企業送貨單管理制度?一、總則（一）目的為規范公司送貨單的管理，確保貨物交付過程的準確、清晰和可追溯，保障公司與客戶之間的權益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及貨物交付的送貨業務，包括但不限于產品銷售、樣品派送、退貨處理等。（三）基本原則1.準確性原則：送貨單上的信息必須準確無誤，包括貨物名稱、規格、數量、單價、總價、交貨日期、收貨地址、收貨單位等，確保與訂單或合同要求一致。2.完整性原則：送貨單應包含所有必要的信息，不得遺漏重要內容，以保證貨物交付過程的完整性和可追溯性。3.及時性原則：送貨單應在貨物交付時及時填寫和傳遞，確保信息的時效性，便于各方及時掌握貨物動態。4.規范性原則：送貨單的格式、填寫要求、簽字蓋章等應符合公司規定和相關法律法規要求，保持統一規范。二、送貨單的設計與格式（一）設計要求1.送貨單應根據公司業務特點和實際需求進行設計，確保涵蓋所有必要的信息字段。2.設計應簡潔明了，易于填寫和識別，避免出現模糊或歧義的表述。3.考慮到不同業務場景的需求，可設計多種類型的送貨單模板，如普通送貨單、加急送貨單、退貨單等。（二）格式內容1.表頭部分：應包含公司名稱、送貨單編號、送貨日期、訂單編號（如有）、客戶名稱、客戶地址、聯系電話等信息。2.貨物明細部分：詳細列出貨物的名稱、規格、型號、數量、單價、總價等信息，如有需要可增加備注欄，用于填寫特殊要求或說明。3.送貨信息部分：包括發貨地址、送貨方式、預計交貨日期、實際交貨日期等。4.簽字蓋章部分：設置送貨人、收貨人、司機（如有）、審核人等簽字欄，以及公司公章或業務專用章蓋章處。5.底部說明部分：可注明送貨單的使用說明、注意事項、爭議解決方式等內容。三、送貨單的填寫規范（一）基本要求1.送貨單應使用黑色或藍色中性筆填寫，字跡清晰、工整，不得涂改。如填寫錯誤，應重新開具送貨單，并在原送貨單上注明"作廢"字樣。2.填寫內容應真實、準確、完整，不得虛假填報或遺漏重要信息。（二）具體填寫規范1.送貨單編號：按照公司規定的編號規則進行編制，確保唯一且連續，便于查詢和管理。2.送貨日期：填寫實際送貨的日期，精確到年、月、日、時、分。3.訂單編號：如有對應的訂單，填寫訂單編號，以便與訂單信息進行關聯核對。4.客戶信息：準確填寫客戶的全稱、地址、聯系電話等，確保與合同或訂單一致。5.貨物明細：名稱：填寫貨物的準確名稱，應與產品目錄或合同約定一致。規格：詳細填寫貨物的規格型號，如尺寸、材質、性能參數等。數量：按照實際送貨的數量填寫，不得誤填或漏填。對于不同規格或批次的貨物，應分別列出。單價：填寫貨物的單價，應與合同或報價一致。如有價格調整，應在送貨單上注明調整原因和新價格。總價：根據數量和單價計算得出，應確保計算準確。備注：如有特殊要求、產品質量問題、包裝要求等，應在備注欄詳細說明。6.送貨信息：發貨地址：填寫公司實際發貨的地址。送貨方式：注明采用的送貨方式，如自送、委托第三方物流等，并填寫物流公司名稱（如有）。預計交貨日期：根據訂單要求或與客戶協商確定的預計交貨日期填寫。實際交貨日期：貨物實際送達客戶指定地點的日期，由送貨人或收貨人填寫。7.簽字蓋章：送貨人：由負責送貨的員工簽字確認，確保對送貨內容的真實性負責。收貨人：由客戶指定的收貨人簽字驗收，確認收到貨物的數量、規格等信息。