高校保密文件管理制度?一、總則（一）目的為加強高校保密文件管理，確保國家秘密和學校敏感信息的安全，防止文件的泄露、丟失和濫用，維護學校正常的教學、科研和管理秩序，依據《中華人民共和國保守國家秘密法》及其實施條例等相關法律法規，結合我校實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學校各部門、各學院、各直屬單位以及全體教職員工、學生在涉及保密文件的制作、傳遞、使用、存儲、保管、銷毀等全過程的管理。（三）基本原則1.嚴格保密原則：對保密文件的管理必須嚴格遵循保密規定，采取必要的保密措施，確保文件內容不被泄露。2.分級管理原則：根據文件的密級程度，實行分級分類管理，明確不同級別文件的管理要求和責任。3.全程管控原則：對保密文件從產生到銷毀的全過程進行有效管控，防止出現管理漏洞。4.依法依規原則：嚴格依照國家法律法規和學校相關制度開展保密文件管理工作，確保管理活動合法合規。二、保密文件的定義與分類（一）定義保密文件是指涉及國家秘密、學校商業秘密、工作秘密以及其他需要保密的文件、資料、數據、信息等，其內容一旦泄露可能會對國家利益、學校聲譽或相關方權益造成損害。（二）分類1.國家秘密文件：依據《中華人民共和國保守國家秘密法》確定的國家秘密事項，分為絕密、機密、秘密三級。絕密級：是最重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害。機密級：是重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重的損害。秘密級：是一般的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損害。2.學校商業秘密文件：涉及學校在教學、科研、產業等活動中形成的不為公眾所知悉、能為學校帶來經濟利益、具有實用性并經學校采取保密措施的技術信息和經營信息等文件。如學校自主研發的科研成果、專利技術、教學資源、招生計劃、財務數據、合作項目協議等。3.工作秘密文件：在學校日常工作中產生的，不屬于國家秘密，但不宜公開，一旦泄露會對學校工作秩序、教學科研活動等造成不利影響的文件。如學校內部的工作計劃、工作方案、人事任免討論記錄等。三、保密文件的制作與傳遞（一）制作1.確定密級：在文件起草過程中，起草部門或人員應根據文件內容，按照保密規定準確確定文件的密級，并在文件首頁左上角標明相應密級和保密期限。2.載體選擇：優先選用具有保密功能的載體進行文件制作，如加密存儲設備、加密打印設備等。嚴禁在連接互聯網的計算機上處理涉及國家秘密和學校重要敏感信息的文件。3.草稿管理：對保密文件的草稿、廢稿等，應按照與正式文件相同的密級進行管理，妥善銷毀，防止泄露。（二）傳遞1.專人傳遞：保密文件應通過專人進行傳遞，傳遞人員要具備良好的保密意識和責任心，確保文件安全、準確送達。2.傳遞方式：根據文件的密級和緊急程度，選擇合適的傳遞方式。絕密級文件必須通過機要交通或專人專車傳遞；機密級和秘密級文件可通過機要交換、專人送達或加密電子傳輸等方式傳遞。3.交接登記：傳遞保密文件時，必須進行嚴格的交接登記手續，明確交接雙方的責任。交接雙方應仔細核對文件數量、內容、密級等信息，在交接登記簿上簽字確認。四、保密文件的使用與存儲（一）使用1.限定范圍：保密文件的使用應嚴格限定在經過批準的人員范圍內，嚴禁無關人員接觸和使用。使用人員必須根據工作需要，在規定的時間和地點使用文件，不得擅自擴大使用范圍。2.閱讀審批：閱讀保密文件應履行審批手續，未經批準不得擅自閱讀。閱讀人員應在規定的閱讀范圍內進行閱讀，不得私自摘抄、復印、拍照、錄制文件內容。確因工作需要摘抄、復印、拍照、錄制的，必須經文件制發部門或保密管理部門批準，并按照批準的范圍和要求進行操作。3.歸還保管：使用完畢后，使用人員應及時將保密文件歸還至文件保管部門或指定的保管人員處，并辦理歸還登記手續。保管人員應對歸還的文件進行認真核對，確保文件的完整性和保密性。（二）存儲1.專用場所：設立專門的保密文件存儲場所，如保密檔案室、保密資料柜等，并配備必要的安全防護設施，如防盜門、防盜窗、監控設備、防火設備、防潮設備等，確保文件存儲環境安全可靠。2.分類存放：保密文件應按照密級、類別進行分類存放，不同密級的文件應分開存放，并有明顯的標識。同時，要建立文件存儲索引，便于查找和管理。