單據(jù)管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)公司單據(jù)管理，規(guī)范單據(jù)的填寫、傳遞、審核、存檔等流程，確保公司財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及單據(jù)使用的部門和員工，包括但不限于采購(gòu)、銷售、倉(cāng)庫(kù)、財(cái)務(wù)等部門。3.單據(jù)定義本制度所指單據(jù)是指公司在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，用以記錄和證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的書面憑證，包括但不限于發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、出入庫(kù)單、送貨單、對(duì)賬單等。二、單據(jù)的種類及規(guī)范1.發(fā)票定義：發(fā)票是指在購(gòu)銷商品、提供或者接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，開具、收取的收付款憑證。種類：包括增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、機(jī)動(dòng)車銷售統(tǒng)一發(fā)票、二手車銷售統(tǒng)一發(fā)票等。規(guī)范：發(fā)票開具必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，填寫項(xiàng)目包括發(fā)票名稱、發(fā)票號(hào)碼、開票日期、購(gòu)買方信息、銷售方信息、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額、價(jià)稅合計(jì)等。發(fā)票加蓋發(fā)票專用章，印章清晰、完整，不得壓線、錯(cuò)格。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際業(yè)務(wù)相符，不得虛開發(fā)票。取得的發(fā)票應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與開票方聯(lián)系更換。2.收據(jù)定義：收據(jù)是指單位或個(gè)人在收到款項(xiàng)時(shí)開具的書面證明。種類：包括收款收據(jù)、往來(lái)收據(jù)等。規(guī)范：收據(jù)應(yīng)注明收款日期、交款單位或個(gè)人、收款事由、金額等內(nèi)容。收據(jù)加蓋財(cái)務(wù)專用章或收款專用章。收款收據(jù)應(yīng)按順序編號(hào)使用，不得跳號(hào)、重號(hào)。對(duì)于往來(lái)款項(xiàng)的收據(jù)，應(yīng)注明款項(xiàng)性質(zhì)、往來(lái)單位等信息。3.報(bào)銷單定義：報(bào)銷單是指員工因公務(wù)需要發(fā)生費(fèi)用后，向公司申請(qǐng)報(bào)銷的書面憑證。種類：包括費(fèi)用報(bào)銷單、差旅費(fèi)報(bào)銷單等。規(guī)范：報(bào)銷單應(yīng)填寫清晰、完整，包括報(bào)銷日期、報(bào)銷人姓名、部門、報(bào)銷事由、金額、附件張數(shù)等。報(bào)銷事由應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明費(fèi)用發(fā)生的原因和用途。報(bào)銷金額大小寫應(yīng)一致，不得涂改。報(bào)銷單應(yīng)附上相關(guān)的發(fā)票、收據(jù)等原始憑證，原始憑證應(yīng)真實(shí)、合法、有效。報(bào)銷單需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)審核、總經(jīng)理審批后方可報(bào)銷。4.出入庫(kù)單定義：出入庫(kù)單是指記錄公司貨物出入庫(kù)情況的書面憑證。種類：包括入庫(kù)單、出庫(kù)單。規(guī)范：出入庫(kù)單應(yīng)填寫貨物名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額、出入庫(kù)日期、倉(cāng)庫(kù)名稱、經(jīng)手人等信息。出入庫(kù)單應(yīng)按順序編號(hào)使用，不得跳號(hào)、重號(hào)。入庫(kù)單應(yīng)由倉(cāng)庫(kù)保管人員根據(jù)實(shí)際入庫(kù)情況填寫，經(jīng)送貨人簽字確認(rèn)；出庫(kù)單應(yīng)由倉(cāng)庫(kù)保管人員根據(jù)實(shí)際出庫(kù)情況填寫，經(jīng)領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。