如客戶委托他人代收，應注明代收人姓名及與客戶的關系。司機（如有）：如使用公司自有車輛送貨，司機應簽字確認。審核人：根據公司內部流程，由相關負責人進行審核簽字，確認送貨單信息的準確性和完整性。公司蓋章：在送貨單規定位置加蓋公司公章或業務專用章，以確認送貨行為的有效性。四、送貨單的開具流程（一）業務部門下單1.業務部門根據與客戶簽訂的合同或訂單，在公司業務系統中錄入訂單信息，包括貨物名稱、規格、數量、交貨日期、交貨地點、客戶信息等。2.訂單信息審核通過后，系統自動生成送貨單草稿，業務部門可根據實際情況進行調整和完善。（二）倉庫備貨1.倉庫管理人員根據業務部門下達的送貨單草稿，進行貨物的備貨工作。2.在備貨過程中，倉庫管理人員應仔細核對貨物的名稱、規格、數量等信息，確保與送貨單一致。如發現貨物存在差異或質量問題，應及時通知業務部門處理。（三）送貨單開具與打印1.倉庫備貨完成后，倉庫管理人員在業務系統中確認送貨單信息無誤，提交送貨單審核。2.審核人根據公司規定對送貨單進行審核，重點審核貨物信息、價格、交貨日期等是否準確，簽字蓋章是否齊全。審核通過后，系統自動生成正式的送貨單，并支持打印功能。3.送貨單打印一式多份，具體份數根據公司實際需要確定，一般應包括客戶聯、財務聯、倉庫聯、留存聯等。（四）送貨單分發與交接1.打印完成的送貨單由倉庫管理人員按照規定進行分發。客戶聯隨貨一同交付給客戶，財務聯交財務部門作為記賬憑證，倉庫聯由倉庫留存用于庫存管理和核對，留存聯由業務部門或相關部門存檔保存。2.在送貨單分發過程中，倉庫管理人員應與送貨人或相關人員進行交接，確保送貨單的準確傳遞和妥善保管。五、送貨單的交付與簽收（一）交付方式1.自送方式：由公司安排專人負責將貨物直接送達客戶指定地點。送貨人應攜帶填寫完整并加蓋公章的送貨單，確保在貨物交付時及時將客戶聯交給客戶。2.委托物流方式：公司委托第三方物流公司進行貨物運輸。在委托物流時，應與物流公司簽訂運輸合同，并明確送貨單的交接要求。送貨人應將送貨單交給物流公司隨車人員，并要求其在貨物運輸過程中妥善保管。物流公司應在貨物送達客戶指定地點后，及時將客戶聯交給客戶，并要求客戶簽字確認。（二）簽收要求1.收貨人在收到貨物時，應仔細核對送貨單上的貨物信息與實際貨物是否一致。如發現貨物存在數量短缺、損壞、規格不符等問題，應在送貨單上注明，并要求送貨人當場解決。如無法當場解決，收貨人應拒絕簽收貨物，并及時通知客戶和業務部門。2.收貨人確認貨物無誤后，應在送貨單的收貨人簽字欄簽字確認，并注明簽收日期。如客戶委托他人代收，代收人應在簽字欄注明代收人姓名及與客戶的關系，并簽字確認。3.送貨人應確保收貨人簽字的真實性和完整性，不得代簽或偽造簽收記錄。如發現收貨人未簽字或簽字不規范，送貨人應及時要求收貨人補簽或重新簽字。六、送貨單的流轉與存檔（一）流轉流程1.客戶簽收后：客戶簽收的送貨單客戶聯由客戶保存，作為收到貨物的憑證。財務聯由財務部門收集整理，作為記賬和核算的依據。倉庫聯由倉庫管理人員根據送貨單進行庫存核對和調整，更新庫存臺賬。留存聯由業務部門或相關部門按照規定進行存檔，以備查詢和追溯。2.內部傳遞：在送貨單流轉過程中，各相關部門應及時進行傳遞和交接，確保信息的暢通和及時處理。如財務部門在收到送貨單財務聯后，應及時進行賬務處理；倉庫管理人員在收到倉庫聯后，應及時更新庫存信息。（二）存檔管理1.