進行隔離和管控，防止無關人員進入。3.違規處理如發現工作人員違反保密規定，泄露公司機密信息，將視情節輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、解除勞動