出入庫(kù)單應(yīng)及時(shí)傳遞給財(cái)務(wù)部門，作為核算庫(kù)存商品和成本的依據(jù)。5.送貨單定義：送貨單是指公司向客戶發(fā)送貨物時(shí)開具的書面憑證。規(guī)范：送貨單應(yīng)填寫客戶名稱、送貨日期、貨物名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額、送貨地址、經(jīng)手人等信息。送貨單應(yīng)加蓋公司業(yè)務(wù)專用章。送貨單應(yīng)按順序編號(hào)使用，不得跳號(hào)、重號(hào)。送貨單應(yīng)及時(shí)傳遞給客戶，并要求客戶簽字確認(rèn)，作為確認(rèn)銷售業(yè)務(wù)的依據(jù)。6.對(duì)賬單定義：對(duì)賬單是指公司與客戶或供應(yīng)商核對(duì)往來(lái)賬款時(shí)使用的書面憑證。規(guī)范：對(duì)賬單應(yīng)包括往來(lái)單位名稱、對(duì)賬期間、期初余額、本期發(fā)生額、期末余額等內(nèi)容。對(duì)賬單應(yīng)與相關(guān)的業(yè)務(wù)單據(jù)進(jìn)行核對(duì)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。對(duì)賬單經(jīng)雙方核對(duì)無(wú)誤后，應(yīng)由雙方簽字蓋章確認(rèn)。三、單據(jù)的填寫要求1.字跡清晰：?jiǎn)螕?jù)填寫應(yīng)使用藍(lán)黑墨水或碳素墨水，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的筆填寫。2.內(nèi)容完整：?jiǎn)螕?jù)應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求填寫，確保各項(xiàng)內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，不得遺漏。3.不得涂改：?jiǎn)螕?jù)填寫后，如發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，應(yīng)在錯(cuò)誤處劃紅線注銷，并在上方填寫正確的內(nèi)容，同時(shí)加蓋經(jīng)手人印章。不得隨意涂改、刮擦、挖補(bǔ)。4.簽字蓋章齊全：?jiǎn)螕?jù)上涉及的簽字、蓋章應(yīng)齊全，簽字應(yīng)使用本人真實(shí)姓名，不得代簽。四、單據(jù)的傳遞流程1.采購(gòu)業(yè)務(wù)單據(jù)傳遞流程采購(gòu)人員根據(jù)采購(gòu)訂單與供應(yīng)商聯(lián)系，簽訂采購(gòu)合同。供應(yīng)商發(fā)貨后，將送貨單隨貨物一同送至公司倉(cāng)庫(kù)。倉(cāng)庫(kù)保管人員驗(yàn)收貨物后，填寫入庫(kù)單，并將入庫(kù)單傳遞給采購(gòu)人員。采購(gòu)人員將入庫(kù)單與采購(gòu)合同、發(fā)票等單據(jù)核對(duì)無(wú)誤后，填寫報(bào)銷單，附上相關(guān)單據(jù)，提交部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，將報(bào)銷單提交財(cái)務(wù)審核。財(cái)務(wù)審核人員對(duì)報(bào)銷單及相關(guān)單據(jù)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后提交總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理，并支付貨款。2.銷售業(yè)務(wù)單據(jù)傳遞流程銷售部門與客戶簽訂銷售合同。銷售部門根據(jù)銷售合同安排發(fā)貨，倉(cāng)庫(kù)保管人員根據(jù)發(fā)貨通知填寫出庫(kù)單，并將出庫(kù)單傳遞給銷售部門。銷售部門開具送貨單，隨貨物一同送至客戶?？蛻艉炇账拓泦魏螅N售部門將送貨單與銷售合同、發(fā)票等單據(jù)核對(duì)無(wú)誤后，填寫銷售日?qǐng)?bào)表，提交財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門根據(jù)銷售日?qǐng)?bào)表及相關(guān)單據(jù)進(jìn)行賬務(wù)處理，并確認(rèn)銷售收入。3.費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)傳遞流程員工因公務(wù)發(fā)生費(fèi)用后，填寫報(bào)銷單，并附上相關(guān)的發(fā)票、收據(jù)等原始憑證。將報(bào)銷單提交部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，將報(bào)銷單提交財(cái)務(wù)審核。