信訪檔案室管理制度?一、總則（一）目的為加強信訪檔案室的規(guī)范化管理，確保信訪檔案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司信訪檔案室的檔案管理工作，包括信訪檔案的收集、整理、保管、查閱、銷毀等環(huán)節(jié)。（三）管理原則1.集中統一管理原則：信訪檔案由信訪檔案室集中統一管理，確保檔案的完整性和系統性。2.真實準確原則：檔案內容應真實反映信訪工作的實際情況，數據準確無誤。3.安全保密原則：嚴格保護檔案的安全，防止檔案的泄露、損毀和丟失，確保檔案信息的保密性。4.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，為公司各部門及相關人員提供方便快捷的檔案查閱服務。二、檔案管理人員職責（一）檔案管理人員崗位設置根據信訪檔案室的工作需要，設置檔案管理員崗位，負責具體的檔案管理工作。（二）檔案管理員職責1.檔案收集負責收集公司各部門及相關人員在信訪工作中形成的各類文件、資料、記錄等，確保檔案的齊全完整。定期對各部門的信訪工作進行檢查，督促其及時移交應歸檔的檔案。2.檔案整理按照檔案管理的有關規(guī)定和標準，對收集到的檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，使其達到規(guī)范化、標準化的要求。編制檔案檢索工具，如目錄、索引等，方便檔案的查找和利用。3.檔案保管負責檔案的庫房管理，確保檔案存放環(huán)境符合安全、防潮、防蟲、防火、防盜等要求。定期對檔案進行檢查和清點，及時發(fā)現并處理檔案的損壞、變質等問題。對電子檔案進行備份，確保檔案數據的安全。4.檔案查閱負責接待公司內部人員的檔案查閱申請，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。協助查閱人員查找所需檔案，提供必要的幫助和指導。對查閱檔案的情況進行登記，記錄查閱時間、查閱人、查閱內容等信息。5.檔案統計定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計，編制檔案統計報表。分析檔案統計數據，為檔案管理工作提供參考依據。6.檔案鑒定與銷毀按照檔案保管期限的規(guī)定，定期對檔案進行鑒定，提出檔案銷毀意見。經批準后，負責組織檔案的銷毀工作，并做好銷毀記錄。7.檔案信息化管理推進檔案信息化建設，利用現代信息技術手段，對檔案進行數字化處理，建立電子檔案數據庫。負責檔案管理系統的日常維護和管理，確保系統的正常運行。8.其他工作完成領導交辦的其他與檔案管理相關的工作任務。三、檔案收集（一）收集范圍1.信訪信件：包括群眾來信、上級交辦信件、其他單位轉來信件等。2.來訪記錄：來訪人員的基本信息、來訪事由、處理情況等記錄。3.電話信訪記錄：通過電話方式進行信訪的相關記錄。4.電子郵件信訪記錄：以電子郵件形式發(fā)送的信訪內容及處理情況記錄。5.信訪處理文件：針對信訪問題形成的處理意見、答復文件、會議紀要等。6.信訪調查材料：對信訪事項進行調查所形成的調查報告、證據材料等。7.其他與信訪工作有關的文件、資料：如信訪工作年度總結、工作計劃、統計報表等。（二）收集時間1.信訪信件應在收到后的[x]個工作日內收集歸檔。2.來訪記錄、電話信訪記錄、電子郵件信訪記錄等應在處理完畢后的[x]個工作日內收集歸檔。3.信訪處理文件、信訪調查材料等應在文件形成或調查結束后的[x]個工作日內收集歸檔。4.其他與信訪工作有關的文件、資料應按照相關規(guī)定及時收集歸檔。（三）收集要求1.各部門及相關人員應及時將本部門形成的信訪檔案移交信訪檔案室，不得積壓或擅自留存。2.移交的檔案應齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.檔案管理人員應對移交的檔案進行認真核對，對不符合要求的檔案，應及時退回并要求補充完善。四、檔案整理（一）分類標準1.按信訪問題性質分類：可分為投訴類、建議類、咨詢類、舉報類等。2.按信訪來源分類：可分為群眾來信、來訪、電話信訪、電子郵件信訪等。3.按信訪處理階段分類：可分為受理階段、辦理階段、反饋階段、歸檔階段等。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用年度類別順序號的結構。例如：2023投訴001，表示2023年的投訴類信訪檔案，順序號為001。2.