部門文件保存管理制度?總則目的為加強公司部門文件的規范化管理，確保文件的完整性、準確性和安全性，便于文件的查閱、使用和追溯，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司各部門形成的各類文件，包括但不限于紙質文件、電子文件、合同協議、報告報表、規章制度、會議紀要等。職責分工1.各部門負責人負責本部門文件的收集、整理、分類和初步審核。定期檢查本部門文件的保存情況，確保文件的完整性和安全性。根據工作需要，及時向公司檔案管理部門移交應歸檔的文件。2.公司檔案管理部門制定和完善公司文件保存管理制度，并監督執行。負責接收各部門移交的歸檔文件，進行統一整理、編目、存儲和保管。為公司各部門提供文件查閱、借閱等服務，并做好相關記錄。定期對公司文件保存情況進行檢查和評估，提出改進意見和建議。文件的收集與整理文件收集1.各部門應明確專人負責文件的收集工作，確保本部門產生的各類文件及時、完整地收集齊全。2.文件收集范圍包括但不限于：上級單位下發的與本部門工作相關的文件、通知、指示等。本部門制定的規章制度、工作計劃、工作總結、報告報表等。各類會議形成的會議紀要、決議、記錄等。業務活動中產生的合同協議、訂單、發票、信函等。員工個人提交的工作報告、述職報告、培訓記錄等。3.在文件收集過程中，如發現文件缺失或不完整，應及時與相關人員溝通協調，予以補充完善。文件整理1.各部門收集的文件應按照一定的分類標準進行整理，確保文件分類清晰、便于查找。2.常見的文件分類方式包括：按文件類型分類：如管理制度類、業務文件類、技術文件類、財務文件類等。按時間順序分類：如年度文件、季度文件、月度文件等。按部門職能分類：如人力資源部文件、財務部文件、市場部文件等。3.文件整理要求：對每份文件進行編號，編號應具有唯一性，便于文件的標識和管理。去除文件上的訂書釘、回形針等金屬物品，保持文件的整潔。對于破損、褪色的文件，應進行修復或復制，確保文件的可讀性。將文件按照分類順序依次排列，同一類文件應按照時間先后順序或重要程度排列。文件的分類與編號文件分類1.管理制度類：包括公司制定的各項規章制度、管理辦法、操作規程等。2.業務文件類：涉及公司各類業務活動的文件，如市場調研報告、銷售合同、采購訂單、項目計劃書等。3.技術文件類：與公司技術研發、生產工藝、質量控制等相關的文件，如技術圖紙、工藝文件、檢驗標準等。4.財務文件類：公司財務方面的文件，如財務報表、預算報告、審計報告、稅務文件等。5.行政文件類：公司行政管理方面的文件，如辦公通知、會議紀要、工作計劃、工作總結等。6.人事文件類：與公司人力資源管理相關的文件，如員工檔案、招聘資料、培訓記錄、績效考核文件等。7.其他文件類：不屬于以上分類的其他文件，如客戶資料、合作伙伴資料、行業動態信息等。文件編號1.文件編號應遵循簡潔、規范、易記的原則，確保編號的唯一性和系統性。2.文件編號格式如下：公司代碼+部門代碼+文件類別代碼+年份+序號示例：ABCHRYW2023001其中，"ABC"為公司代碼，"HR"為人力資源部代碼，"YW"為業務文件類別代碼，"2023"為年份，"001"為該類別文件的序號。3.公司代碼、部門代碼和文件類別代碼由公司檔案管理部門統一制定和發布，并定期更新。各部門應嚴格按照規定的代碼進行文件編號，不得擅自更改。文件的存儲與保管紙質文件存儲1.各部門應設置專門的文件柜或文件架，用于存放本部門的紙質文件。文件柜或文件架應保持清潔、干燥、通風良好，避免文件受潮、發霉、蟲蛀等。2.紙質文件應按照分類順序依次存放，同一類文件應集中存放于一個文件柜或文件架中，并在文件柜或文件架上標明文件類別和存放范圍。3.對于重要的紙質文件，應進行備份存儲，并分別存放于不同的地點，以防止文件丟失或損壞。4.公司檔案管理部門應建立紙質文件檔案庫，對各部門移交的歸檔文件進行統一存儲。檔案庫應配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保文件的安全保管。電子文件存儲1.各部門應建立電子文件存儲文件夾，按照文件分類標準對電子文件進行分類存儲，并定期對電子文件進行備份。2.電子文件的命名應規范、準確，便于識別和查找。命名格式可參考紙質文件編號格式，如"公司代碼_部門代碼_文件類別代碼_年份_序號.文件擴展名"。3.公司應建立電子文件管理系統，對電子文件進行集中管理和存儲。電子文件管理系統應具備文件上傳、下載、檢索、權限管理等功能，確保電子文件的安全、便捷使用。4.定期對電子文件進行清理和維護，刪除過期、無用的電子文件，確保電子文件存儲空間的合理利用。文件保管期限1.