跟蹤訂單管理制度模板?一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司訂單管理，確保訂單的順利執(zhí)行，提高客戶滿意度，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有訂單的跟蹤與管理，包括但不限于銷售訂單、采購訂單等。（三）基本原則1.及時準(zhǔn)確原則：訂單跟蹤人員應(yīng)及時、準(zhǔn)確地掌握訂單執(zhí)行情況，確保信息的暢通與共享。2.客戶導(dǎo)向原則：以客戶需求為導(dǎo)向，提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，滿足客戶期望。3.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在訂單跟蹤過程中的職責(zé)，確保責(zé)任落實(shí)到人。4.問題解決原則：及時發(fā)現(xiàn)并解決訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，避免問題擴(kuò)大化。二、訂單跟蹤流程（一）訂單接收1.銷售訂單：銷售部門負(fù)責(zé)接收客戶的訂單，并對訂單內(nèi)容進(jìn)行初步審核，確保訂單信息完整、準(zhǔn)確。審核內(nèi)容包括客戶信息、產(chǎn)品信息、數(shù)量、價(jià)格、交貨期等。2.采購訂單：采購部門負(fù)責(zé)接收供應(yīng)商的訂單，并對訂單內(nèi)容進(jìn)行審核，確保訂單信息與公司采購要求一致。審核內(nèi)容包括供應(yīng)商信息、產(chǎn)品信息、數(shù)量、價(jià)格、交貨期等。（二）訂單分配1.銷售訂單：銷售部門將審核通過的訂單分配給相關(guān)的生產(chǎn)部門或項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，并填寫《訂單分配表》，明確訂單的執(zhí)行部門、負(fù)責(zé)人及交貨期等信息。2.采購訂單：采購部門將審核通過的訂單分配給相關(guān)的采購人員，并填寫《訂單分配表》，明確訂單的采購人員、供應(yīng)商及交貨期等信息。（三）訂單執(zhí)行1.生產(chǎn)部門：生產(chǎn)部門根據(jù)銷售訂單的要求，制定生產(chǎn)計(jì)劃，并組織生產(chǎn)。在生產(chǎn)過程中，生產(chǎn)部門應(yīng)及時反饋生產(chǎn)進(jìn)度，確保訂單按時完成。2.采購部門：采購部門根據(jù)采購訂單的要求，及時與供應(yīng)商溝通，確保原材料或零部件按時供應(yīng)。在采購過程中，采購部門應(yīng)及時反饋采購進(jìn)度，確保訂單按時完成。（四）訂單跟蹤1.訂單跟蹤人員：訂單分配后，各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)訂單跟蹤。訂單跟蹤人員應(yīng)定期與相關(guān)部門溝通，了解訂單執(zhí)行情況，并及時更新訂單狀態(tài)。2.訂單跟蹤方式：訂單跟蹤人員可以通過電話、郵件、會議等方式與相關(guān)部門溝通，了解訂單執(zhí)行情況。同時，訂單跟蹤人員應(yīng)定期填寫《訂單跟蹤表》，記錄訂單執(zhí)行情況。（五）訂單變更1.變更申請：如果客戶或公司內(nèi)部需要對訂單進(jìn)行變更，應(yīng)填寫《訂單變更申請表》，說明變更的原因、內(nèi)容及對訂單執(zhí)行的影響等。2.變更審批：《訂單變更申請表》經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可實(shí)施變更。變更審批應(yīng)明確變更的責(zé)任部門、負(fù)責(zé)人及完成時間等。3.變更通知：訂單變更后，訂單跟蹤人員應(yīng)及時通知相關(guān)部門，確保各部門了解訂單變更情況，并做好相應(yīng)的調(diào)整。（六）訂單交付1.生產(chǎn)部門：生產(chǎn)部門完成訂單生產(chǎn)后，應(yīng)及時通知質(zhì)量檢驗(yàn)部門進(jìn)行檢驗(yàn)。質(zhì)量檢驗(yàn)部門檢驗(yàn)合格后，生產(chǎn)部門應(yīng)及時安排發(fā)貨，并填寫《發(fā)貨通知單》，通知銷售部門和客戶。2.采購部門：采購部門完成采購訂單后，應(yīng)及時通知倉庫進(jìn)行驗(yàn)收。倉庫驗(yàn)收合格后，采購部門應(yīng)及時安排付款，并填寫《付款通知單》，通知財(cái)務(wù)部門。3.銷售部門：銷售部門收到《發(fā)貨通知單》后，應(yīng)及時與客戶溝通，確認(rèn)交貨時間和方式。同時，銷售部門應(yīng)及時跟進(jìn)客戶的收貨情況，并反饋給訂單跟蹤人員。（七）訂單結(jié)算1.銷售訂單：銷售部門根據(jù)合同約定，及時與客戶進(jìn)行結(jié)算。結(jié)算方式包括現(xiàn)金結(jié)算、銀行轉(zhuǎn)賬、支票等。2.采購訂單：采購部門根據(jù)合同約定，及時與供應(yīng)商進(jìn)行結(jié)算。結(jié)算方式包括現(xiàn)金結(jié)算、銀行轉(zhuǎn)賬、支票等。（八）訂單關(guān)閉1.