存檔期限：送貨單的存檔期限應根據公司財務制度和相關法律法規要求確定，一般為[x]年。2.存檔方式：送貨單應按照時間順序、訂單編號或其他合理方式進行分類整理，采用紙質存檔或電子存檔的方式進行保存。紙質存檔應存放在專門的文件柜中，確保安全、完整、易于查找；電子存檔應存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，并進行備份，防止數據丟失。3.查詢與借閱：公司內部人員因工作需要查詢或借閱送貨單存檔資料時，應填寫查詢或借閱申請表，注明查詢或借閱的原因、內容、期限等信息，經相關負責人批準后，方可進行查詢或借閱。查詢或借閱人員應妥善保管送貨單資料，不得擅自復印、涂改、損壞或丟失，并在規定期限內歸還。七、送貨單的審核與監督（一）審核職責1.業務部門審核：業務部門負責人應對送貨單的貨物信息、交貨日期、客戶信息等進行審核，確保與訂單或合同要求一致。審核通過后，在送貨單上簽字確認。2.倉庫審核：倉庫管理人員應對送貨單的貨物數量、規格、包裝等進行審核，確保備貨準確無誤。審核通過后，在送貨單上簽字確認。3.財務審核：財務部門應對送貨單的價格、金額、付款方式等進行審核，確保財務數據的準確性和合規性。審核通過后，在送貨單上簽字確認。4.管理層審核：根據公司管理要求，部分重要或金額較大的送貨單可能需要經過管理層審核。管理層應重點審核送貨單的業務合理性、風險控制等方面，確保符合公司整體利益。（二）監督機制1.定期檢查：公司內部審計部門或相關管理部門應定期對送貨單的管理情況進行檢查，包括送貨單的填寫規范性、開具流程的執行情況、簽收記錄的真實性等。檢查結果應形成報告，及時發現問題并提出改進建議。2.數據分析：利用公司業務系統的數據統計功能，對送貨單的相關數據進行分析，如送貨數量、交貨及時率、客戶簽收情況等。通過數據分析，發現潛在問題和趨勢，為管理決策提供支持。3.投訴處理：建立客戶投訴處理機制，如客戶對送貨單信息或貨物交付情況提出疑問或投訴，應及時進行調查和處理。根據投訴內容，追溯送貨單的相關環節，查明原因，采取相應的糾正措施，并將處理結果反饋給客戶。八、送貨單的變更與作廢（一）變更情況1.在送貨單開具后，如因客戶要求、產品規格調整、數量變化等原因需要對送貨單信息進行變更，業務部門應及時通知倉庫管理人員和財務部門。2.變更送貨單信息時，應填寫送貨單變更申請表，注明變更原因、變更內容、變更日期等信息，并經相關負責人審核批準。3.倉庫管理人員根據變更申請表對送貨單進行修改，并確保修改后的送貨單信息準確無誤。修改后的送貨單應重新進行審核和簽字蓋章流程。（二）作廢情況1.送貨單開具后，如發現填寫錯誤、貨物未交付等原因需要作廢，送貨人應及時將作廢原因通知倉庫管理人員和業務部門。2.作廢送貨單時，應在送貨單上注明"作廢"字樣，并由送貨人、倉庫管理人員、業務部門相關人員簽字確認。3.作廢的送貨單應妥善保管，不得隨意丟棄。對于電子存檔的送貨單，應在系統中進行標注和處理，確保數據的準確性和完整性。九、罰則（一）違規行為1.送貨單填寫不規范，如字跡潦草、涂改、虛假填報等。2.未按照規定流程開具送貨單，如未經審核擅自開具、信息填寫不完整等。3.送貨單交付過程中，未按照要求取得客戶簽收記錄或簽收記錄不真實。4.送貨單流轉過程中，丟失、損壞或擅自修改送貨單資料。5.違反送貨單變更或作廢規定，擅自變更或作廢送貨單信息。（二）處罰措