資料交接跟蹤管理制度?一、總則（一）目的為了規范公司內部資料交接行為，確保資料的完整性、準確性和及時性傳遞，避免因資料交接不清導致工作延誤、信息丟失或其他問題，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門之間、部門與員工之間以及員工與員工之間涉及的各類資料交接工作。（三）基本原則1.清晰明確原則：資料交接雙方應明確交接資料的內容、數量、時間要求等關鍵信息，確保交接事項清晰無誤。2.責任追溯原則：建立資料交接記錄，明確交接雙方責任，以便在出現問題時能夠追溯責任。3.及時高效原則：交接雙方應按照規定的時間和流程進行資料交接，確保資料及時傳遞，不影響工作的正常開展。4.保密原則：對于涉及公司機密的資料，交接雙方應嚴格遵守保密規定，防止信息泄露。二、資料交接的分類及范圍（一）項目資料交接1.項目啟動階段：包括項目立項文件、項目策劃書、項目預算等。2.項目執行階段：如項目進度報告、項目文檔（設計圖紙、技術文件、會議紀要等）、項目變更記錄等。3.項目結束階段：項目驗收報告、項目總結報告、項目資料歸檔清單等。（二）日常工作資料交接1.文件類：公司內部文件、通知、規章制度、合同協議等。2.報表類：財務報表、業務報表、統計報表等。3.數據類：業務數據、客戶數據、市場數據等。4.辦公用品及設備相關資料：辦公用品領用記錄、設備維護記錄、設備使用說明書等。（三）人員離職資料交接1.工作交接清單：包括正在處理的工作任務、待辦事項、重要客戶信息、工作流程說明等。2.文件資料：個人保管的公司文件、檔案、資料等。3.電子數據：個人電腦中的工作相關電子文件、數據備份等。4.辦公設備及物品：領用的辦公用品、辦公設備等。三、資料交接流程（一）交接準備1.交接發起方確定需要交接的資料清單，詳細列出資料的名稱、數量、版本等信息。對資料進行整理和分類，確保資料的完整性和可讀性。準備好資料交接記錄表格，包括交接日期、交接雙方姓名、部門、交接資料明細、交接說明等欄目。2.交接接收方了解交接資料的大致內容和要求，如有疑問及時與交接發起方溝通。安排好接收資料的時間和地點，確保能夠及時、妥善接收資料。（二）現場交接1.資料核對交接雙方在約定的時間和地點進行當面交接。接收方按照交接清單對資料進行逐一核對，檢查資料的數量、完整性、準確性等。對于資料中的疑問或不符之處，及時與交接發起方溝通確認。2.簽字確認核對無誤后，交接雙方在資料交接記錄表格上簽字確認。簽字確認包括交接日期、交接雙方姓名、部門等信息，確保簽字清晰可辨，以便日后追溯。（三）特殊情況處理1.資料缺失或損壞如發現資料缺失或損壞，交接發起方應及時說明原因，并在規定時間內補充或修復資料。對于因資料缺失或損壞給接收方造成的損失，交接發起方應承擔相應責任。2.交接時間沖突若交接雙方因特殊原因無法在約定時間進行交接，應提前協商確定新的交接時間，并及時通知相關人員。在新的交接時間到來前，交接發起方應妥善保管好資料，確保資料安全。（四）資料歸檔1.接收方資料交接完成后，接收方應及時對資料進行歸檔整理，按照公司的檔案管理制度進行分類存放。建立資料索引和目錄，便于日后查詢和使用。2.監督檢查公司檔案管理部門定期對各部門的資料歸檔情況進行監督檢查，確保資料歸檔的及時性和規范性。對于未按要求歸檔的部門和個人，及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。四、資料交接跟蹤（一）跟蹤責任人1.交接發起方：負責對交接資料的跟蹤，確保接收方按照要求及時、妥善處理資料。2.