年度以公元紀年為準，如2023年。3.類別根據分類標準確定，用漢字簡稱表示，如"投訴""建議""咨詢""舉報"等。4.順序號從001開始，按檔案形成的先后順序依次編號，位數不足的前面補零。（三）編目要求1.編制檔案目錄：目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、檔號等項目。2.題名應準確概括檔案的主要內容，一般應包括信訪人姓名（或單位名稱）、信訪事項、處理情況等要素。3.日期填寫檔案形成的具體日期，格式為"年/月/日"。4.保管期限根據檔案的重要程度和保存價值確定，分為永久、長期、短期三種。5.檔號填寫檔案編號。（四）裝訂要求1.檔案應采用線裝或膠裝的方式進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。2.裝訂時應去除金屬物，對破損的檔案進行修復。3.裝訂后的檔案應在左側或上側整齊排列，以便于查閱和管理。五、檔案保管（一）庫房建設與管理1.信訪檔案室應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調節(jié)設備、防蟲防鼠設備等，確保檔案存放環(huán)境安全可靠。3.庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒。4.庫房內檔案架應排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）檔案存放方式1.檔案應按照分類編號順序存放，同一類別的檔案應集中存放。2.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行備份。備份數據應分別存儲在不同的物理位置，以防止數據丟失。3.對重要的檔案應采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。（三）檔案保管期限1.永久保管：反映公司重大信訪問題、具有重要歷史價值和查考利用價值的檔案。2.長期保管：保管期限為[x]年的檔案，主要包括一般性信訪問題的處理記錄、有一定參考價值的信訪調查材料等。3.短期保管：保管期限為[x]年的檔案，主要包括臨時性信訪事項的處理記錄等。（四）檔案定期檢查1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，檢查內容包括檔案的數量、質量、保管狀況等。2.每月應對檔案進行一次清點，核對檔案的數量和編號，確保檔案的完整性。3.每季度應對檔案的保管狀況進行一次全面檢查，檢查檔案是否有損壞、變質、蟲蛀、鼠咬等情況，發(fā)現問題應及時采取措施進行處理。4.每年應對檔案的保管期限進行一次核對，對已到保管期限的檔案進行鑒定，提出處理意見。六、檔案查閱（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱信訪檔案的，應填寫《信訪檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，方可到信訪檔案室查閱。2.涉及公司機密的信訪檔案，查閱申請人還應經公司保密管理部門批準。3.公司外部單位或個人查閱信訪檔案的，應持有單位介紹信或有效身份證件，并經公司分管領導批準。（二）查閱手續(xù)1.查閱申請人應在《信訪檔案查閱申請表》上詳細填寫查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息。2.檔案管理人員對查閱申請進行審核，符合查閱條件的，予以批準，并按照規(guī)定提供檔案查閱服務。3.查閱申請人應在檔案查閱登記簿上簽字登記，注明查閱時間、查閱人、查閱內容等信息。4.檔案管理人員應按照查閱申請的內容，準確提供檔案，并在查閱現場進行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。（三）查閱限制1.查閱檔案時，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換、損毀檔案內容。2.未經檔案管理人員同意，查閱人員不得對檔案進行拍照、復印、掃描等操作。確因工作需要復制檔案的，應按照規(guī)定辦理復制手續(xù)。3.涉及公司機密的信訪檔案，查閱人員應嚴格遵守公司的保密規(guī)定，不得泄露檔案內容。（四）查閱登記1.檔案管理人員應建立檔案查閱登記簿，對每一次查閱檔案的情況進行詳細記錄。2.