訂單完成：訂單執(zhí)行完畢，且所有款項(xiàng)結(jié)算完畢后，訂單跟蹤人員應(yīng)及時填寫《訂單關(guān)閉申請表》，申請關(guān)閉訂單。2.訂單關(guān)閉審批：《訂單關(guān)閉申請表》經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，訂單方可關(guān)閉。訂單關(guān)閉后，訂單跟蹤人員應(yīng)將訂單相關(guān)資料整理歸檔。三、訂單跟蹤職責(zé)（一）銷售部門1.負(fù)責(zé)接收客戶訂單，并對訂單內(nèi)容進(jìn)行初步審核。2.將審核通過的訂單分配給相關(guān)的生產(chǎn)部門或項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。3.及時與客戶溝通，了解客戶需求和反饋，確?？蛻魸M意度。4.跟進(jìn)客戶的收貨情況，并反饋給訂單跟蹤人員。5.根據(jù)合同約定，及時與客戶進(jìn)行結(jié)算。（二）生產(chǎn)部門1.根據(jù)銷售訂單的要求，制定生產(chǎn)計(jì)劃，并組織生產(chǎn)。2.及時反饋生產(chǎn)進(jìn)度，確保訂單按時完成。3.負(fù)責(zé)訂單產(chǎn)品的質(zhì)量控制，確保產(chǎn)品符合客戶要求。4.協(xié)助銷售部門解決客戶關(guān)于產(chǎn)品質(zhì)量的問題。（三）采購部門1.根據(jù)采購訂單的要求，及時與供應(yīng)商溝通，確保原材料或零部件按時供應(yīng)。2.反饋采購進(jìn)度，確保訂單按時完成。3.負(fù)責(zé)采購訂單的結(jié)算工作。4.協(xié)助生產(chǎn)部門解決原材料或零部件供應(yīng)方面的問題。（四）質(zhì)量檢驗(yàn)部門1.負(fù)責(zé)訂單產(chǎn)品的質(zhì)量檢驗(yàn)工作，確保產(chǎn)品符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。2.及時反饋產(chǎn)品檢驗(yàn)結(jié)果，對不合格產(chǎn)品提出整改意見。（五）倉庫部門1.負(fù)責(zé)訂單產(chǎn)品的入庫和發(fā)貨工作。2.確保庫存產(chǎn)品的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。3.協(xié)助采購部門和生產(chǎn)部門做好物資的出入庫管理。（六）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)訂單款項(xiàng)的結(jié)算和賬務(wù)處理。2.審核訂單相關(guān)的費(fèi)用支出，確保費(fèi)用合理、合規(guī)。3.協(xié)助銷售部門和采購部門做好應(yīng)收賬款和應(yīng)付賬款的管理。（七）訂單跟蹤人員1.負(fù)責(zé)訂單的全程跟蹤，及時掌握訂單執(zhí)行情況。2.協(xié)調(diào)各部門之間的工作，解決訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。3.定期填寫《訂單跟蹤表》，向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)訂單執(zhí)行情況。4.負(fù)責(zé)訂單相關(guān)資料的整理和歸檔。四、訂單跟蹤信息管理（一）信息收集1.訂單跟蹤人員應(yīng)及時收集訂單執(zhí)行過程中的各種信息，包括生產(chǎn)進(jìn)度、采購進(jìn)度、質(zhì)量檢驗(yàn)結(jié)果、發(fā)貨情況、客戶反饋等。2.各部門應(yīng)積極配合訂單跟蹤人員，及時提供相關(guān)信息。（二）信息整理1.訂單跟蹤人員應(yīng)將收集到的信息進(jìn)行整理，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.信息整理后，應(yīng)按照訂單編號、時間順序等進(jìn)行分類，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。（三）信息傳遞1.訂單跟蹤人員應(yīng)及時將整理后的信息傳遞給相關(guān)部門和人員，確保信息的暢通與共享。2.信息傳遞可以通過電話、郵件、會議等方式進(jìn)行。（四）信息存儲1.訂單跟蹤人員應(yīng)將訂單相關(guān)信息存儲在公司的信息系統(tǒng)中，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。2.信息存儲應(yīng)按照公司的信息安全管理規(guī)定進(jìn)行，確保信息的安全與保密。五、訂單跟蹤考核（一）考核目的為了提高訂單跟蹤人員的工作積極性和責(zé)任心，確保訂單跟蹤工作的順利進(jìn)行，特制定本考核制度。（二）考核對象訂單跟蹤人員（三）考核內(nèi)容1.訂單執(zhí)行情況：考核訂單跟蹤人員對訂單執(zhí)行情況的跟蹤和反饋是否及時、準(zhǔn)確。2.問題解決能力：考核訂單跟蹤人員在訂單執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)問題和解決問題的能力。3.溝通協(xié)調(diào)能力：考核訂單跟蹤人員與各部門之間的溝通協(xié)調(diào)能力。4.