3.電子存儲：對于電子形式的保密文件，應存儲在加密的存儲設備或服務器上，并設置訪問權限和密碼。存儲設備應定期進行數據備份，防止數據丟失。同時，要對存儲設備進行嚴格管理，防止丟失、被盜或損壞。五、保密文件的保管與借閱（一）保管1.專人負責：指定專人負責保密文件的保管工作，保管人員應具備較強的保密意識和責任心，熟悉保密文件管理規定。2.定期盤點：保管人員應定期對保密文件進行盤點，核對文件數量、內容、密級等信息，確保文件的完整性和準確性。如發現文件丟失、損壞或泄密等情況，應及時報告并采取相應的措施。3.環境維護：保持保密文件存儲場所的清潔、整齊、通風良好，確保文件不受潮、發霉、蟲蛀等損壞。同時，要注意防火、防盜、防蟲等安全防范工作。（二）借閱1.嚴格審批：因工作需要借閱保密文件的，必須填寫借閱申請表，注明借閱文件的名稱、密級、借閱原因、借閱時間等信息，經所在部門負責人審核，報保密管理部門批準后方可借閱。2.借閱期限：借閱保密文件的期限一般不得超過規定的時間，如需延期借閱，應重新辦理審批手續。3.借閱歸還：借閱人員應妥善保管所借閱的保密文件，不得轉借他人或擅自擴大借閱范圍。借閱期滿后，應及時歸還所借閱的文件，并辦理歸還登記手續。如發現文件有損壞、丟失等情況，借閱人員應承擔相應的責任。六、保密文件的銷毀（一）銷毀范圍1.過期文件：對于超過保密期限或已失去使用價值的保密文件，應及時進行銷毀。2.廢止文件：因政策調整、工作變更等原因廢止的保密文件，應按照規定進行銷毀。3.多余文件：因工作失誤等原因產生的多余保密文件，應及時銷毀。（二）銷毀方式1.集中銷毀：對于紙質保密文件，應采用集中銷毀的方式，由保密管理部門統一組織，在指定的銷毀場所進行銷毀。銷毀過程應進行全程監督，確保文件徹底銷毀。2.技術銷毀：對于電子保密文件，應采用技術手段進行銷毀，如數據擦除、格式化、加密刪除等，確保數據無法恢復。3.登記備案：銷毀保密文件時，應填寫銷毀登記表，注明文件名稱、密級、數量、銷毀方式、銷毀時間、銷毀人員等信息，并由銷毀人員和監督人員簽字確認。銷毀登記表應長期保存，以備查閱。七、保密文件管理的監督與檢查（一）監督主體學校保密委員會負責對全校保密文件管理工作進行監督檢查，各部門、各學院、各直屬單位的保密工作領導小組負責對本單位保密文件管理工作進行日常監督檢查。（二）檢查內容1.制度執行情況：檢查各單位是否嚴格執行本制度及相關保密規定，是否建立健全保密文件管理工作制度和流程。2.文件管理情況：檢查保密文件的制作、傳遞、使用、存儲、保管、銷毀等環節是否符合規定，是否存在文件泄露、丟失、濫用等情況。3.人員管理情況：檢查涉及保密文件管理的人員是否具備保密意識和保密技能，是否經過保密教育培訓，是否簽訂保密承諾書。（三）檢查方式1.定期檢查：學校保密委員會每年至少組織一次全校性的保密文件管理工作專項檢查，各單位保密工作領導小組每季度至少組織一次本單位的保密文件管理工作檢查。2.不定期抽查：學校保密管理部門不定期對各單位保密文件管理工作進行抽查，重點檢查保密文件管理的關鍵環節和重要部位。3.專項檢查：針對特定時期、特定事項或特定領域的保密文件管理工作，組織開展專項檢查，及時發現和解決存在的問題。（四）問題整改對檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，責令相關單位限期整改。整改單位應認真分析問題產生的原因，制定切實可行的整改措施，并按時將整改情況報告學校保密管理部門。學校保密管理部門對整改情況進行跟蹤復查，確保問題得到徹底解決。八、保密文件管理的責任追究（一）責任界定1.直接責任：對因故意或重大過失導致保密文件泄露、丟失、濫用等事故發生的直接責任人，依法依規追究其責任。2.領導責任：對因管理不善、監督不力等原因導致保密文件管理工作出現問題的單位負責人和相關管理人員，追究其領導責任。（二）責任追究方式1.批評教育：對違反保密文件管理規定情節較輕的人員，給予批評教育，責令其作出書面檢討，并限期整改。2.警告處分：對違反保密文件管理規定情節較重的人員，給予警告處分，同時取消其當年評優評先資格。3.記過處分：對違反保密文件管理規定情節嚴重的人員，給予記過處分，并視情節輕重，扣發一定比例的績效工資。4.辭退或開除：對違反保密文件管理規定造成重大損失或惡劣影響的人員，予以辭退或開除，并依法追究其法律責任。（三）法律責任對違反保密文件管