文件保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管：涉及公司核心機密、重要權益、歷史記錄等文件，如公司章程、股東協議、重大合同協議、財務審計報告等。長期保管：對公司業務發展有重要影響，需要長期保存以備查閱的文件，如管理制度、業務文件、技術文件等，保管期限一般為10年至30年。短期保管：在一定時期內具有參考價值，但不需要長期保存的文件，如一般性的辦公文件、會議紀要、工作計劃等，保管期限一般為1年至5年。2.文件保管期限由公司檔案管理部門根據文件的性質和重要程度進行確定，并在文件存儲時予以標注。各部門應按照規定的保管期限對文件進行妥善保管，不得擅自銷毀或延長保管期限。文件的查閱與借閱文件查閱1.公司內部人員因工作需要查閱文件時，應填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、編號、查閱目的等信息，并提交所在部門負責人審批。2.部門負責人應根據工作需要，對《文件查閱申請表》進行審核，批準后方可查閱。3.文件查閱人員應在檔案管理部門指定的地點進行查閱，查閱過程中應遵守檔案管理部門的相關規定，不得在文件上涂改、標記、抽取、損壞文件等。4.檔案管理部門應安排專人負責文件查閱的登記和監督工作，記錄查閱人員的姓名、部門、查閱時間、查閱文件名稱等信息，并在查閱結束后及時將文件歸還原位。文件借閱1.公司內部人員因工作需要借閱文件時，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱期限、借閱目的等信息，并提交所在部門負責人審批。2.部門負責人應根據工作需要，對《文件借閱申請表》進行審核，審核通過后報公司檔案管理部門負責人審批。3.檔案管理部門負責人應根據文件的保管期限、重要程度等因素，對《文件借閱申請表》進行審批，批準后方可借閱。4.文件借閱人員應按照批準的借閱期限及時歸還文件，如需延長借閱期限，應提前向檔案管理部門提出申請，并說明原因。5.借閱人員在借閱期間應妥善保管文件，不得將文件轉借他人或用于非工作目的，如發現文件丟失、損壞等情況，應及時向檔案管理部門報告，并承擔相應的賠償責任。6.檔案管理部門應定期對借閱文件進行催還和檢查，確保文件按時歸還，并對文件的完整性和安全性進行檢查。文件的銷毀銷毀范圍1.已超過保管期限且無留存價值的文件。2.經鑒定確認不再具有保存意義的文件。3.因公司機構調整、業務變更等原因，不再使用或不需要保存的文件。銷毀程序1.各部門應定期對本部門的文件進行清理，確定需要銷毀的文件清單，并填寫《文件銷毀申請表》，注明文件名稱、編號、數量、銷毀原因等信息，提交所在部門負責人審核。2.部門負責人應根據文件清理情況，對《文件銷毀申請表》進行審核，審核通過后報公司檔案管理部門。3.公司檔案管理部門對各部門提交的《文件銷毀申請表》進行匯總審核，確認文件確實需要銷毀后，組織相關人員進行銷毀。4.文件銷毀應采用安全、環保的方式進行，如粉碎、焚燒等，并確保文件銷毀過程可追溯。5.在文件銷毀過程中，應安排專人負責監督，確保文件徹底銷毀，防止文件信息泄露。6.文件銷毀后，檔案管理部門應在《文件銷毀申請表》上注明銷毀日期、銷毀方式等信息，并將申請表歸檔保存，以備查閱。保密規定保密范圍1.涉及公司商業秘密、技術秘密、財務秘密、客戶信息等重要信息的文件。2.公司尚未公開的發展戰略、規劃、決策等文件。3.其他需要保密的文件。保密措施1.對涉及保密的文件，應在文件上加蓋"保密"標識，并按照保密文件的管理要求進行存儲和保管。2.查閱、借閱保密文件時，應嚴格按照保密審批程序進行，確保文件的使用范圍僅限于經過授權的人員。3.接觸保密文件的人員應簽訂保密協議，明確保密責任和義務，不得向無關人員泄露文件內容。4.在文件銷毀過程中，應采取保密措施，防止文件信息在銷毀過程中泄露。5.如發現保密文件丟失、被盜或泄露等情況，應立即采取措施進行補救，并及時向公司報告。監督與檢查定期檢查1.公司檔案管理部門應定期對各部門文件保存情況進行檢查，檢查內容包括文件的收集、整理、分類、編號、存儲、保管、查閱、借閱、銷毀等環節。2.定期檢查的頻率為每季度一次，檢查結果應形成書面報告，并向公司領導匯報。不定期抽查1.公司檔案管理部門可根據工作需要，對各部門文件保存情況進行不定期抽查，抽查內容和方式可根據實際情況靈活確定。2.對于抽查中發現的問題，應及時向相關部門提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到及時解決。考核與獎懲1.將文件保存管理工作納入公司績效考核體系