工作態(tài)度：考核訂單跟蹤人員的工作態(tài)度是否認(rèn)真、負(fù)責(zé)。（四）考核方式1.定期考核：每月對訂單跟蹤人員進(jìn)行一次定期考核，考核結(jié)果作為績效獎金發(fā)放的依據(jù)。2.不定期考核：根據(jù)工作需要，對訂單跟蹤人員進(jìn)行不定期考核，考核結(jié)果作為晉升、調(diào)薪等的依據(jù)。（五）考核標(biāo)準(zhǔn)1.訂單執(zhí)行情況：訂單跟蹤及時、準(zhǔn)確，反饋信息完整，得810分；訂單跟蹤基本及時、準(zhǔn)確，反饋信息較完整，得57分；訂單跟蹤不及時、不準(zhǔn)確，反饋信息不完整，得04分。2.問題解決能力：能夠及時發(fā)現(xiàn)并解決訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，問題解決效果好，得810分；能夠發(fā)現(xiàn)并解決訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，問題解決效果較好，得57分；不能及時發(fā)現(xiàn)或解決訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，問題解決效果差，得04分。3.溝通協(xié)調(diào)能力：與各部門之間溝通協(xié)調(diào)順暢，工作配合默契，得810分；與各部門之間溝通協(xié)調(diào)基本順暢，工作配合較好，得57分；與各部門之間溝通協(xié)調(diào)不順暢，工作配合不默契，得04分。4.工作態(tài)度：工作認(rèn)真、負(fù)責(zé)，積極主動，得810分；工作態(tài)度較好，能夠完成工作任務(wù)，得57分；工作態(tài)度不認(rèn)真、不負(fù)責(zé)，消極怠工，得04分。（六）考核結(jié)果應(yīng)用1.績效獎金：根據(jù)考核結(jié)果，發(fā)放績效獎金。考核結(jié)果為優(yōu)秀（85分及以上）的，績效獎金全額發(fā)放；考核結(jié)果為良好（7084分）的，績效獎金發(fā)放80%；考核結(jié)果為合格（6069分）的，績效獎金發(fā)放60%；考核結(jié)果為不合格（60分以下）的，績效獎金不予發(fā)放。2.晉升調(diào)薪：考核結(jié)果為優(yōu)秀的訂單跟蹤人員，在晉升、調(diào)薪等方面優(yōu)先考慮；考核結(jié)果為不合格的訂單跟蹤人員，公司將視情況進(jìn)行培訓(xùn)、調(diào)崗或辭退。六、訂單跟蹤風(fēng)險(xiǎn)控制（一）風(fēng)險(xiǎn)識別1.客戶風(fēng)險(xiǎn)：客戶可能出現(xiàn)訂單變更、延遲付款、取消訂單等風(fēng)險(xiǎn)。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商可能出現(xiàn)原材料供應(yīng)延遲、產(chǎn)品質(zhì)量問題、交貨期延誤等風(fēng)險(xiǎn)。3.生產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)：生產(chǎn)過程中可能出現(xiàn)設(shè)備故障、人員短缺、質(zhì)量問題等風(fēng)險(xiǎn)。4.物流風(fēng)險(xiǎn)：物流運(yùn)輸過程中可能出現(xiàn)貨物損壞、丟失、延誤等風(fēng)險(xiǎn)。（二）風(fēng)險(xiǎn)評估1.可能性評估：評估風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性，分為高、中、低三個等級。2.影響程度評估：評估風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生后對訂單執(zhí)行的影響程度，分為嚴(yán)重、較大、一般三個等級。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.客戶風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施：與客戶簽訂詳細(xì)的合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)；加強(qiáng)與客戶的溝通，及時了解客戶需求和反饋；建立客戶信用評估體系，對客戶的信用狀況進(jìn)行評估和監(jiān)控。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施：選擇優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商，建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系；與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)；加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核。3.生產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施：制定完善的生產(chǎn)計(jì)劃，合理安排生產(chǎn)進(jìn)度；加