銀行支行檔案管理制度?總則制度目的為加強銀行支行檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，為支行各項工作提供有力支持，特制定本制度。適用范圍本制度適用于銀行支行各部門及全體員工在業務活動中形成的各類檔案資料的管理。檔案定義本制度所指檔案是指支行在辦理各項業務、開展經營管理活動過程中形成的具有保存價值的各種載體的文件材料，包括但不限于紙質文件、電子文檔、影像資料、實物等。管理原則1.集中統一管理原則：支行檔案由綜合管理部門集中統一管理，確保檔案管理的規范化和標準化。2.真實性原則：檔案應如實反映支行各項業務活動和經營管理情況，保證檔案內容的真實性。3.完整性原則：全面收集、整理各類檔案資料，確保檔案的完整性，不遺漏重要信息。4.安全性原則：采取有效措施，保障檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。5.方便利用原則：優化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為支行工作提供便捷的檔案服務。檔案管理職責綜合管理部門職責1.負責制定和完善支行檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理支行各類檔案，進行檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、存儲等工作。3.建立檔案檢索系統，編制檔案目錄和索引，方便檔案查詢和利用。4.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限的檔案提出處置意見。5.負責檔案庫房的安全管理，配備必要的檔案保管設備，確保檔案的安全存儲。6.組織開展檔案培訓工作，提高員工的檔案意識和檔案管理水平。7.監督、指導各部門的檔案管理工作，對檔案管理工作進行考核評價。各部門職責1.負責本部門檔案資料的收集、整理和初步分類，定期移交綜合管理部門。2.明確專人負責檔案管理工作，確保檔案資料的及時、完整歸檔。3.配合綜合管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。4.在業務活動中，嚴格按照檔案管理制度的要求，規范檔案的形成和使用。檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規章制度，保守檔案機密。2.認真履行檔案管理職責，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.熟練掌握檔案管理業務知識和技能，不斷提高檔案管理水平。4.負責檔案庫房的日常管理，定期檢查檔案存儲情況，確保檔案安全。5.積極為支行各部門提供檔案服務，及時準確地提供所需檔案資料。檔案的收集與整理收集范圍1.各類業務文件，包括貸款合同、存款憑證、結算單據、信用卡資料等。2.行政管理文件，如請示報告、通知、會議紀要、規章制度等。3.人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、培訓等相關資料。4.財務檔案，如會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。5.市場營銷檔案，如客戶資料、營銷活動方案、市場調研報告等。6.科技檔案，如系統開發文檔、設備維護記錄、網絡拓撲圖等。7.其他具有保存價值的文件材料，如榮譽證書、照片、實物等。收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，按照檔案形成規律和歸檔范圍，及時收集本部門的檔案資料。2.檔案資料應齊全完整，字跡清晰，簽署完備，載體應符合檔案保管要求。3.電子文件應按照規定的格式和命名規則進行存儲，并確保其真實性和可讀性。整理原則1.遵循文件材料的形成規律，保持文件之間的有機聯系。2.區分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學，編號規范，排列有序。整理方法1.分類：根據檔案的性質和內容，分為文書檔案、業務檔案、人事檔案、財務檔案、科技檔案等大類，再根據具體情況進行二級、三級分類。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，編號應簡潔明了，便于記憶和查詢。3.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊美觀。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索。檔案的分類與編號分類方案1.文書檔案：分為黨群工作、行政管理、業務管理等類別。2.業務檔案：按照不同業務種類進行分類，如公司業務檔案、個人業務檔案、金融市場業務檔案等。3.人事檔案：包括員工基本信息、教育培訓、考核獎懲、工資福利等類別。4.財務檔案：按照會計年度和檔案類別進行分類，如會計憑證檔案、賬簿檔案、財務報表檔案等。5.科技檔案：分為信息系統檔案、設備檔案、網絡檔案等類別。編號規則1.檔案編號采用"全宗號年度保管期限類別號順序號"的結構。2.全宗號：由上級檔案管理部門統一編制，代表銀行支行的檔案全宗。3.年度：采用公元紀年，如"20XX"。4.保管期限：分為永久、長期（1650年）、短期（15年以下），分別用"Y""C""D"表示。5.類別號：根據檔案分類方案，用兩位數字表示各類檔案的類別。6.順序號：按照檔案整理順序依次編制，用三位數字表示。例如：一份永久保存的文書檔案，編號為：012023Y01001，表示銀行支行全宗，2023年度，永久保管，文書檔案類別，該類別下的第1份檔案。檔案的保管保管期限劃分1.永久保管：反映支行主要職能活動和歷史面貌，對支行工作具有長遠查考利用價值的檔案。2.長期保管：在較長時間內對支行工作有查考利用價值的檔案。3.短期保管：在較短時間內對支行工作有參考價值的檔案。檔案庫房管理1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等設施，確保檔案安全。2.庫房溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。3.檔案應分類存放，排列整齊，便于查找和管理。4.定期對檔案庫房進行檢查和清掃，及時發現并處理檔案保管中存在的問題。檔案存儲介質管理1.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設備上，定期進行備份，防止數據丟失。2.存儲電子檔案的介質應標明檔案內容、存儲時間、存儲介質編號等信息。3.對磁性存儲介質應定期進行檢測和維護，防止介質損壞導致數據丟失。檔案的利用利用范圍1.支行內部各部門因工作需要查閱檔案。2.外部單位因法律糾紛、審計、調查等需要查閱檔案。3.員工個人因工作調動、職稱評定、辦理社保等需要查閱本人檔案。利用流程1.內部查閱：查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息。申請表經所在部門負責人簽字同意后，提交綜合管理部門。綜合管理部門檔案管理人員根據申請表提供檔案，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱情況。2.外部查閱：查閱單位出具正式介紹信，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息。介紹信經支行行長簽字同意后，提交綜合管理部門。綜合管理部門檔案管理人員對查閱內容進行審核，必要時進行復制，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱情況。查閱單位應對查閱的檔案內容保密，不得擅自復制、傳播。3.員工個人查閱：員工本人填寫《個人檔案查閱申請表》，注明查閱目的。申請表經所在部門負責人簽字同意后，提交綜合管理部門。綜合管理部門檔案管理人員根據申請表提供檔案，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱情況。員工不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。利用限制1.涉及國家機密、商業秘密和個人隱私的檔案，未經批準不得查閱和利用。2.查閱檔案時，應在檔案管理人員指定的地點進行，不得將檔案帶出檔案庫房。3.如需復制檔案，應經檔案管理人員同意，并按照規定進行登記和審批。復制的檔案應與原件核對無誤，并加蓋檔案復制章。檔案的鑒定與銷毀鑒定工作1.綜合管理部門定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，成員包括檔案管理人員、業務部門人員和相關領導。2.鑒定小組根據檔案保管期限劃分標準，對檔案進行逐卷鑒定，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。銷毀程序1.《檔案銷毀清冊》經支行行長審批后，方可進行檔案銷毀。2.檔案銷毀應在檔案管理人員和監督人員的共同監督下進行，確保檔案徹底銷毀。3.銷毀完畢后，檔案管理人員和監督人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將銷毀清冊永久保存。檔案的統計與移交統計工作1.綜合管理部門應建立檔案統計制度，定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計。2.檔案統計報表應準確、及時、完整，如實反映檔案管理工作的實際情況。3.對檔案統計數據進行分析，為檔案管理決策提供依據。移交工作1.支行因機構調整、撤并等原因，需要將檔案移交給其他單位的，應按照國家有關規定和檔案管理要