接收方上級領導：對接收方的資料交接工作進行監督和指導，確保交接工作順利完成。3.公司綜合管理部門：負責對資料交接跟蹤情況進行匯總和分析，及時發現問題并協調解決。（二）跟蹤方式1.定期溝通交接發起方與接收方定期進行溝通，了解資料的處理進度和存在的問題。溝通方式可以包括電話、郵件、面對面交流等，確保溝通及時、有效。2.進度報告接收方應定期向交接發起方提交資料處理進度報告，說明資料的處理情況、遇到的問題及解決方案等。進度報告應按照規定的格式和內容要求填寫，確保信息準確、完整。3.現場檢查根據需要，交接發起方或公司綜合管理部門可以對接收方的資料處理情況進行現場檢查。現場檢查主要查看資料的歸檔情況、使用情況等，確保資料得到妥善保管和有效利用。（三）問題處理1.問題記錄在資料交接跟蹤過程中，如發現問題，應及時記錄問題的詳細情況，包括問題描述、發現時間、發現人等。2.問題分析對記錄的問題進行分析，找出問題產生的原因，確定責任部門和責任人。3.解決方案制定根據問題分析結果，制定相應的解決方案，明確解決問題的措施、時間要求等。4.問題解決跟蹤對解決方案的執行情況進行跟蹤，確保問題得到及時解決。問題解決后，對整個問題處理過程進行總結和評估，提出改進措施，防止類似問題再次發生。五、資料交接的監督與考核（一）監督機制1.內部審計公司內部審計部門定期對資料交接情況進行審計，檢查資料交接流程是否合規、交接記錄是否完整、資料是否得到妥善處理等。對于審計中發現的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.日常檢查公司綜合管理部門和各部門負責人定期對資料交接工作進行日常檢查，發現問題及時督促整改。日常檢查可以采取抽查資料交接記錄、詢問交接雙方等方式進行。（二）考核辦法1.考核指標資料交接準確性：考核交接資料的內容、數量、版本等是否準確無誤。資料交接及時性：考核交接雙方是否按照規定的時間進行資料交接。資料跟蹤有效性：考核資料交接跟蹤責任人是否有效跟蹤資料處理情況，問題是否得到及時解決。資料歸檔規范性：考核接收方是否按照公司檔案管理制度對資料進行規范歸檔。2.考核方式定期考核：公司每季度對各部門和員工的資料交接工作進行一次定期考核。不定期抽查：公司綜合管理部門和各部門負責人不定期對資料交接工作進行抽查考核。3.考核結果應用將考核結果與員工的績效獎金、晉升、評優等掛鉤。對于考核成績優秀的部門和員工，給予表彰和獎勵。對于考核成績不合格的部門和員工，進行批評教育，并要求限期整改。如整改后仍不符合要求，將按照公司相關規定進行處理。六、資料交接的保密規定（一）保密責任1.交接雙方：在資料交接過程中，交接雙方均有保密義務，應對涉及公司機密的資料嚴格保密。2.相關人員：參與資料交接工作的其他人員，如檔案管理人員、監督檢查人員等，也應遵守保密規定。（二）保密措施1.資料標識：對于涉及公司機密的資料，應在資料上明確標注"機密"字樣，并注明保密期限。2.存儲要求：機密資料應存儲在安全的場所，如加密的電子存儲設備或專門的檔案柜中，并采取相應的防盜、防火、防潮等措施。3.傳遞方式：機密資料的傳遞應采用安全可靠的方式，如專人送達、加密郵件等，避免通過不可信的渠道傳遞。4.使用限制：接收方只能在規定的范圍內使用機密資料，不得擅自擴大使用范圍或泄露給無關人員。（三）違規處理1.警告處分：對于違反保密規定的行為，視情節輕重給予警告處分，并要求立即改正。2.經濟處罰：對于因違反保密規定給公司造成損失的，公司將根據損失情況要求責任人承擔相應的經濟賠償責任。3.解除勞動合同：對于嚴重違反保密規定，給公司造成重大損失