查閱登記內容包括查閱時間、查閱人姓名、所在部門、查閱內容、查閱目的、批準人等信息。3.查閱登記記錄應妥善保管，保存期限與檔案保管期限相同。七、檔案統計（一）統計內容1.檔案收進情況：包括檔案的數量、來源、形成時間等。2.檔案整理情況：包括檔案的分類、編號、編目、裝訂等情況。3.檔案保管情況：包括檔案的存放位置、保管期限、保管狀況等。4.檔案查閱情況：包括查閱檔案的人次、內容、目的、利用效果等。5.檔案鑒定與銷毀情況：包括鑒定檔案的數量、銷毀檔案的數量、銷毀原因等。（二）統計方法1.檔案管理人員應定期對檔案管理工作進行統計，統計數據應準確、及時、完整。2.統計工作可采用手工統計和計算機統計相結合的方式進行。手工統計應填寫統計報表，計算機統計應利用檔案管理系統進行數據采集和分析。3.統計報表應按照規(guī)定的格式和內容填寫，報表數據應與檔案管理實際情況相符。（三）統計分析1.檔案管理人員應定期對統計數據進行分析，總結檔案管理工作的經驗和不足，提出改進措施和建議。2.通過統計分析，了解檔案的形成規(guī)律、利用需求、保管狀況等情況，為檔案管理決策提供依據。3.對檔案管理工作中的異常數據和問題，應及時進行調查和處理，確保檔案管理工作的正常開展。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由信訪檔案室負責人、檔案管理人員及相關業(yè)務部門人員組成。鑒定工作小組負責對檔案進行定期鑒定，提出檔案銷毀意見。（二）鑒定標準1.檔案的保存價值：根據檔案對公司工作的查考利用價值、歷史研究價值等因素，判斷檔案是否具有保存價值。2.檔案的保管期限：對照檔案保管期限的規(guī)定，檢查檔案是否已到保管期限。3.檔案的完整性：檢查檔案是否齊全完整，字跡是否清晰，簽字蓋章手續(xù)是否完備。（三）鑒定程序1.檔案管理人員對擬鑒定的檔案進行初步清理，剔除重復、無效的檔案。2.鑒定工作小組對初步清理后的檔案進行逐一審查，根據鑒定標準，確定檔案的存毀意見。3.對擬銷毀的檔案，鑒定工作小組應編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限、銷毀原因等信息。4.《檔案銷毀清冊》經公司分管領導批準后，方可進行檔案銷毀工作。（四）銷毀實施1.檔案銷毀工作應在指定的地點進行，由檔案管理人員和相關監(jiān)督人員共同實施。2.銷毀檔案時，應采用適當的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復。3.銷毀過程中，應安排專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。4.銷毀工作完成后，檔案管理人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》與檔案銷毀記錄一起歸檔保存。九、電子檔案管理（一）電子檔案收集1.電子檔案應與紙質檔案同步收集，確保電子檔案與紙質檔案內容一致。2.電子檔案的格式應符合國家有關標準和公司檔案管理系統的要求，一般應為PDF、DOC、xLS等常用格式。3.電子檔案應按照分類編號規(guī)則進行命名，便于查找和管理。（二）電子檔案整理1.對收集到的電子檔案進行分類整理，建立電子檔案文件夾結構，與紙質檔案分類相對應。2.為電子檔案編制電子目錄，目錄內容應與紙質檔案目錄一致，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、檔號等項目。3.對電子檔案進行元數據著錄，元數據應包括文件的來源、形成時間、格式、大小、密級等信息，以便于電子檔案的檢索和利用。（三）電子檔案存儲1.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，存儲設備應具備冗余備份功能，確保數據的安全性和可靠性。2.電子檔案應按照存儲期限進行分類存儲，定期進行數據備份，備份數據應分別存儲在不同的物理位置。3.對重要的電子檔案應進行加密存儲，設置訪問權限，防止電子檔案數據的泄露。（四）電子檔案利用1.公司內部人員查閱電子檔案的，應通過檔案管理系統進行申請和查閱，檔案管理人員應按照規(guī)定提供查閱服務。2.查閱電子檔案時，查閱人員應遵守公司的保密規(guī)定，不得擅自復制、傳播電子檔案內容。3.對電子檔案的利用情況應進行記錄，包括查閱時間、查閱人、查閱內容等信息，記錄應妥善保存。（五）電子檔案維護1.定期對電子檔案