贊助會議現場管理制度?一、總則（一）目的為規范贊助會議現場的各項管理工作，確保會議的順利進行，提高會議的質量和效果，維護贊助商及參會各方的合法權益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于由本公司組織或承辦的、接受外部贊助的各類會議現場的管理。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規和相關政策規定，確保會議現場管理活動合法合規。2.規范性原則：明確各環節的操作流程和標準，實現管理工作的規范化、標準化。3.公平公正原則：對待所有贊助商一視同仁，按照約定的條款和條件提供服務，保障各方權益。4.服務至上原則：以優質的服務滿足贊助商及參會人員的需求，提升會議的整體形象和滿意度。二、會議籌備階段管理（一）會議策劃與溝通1.成立會議籌備小組，負責與贊助商進行前期溝通，了解其贊助需求和期望，確定會議主題、規模、議程等關鍵要素。2.根據贊助商的要求，在會議策劃中合理安排贊助商的宣傳展示區域、發言機會等權益，并在會議相關資料中明確體現。3.與贊助商簽訂詳細的贊助協議，明確雙方的權利和義務，包括贊助金額、服務內容、宣傳方式、保密條款等，確保協議內容合法有效、清晰明確。（二）現場布置規劃1.結合會議主題和贊助商特點，設計合理的現場布置方案，突出贊助商品牌形象。2.為贊助商提供專門的展示區域，根據贊助級別和需求，確定展示區域的大小、位置和形式，如展位、展板、廣告位等。3.在展示區域設置明顯的贊助商標識和宣傳資料擺放位置，確保贊助商的宣傳資料能夠整齊、有序地展示。4.合理規劃會議現場的其他區域，如簽到區、休息區、餐飲區等，確保各區域功能明確、布局合理，避免對贊助商的宣傳展示造成干擾。（三）物資準備1.根據會議現場布置方案，準備所需的物資設備，包括展示架、桌椅、燈光、音響、投影儀等，確保設備完好、運行正常。2.為贊助商提供必要的物資支持，如宣傳資料制作材料、贈品等，按照贊助協議的約定及時、準確地提供。3.對所有物資設備進行詳細的清單登記和管理，明確責任人，確保物資設備的采購、運輸、安裝、調試等環節有序進行。（四）人員培訓1.組織會議籌備小組成員及相關工作人員進行培訓，使其熟悉會議流程、贊助商權益及現場管理要求。2.針對與贊助商直接接觸的工作人員，進行專項培訓，強調服務意識和溝通技巧，確保能夠為贊助商提供優質、專業的服務。3.培訓內容包括會議基本信息、贊助商權益解讀、現場應急處理等，使工作人員能夠準確、有效地回答贊助商的問題，解決可能出現的問題。三、會議簽到與入場管理（一）簽到管理1.在會議入口處設置專門的簽到區域，安排工作人員負責簽到工作。2.為贊助商提供簽到表或電子簽到設備，方便其記錄參會人員信息。3.工作人員引導參會人員簽到，同時發放會議資料和相關證件，確保簽到過程有序、高效。4.對于重要嘉賓和贊助商代表，可安排專人引導其快速簽到，并提供特殊接待服務。（二）入場管理1.在會議入口處設置門禁系統或安排安保人員，對參會人員進行身份驗證，確保只有持有有效證件的人員能夠進入會議現場。2.工作人員在入口處檢查參會人員的證件和會議資料，提醒其遵守會議紀律和相關規定。3.對于贊助商的工作人員和嘉賓，給予優先入場待遇，并引導其前往指定區域就座或進行相關活動。四、會議期間管理（一）現場服務1.在會議現場設置咨詢服務臺，安排專人負責解答贊助商及參會人員的疑問，提供必要的幫助和支持。2.為贊助商提供現場協助，如展示區域的布置調整、宣傳資料的分發等，確保贊助商的宣傳展示工作順利進行。3.關注會議現場的秩序和安全情況，及時處理各類突發事件，保障會議的正常進行。（二）宣傳展示管理1.監督贊助商在規定的展示區域內進行宣傳展示活動，確保其展示內容符合會議主題和相關規定，不得出現違規、違法或不良信息。2.提醒贊助商及時更新和維護宣傳資料，保持展示區域的整潔和美觀。3.對于贊助商的現場宣傳活動，如產品演示、演講等，進行協調和安排，確保活動順利進行，不影響會議的整體進程。（三）會議秩序維護1.加強會議現場的巡邏和監督，維護良好的會議秩序，確保參會人員遵守會議紀律，不得在會議現場大聲喧嘩、隨意走動或進行其他干擾會議的行為。