財(cái)務(wù)審核人員對(duì)報(bào)銷單及相關(guān)單據(jù)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后提交總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷支付。五、單據(jù)的審核1.部門審核員工提交的報(bào)銷單等單據(jù)首先由所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)重點(diǎn)審核單據(jù)的真實(shí)性、合理性、必要性，確保費(fèi)用支出與業(yè)務(wù)實(shí)際相符。對(duì)于采購(gòu)業(yè)務(wù)的相關(guān)單據(jù)，采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)審核采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、貨物驗(yàn)收情況等。對(duì)于銷售業(yè)務(wù)的相關(guān)單據(jù)，銷售部門負(fù)責(zé)人應(yīng)審核銷售合同的執(zhí)行情況、貨物發(fā)貨情況等。2.財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)部門對(duì)提交的單據(jù)進(jìn)行專業(yè)審核。審核內(nèi)容包括單據(jù)的規(guī)范性、合法性、準(zhǔn)確性，發(fā)票是否合規(guī)，報(bào)銷金額是否符合公司規(guī)定等。財(cái)務(wù)審核人員應(yīng)核對(duì)單據(jù)上的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，如金額計(jì)算是否正確、票據(jù)張數(shù)是否與報(bào)銷單填寫一致等。對(duì)于不符合要求的單據(jù)，財(cái)務(wù)審核人員應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)人員進(jìn)行更正或補(bǔ)充。3.總經(jīng)理審批經(jīng)過(guò)部門審核和財(cái)務(wù)審核后的單據(jù)，提交總經(jīng)理進(jìn)行最終審批?？偨?jīng)理根據(jù)公司的財(cái)務(wù)狀況、業(yè)務(wù)情況等綜合因素，對(duì)單據(jù)進(jìn)行審批。對(duì)于重大金額的支出或特殊事項(xiàng)的單據(jù)，總經(jīng)理應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注并做出決策。六、單據(jù)的存檔1.存檔責(zé)任部門公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)單據(jù)的統(tǒng)一存檔管理。2.存檔要求各類單據(jù)應(yīng)按照時(shí)間順序、業(yè)務(wù)類型等進(jìn)行分類整理。單據(jù)應(yīng)裝訂成冊(cè)，確保整齊、牢固。每?jī)?cè)單據(jù)應(yīng)編制目錄，注明單據(jù)名稱、日期、編號(hào)、金額等信息，以便于查找和核對(duì)。存檔的單據(jù)應(yīng)妥善保管，存放于安全、干燥、通風(fēng)的地方，防止單據(jù)損壞、丟失。3.存檔期限一般情況下，單據(jù)的存檔期限為[X]年。對(duì)于涉及稅務(wù)、審計(jì)等重要事項(xiàng)的單據(jù)，存檔期限應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)的要求執(zhí)行。在存檔期限屆滿后，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。七、單據(jù)的遺失處理1.遺失報(bào)告如果員工發(fā)現(xiàn)單據(jù)遺失，應(yīng)立即向所在部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并說(shuō)明遺失的原因、單據(jù)的種類、編號(hào)、金額等信息。2.補(bǔ)辦措施對(duì)于發(fā)票等重要單據(jù)遺失的，應(yīng)及時(shí)與開票方聯(lián)系，協(xié)商補(bǔ)辦事宜。補(bǔ)辦發(fā)票時(shí)，應(yīng)按照開票方的要求提供相關(guān)證明材料。對(duì)于其他單據(jù)遺失的，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，盡可能收集相關(guān)的替代證據(jù)，如合同復(fù)印件、對(duì)方出具的證明等，并按照公司規(guī)定的流程進(jìn)行補(bǔ)辦或說(shuō)明情況。3.責(zé)任追究對(duì)于因單據(jù)遺失給公司造成損失的，將根據(jù)情節(jié)輕重，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)