展位費管理制度?目的為規范公司展位費的管理，確保展位費的使用合理、透明、高效，提高公司參展活動的效益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司所有涉及展位費支出的參展活動，包括但不限于國內外各類展會、展銷會、交流會等。原則1.預算控制原則：展位費的支出應嚴格按照預算執行，確保費用不超支。2.效益優先原則：在滿足參展需求的前提下，合理安排展位費，追求最佳的參展效果和經濟效益。3.規范透明原則：展位費的申請、審批、支付等流程應規范、透明，接受公司內部監督。展位費預算管理預算編制1.預算編制依據公司年度參展計劃，明確參展項目、時間、地點等信息。過往參展活動的費用支出情況，分析各項費用的合理性。本次參展活動的目標和預期效果，確定展位規模、展示內容等需求。2.預算編制內容展位租賃費用：根據展會主辦方提供的展位價格和面積，計算展位租賃費用。展位搭建費用：包括展位設計、搭建材料、人工等費用，根據展位設計方案和搭建要求進行估算。展品運輸費用：將展品運輸至展會現場的費用，根據展品數量、體積、運輸距離等因素計算。人員差旅費用：參展人員的交通、住宿、餐飲等費用，按照公司差旅費標準進行核算。宣傳推廣費用：用于展會現場宣傳資料制作、廣告投放等費用。其他費用：如展會注冊費、設備租賃費、水電費等。3.預算編制流程市場部門根據年度參展計劃，提出展位費預算申請，填寫《展位費預算申請表》，詳細說明參展項目、預算金額、費用明細等內容。財務部門對市場部門提交的預算申請進行審核，結合公司財務狀況和過往參展費用情況，提出審核意見。公司管理層對展位費預算進行審批，審批通過后，預算正式生效。預算執行1.市場部門負責展位費預算的具體執行，嚴格按照預算安排各項費用支出。2.在預算執行過程中，如因特殊情況需要調整預算，市場部門應及時填寫《展位費預算調整申請表》，說明調整原因、調整金額和調整后的預算安排。3.財務部門對預算調整申請進行審核，審核通過后報公司管理層審批。預算調整申請未經審批通過，不得擅自調整預算。預算監控1.財務部門定期對展位費預算執行情況進行監控，及時掌握各項費用的支出進度和預算執行偏差。2.市場部門應每月向財務部門報送展位費預算執行情況報表，詳細說明預算執行情況、存在的問題及改進措施。3.對于預算執行偏差較大的項目，財務部門應及時與市場部門溝通，分析原因，采取有效措施進行糾正，確保預算目標的實現。展位費申請與審批申請1.市場部門根據參展計劃，確定展位需求后，填寫《展位費申請表》，詳細說明參展項目、展位面積、展位位置、預計展位費金額等信息。2.《展位費申請表》應附參展活動的相關資料，如展會邀請函、參展合同草案等。審批1.《展位費申請表》提交后，按照公司審批流程進行審批。部門負責人審核：市場部門負責人對申請表及相關資料進行審核，確認申請內容的真實性和合理性，簽署審核意見。財務部門審核：財務部門對展位費金額進行審核，檢查預算安排是否合理，是否符合公司財務制度，簽署審核意見。公司管理層審批：公司管理層根據部門負責人和財務部門的審核意見，對展位費申請進行最終審批。審批通過后，申請表生效。2.對于金額較大的展位費申請（具體金額標準由公司根據實際情況確定），應提交公司管理層會議進行討論和決策。展位費支付管理支付申請1.展位費申請獲得批準后，市場部門根據參展合同或協議的約定，填寫《展位費支付申請表》，詳細說明支付金額、支付方式、收款單位等信息。2.《展位費支付申請表》應附參展合同、發票（如有）、展位搭建確認單等相關資料。支付審批1.《展位費支付申請表》提交后，按照公司審批流程進行審批。部門負責人審核：市場部門負責人對申請表及相關資料進行審核，確認支付事項的真實性和合規性，簽署審核意見。財務部門審核：財務部門對支付金額、支付方式、收款單位等進行審核，檢查是否符合公司財務制度和合同約定，簽署審核意見。公司管理層審批：公司管理層根據部門負責人和財務部門的審核意見，對展位費支付申請進行最終審批。審批通過后，申請表生效。2.對于采用銀行轉賬方式支付的展位費，財務部門應在支付前核對收款單位信息，確保支付安全。