2.對違反會議秩序的行為進行及時制止和糾正，情節嚴重的可請其離開會議現場。3.與安保部門密切配合，做好會議現場的安全保衛工作，防范各類安全事故的發生。（四）信息溝通與協調1.建立與贊助商的定期溝通機制，及時了解其需求和意見，協調解決會議期間出現的問題。2.對于贊助商提出的合理要求，在不影響會議整體安排的前提下，盡可能予以滿足，并及時反饋處理結果。3.保持與會議主辦方、參會人員及其他相關方的信息暢通，確保各方之間的溝通協調順暢。五、會議餐飲與休息區管理（一）餐飲管理1.根據會議規模和贊助商需求，合理安排餐飲服務，提供多樣化的餐飲選擇，確保餐飲質量和衛生。2.在餐飲區域設置明顯的標識，引導參會人員有序就餐。3.為贊助商提供特殊的餐飲服務安排，如單獨的用餐區域、定制的餐飲套餐等，按照贊助協議的約定執行。4.加強對餐飲服務供應商的管理和監督，確保餐飲供應及時、準確，避免出現餐飲短缺或質量問題。（二）休息區管理1.在會議現場設置舒適、整潔的休息區，為參會人員提供休息和交流的場所。2.在休息區內擺放贊助商的宣傳資料，適當展示贊助商的品牌形象。3.安排專人負責休息區的管理，保持休息區的秩序和衛生，及時清理垃圾和雜物。4.根據贊助商的要求，在休息區內提供特定的服務或設施，如咖啡、茶點、充電設備等。六、會議結束后管理（一）現場清理1.會議結束后，組織工作人員對會議現場進行清理，拆除贊助商的展示設施，清理宣傳資料和垃圾，恢復現場原狀。2.對會議現場的物資設備進行清點和整理，確保物資設備完好無損，并及時歸還或妥善保管。3.檢查會議現場的水電設施、門窗等是否關閉，確保安全無隱患。（二）資料回收與整理1.回收會議期間發放的各類資料，包括贊助商的宣傳資料、會議文件等，進行分類整理和歸檔。2.對贊助商提供的宣傳資料和贈品進行統計和整理，按照贊助協議的約定進行處理。3.將會議相關資料和數據進行備份，以便日后查閱和總結經驗。（三）反饋與總結1.會議結束后，及時收集贊助商及參會人員的反饋意見，了解他們對會議的滿意度和改進建議。2.對會議進行全面總結，分析會議籌備和組織過程中的優點和不足，總結經驗教訓，為今后的類似會議提供參考。3.根據反饋意見和總結結果，對贊助會議現場管理制度進行評估和完善，不斷提高管理水平和服務質量。（四）費用結算1.按照贊助協議的約定，與贊助商進行費用結算，核對贊助金額、服務內容等相關事項，確保結算準確無誤。2.向贊助商提供費用結算清單和發票，辦理相關結算手續。3.對費用結算情況進行記錄和存檔，以備審計和查詢。七、保密管理（一）保密范圍1.涉及贊助商的商業秘密、技術秘密、客戶信息等各類敏感信息。2.會議籌備和組織過程中涉及的內部信息、策劃方案、參會人員名單等。3.會議現場的布置方案、宣傳資料內容等可能影響贊助商權益和會議效果的信息。（二）保密措施1.與所有參與會議籌備和組織的工作人員簽訂保密協議，明確保密責任和義務。2.對涉及保密信息的文件、資料、電子數據等進行嚴格的管理，采取加密存儲、限制訪問等措施，防止信息泄露。3.在會議現場，對涉及保密信息的區域進行隔離和管控，限制無關人員進入。4.要求工作人員在會議期間嚴格遵守保密規定，不得隨意談論或泄露保密信息。5.加強對會議現場的安保措施，防止外部人員通過不正當手段獲取保密信息。（三）保密監督與檢查1.定期對保密制度的執行情況進行監督和檢查，發現問題及時整改。2.對違反保密規定的行為進行嚴肅處理，追究相關人員的責任。3.根據實際情況，不斷完善保密制度和措施，確保保密工作的有效性。八、應急管理（一）應急預案制定1.針對會議現場可能出現的各類突發事件，如火災、地震、突發疾病、網絡故障等，制定詳細的應急預案。2.應急預案應包括應急組織機構、職責分工、應急響應流程、應急資源保障等內容，確保在突發事件發生時能夠迅速、有效地進行應對。（二）應急培訓與演練1.組織相關工作人員進行應急培訓，使其熟悉應急預案的內容和應急處理流程，掌握必要的應急技能和知識。2.定期開展應急演練，檢驗應急預案的可行性和有效性，提高工作人員的應急處置能力和協同配合能力。（三）應急響應與處理1.突發事件發生時，現場工作人員應立即啟動應急預案，按照職責分工進行應急處置。2.及時向上級領導和相關部門報告事