支付執行1.財務部門根據審批通過的《展位費支付申請表》，按照規定的支付方式進行支付。2.支付完成后，財務部門應及時進行賬務處理，記錄支付金額、支付日期、收款單位等信息，并將相關憑證存檔。3.市場部門應跟蹤展位費支付情況，確保款項按時足額支付給收款單位，如有問題及時與財務部門溝通解決。展位費報銷管理報銷申請1.參展活動結束后，參展人員應及時整理展位費相關的報銷憑證，包括發票、收據、費用清單等。2.參展人員填寫《展位費報銷申請表》，詳細說明報銷項目、報銷金額、報銷事由等信息，并附上相關報銷憑證。報銷審批1.《展位費報銷申請表》提交后，按照公司審批流程進行審批。部門負責人審核：市場部門負責人對申請表及相關報銷憑證進行審核，確認報銷事項的真實性和合理性，簽署審核意見。財務部門審核：財務部門對報銷金額、報銷憑證的真實性、合法性進行審核，檢查是否符合公司財務制度和相關規定，簽署審核意見。公司管理層審批：公司管理層根據部門負責人和財務部門的審核意見，對展位費報銷申請進行最終審批。審批通過后，申請表生效。2.對于不符合報銷規定的費用，財務部門有權拒絕報銷，并向報銷人說明原因。報銷支付1.財務部門根據審批通過的《展位費報銷申請表》，按照公司財務制度進行報銷支付。2.報銷支付可以采用現金支付、銀行轉賬等方式，具體支付方式由公司根據實際情況確定。3.報銷支付完成后，財務部門應及時進行賬務處理，記錄報銷金額、報銷日期、報銷人等信息，并將相關憑證存檔。展位費使用監督與審計監督1.公司內部審計部門定期對展位費的使用情況進行監督檢查，檢查內容包括預算執行情況、費用支出的合理性、報銷憑證的真實性等。2.市場部門應積極配合內部審計部門的監督檢查工作，如實提供相關資料和信息。3.對于監督檢查中發現的問題，內部審計部門應及時提出整改意見，要求相關部門限期整改。審計1.公司根據實際情況，定期或不定期對展位費進行專項審計。專項審計可以委托外部審計機構進行，也可以由公司內部審計部門自行組織實施。2.審計內容包括展位費的預算編制、申請審批、支付管理、報銷管理等全過程，檢查是否存在違規違紀行為。3.審計結束后，審計機構應出具審計報告，對審計結果進行客觀、公正的評價，并提出改進建議。公司管理層應根據審計報告，督促相關部門落實整改措施。展位費使用效果評估評估指標1.參展人數：統計展會期間參觀公司展位的人數，評估展位的吸引力。2.潛在客戶數量：收集展會期間留下聯系方式或表示有合作意向的潛在客戶數量，評估參展活動對業務拓展的效果。3.業務合作意向：分析展會期間與潛在客戶達成的業務合作意向數量和質量，評估參展活動對公司業務發展的推動作用。4.品牌知名度提升：通過市場調研等方式，評估參展活動對公司品牌知名度的提升效果。5.成本效益比：計算展位費支出與參展活動帶來的經濟效益（如訂單金額、銷售收入等）的比例，評估展位費的使用效益。評估方法1.問卷調查：在展會現場或展會結束后，對參觀展位的觀眾進行問卷調查，了解他們對公司展位的印象、對產品或服務的興趣等信息。2.客戶訪談：與展會期間留下聯系方式或表示有合作意向的潛在客戶進行訪談，深入了解他們的需求和合作意愿，評估參展活動對業務拓展的效果。3.數據分析：收集展會期間的相關數據，如參展人數、潛在客戶數量、業務合作意向等，進行數據分析，評估參展活動的效果。4.市場調研：通過市場調研機構或自行開展市場調研，了解公司品牌在展會前后的知名度變化情況，評估參展活動對品牌知名度的提升效果。評估報告1.市場部門應在參展活動結束后[具體時間]內，完成展位費使用效果評估報告的撰寫。2.評估報告應包括評估指標、評估方法、評估結果、存在問題及改進建議等內容。3.評估報告提交給公司管理層和相關部門，為公司今后的參展活動決策提供參考依據。違規處理違規行為界定1.在展位費申請、審批、支付、報銷等過程中，提供虛假資料、虛報費用、騙取公司資金的。2.未經批準擅自調整展位費預算，或超預算支出展位費的。3.違反公司財務制度和相關規定，擅自挪用、截留展位費的。4.其他違反本制度規定的行為。處理措施1.對于發現的違規行為，公司將視情節輕重給予相應的處理措施，包括但不限于責