機要科管理制度?一、總則（一）目的為加強公司機要科的管理，確保公司機要文件、資料和信息的安全與保密，規范機要工作流程，提高工作效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司機要科全體工作人員以及涉及機要工作的相關部門和人員。（三）基本原則1.保密性原則：嚴格保守公司機密，防止機要信息泄露。2.準確性原則：確保機要文件、資料和信息的內容準確無誤。3.及時性原則：及時處理機要事務，保證工作的高效運轉。4.規范性原則：規范機要工作流程，嚴格按照制度執行。二、機要科工作職責（一）文件管理1.負責公司各類機要文件、資料的收發、登記、傳閱、歸檔和保管。2.對機要文件進行分類、編號，建立電子和紙質檔案，便于查詢和管理。3.定期清理過期文件，按照規定進行銷毀處理。（二）印章管理1.負責公司印章的刻制、啟用、保管和停用。2.嚴格按照印章使用規定，審核用印申請，進行用印登記。3.確保印章存放安全，防止印章被盜用或濫用。（三）會議管理1.協助組織公司重要會議，負責會議通知的發放、會議記錄的整理和會議紀要的撰寫。2.對會議決議的執行情況進行跟蹤和反饋。（四）信息安全管理1.制定機要信息安全管理制度，采取必要的技術和管理措施，保障機要信息系統的安全。2.對機要信息的訪問進行權限控制，防止未經授權的人員獲取機要信息。3.定期進行信息安全檢查和風險評估，及時發現和處理安全隱患。（五）保密工作1.開展保密宣傳教育，提高全體員工的保密意識。2.與涉及機要工作的人員簽訂保密協議，明確保密責任和義務。3.對違反保密制度的行為進行調查和處理。三、機要文件管理（一）文件收發1.機要文件由專人負責收發，設立專門的收發登記本，詳細記錄文件的名稱、編號、來源、份數、日期等信息。2.收到機要文件后，應及時進行核對，確保文件的完整性和準確性。如發現文件有破損、缺頁等情況，應立即與發文單位聯系。3.對緊急文件，應優先處理，確保文件及時傳遞。（二）文件傳閱1.根據文件內容和領導批示，確定傳閱范圍和順序。2.機要文件應采用直傳方式，不得橫傳。傳閱過程中，應嚴格登記，確保文件不丟失、不延誤。3.傳閱人員應在規定時間內將文件閱畢，并簽字確認。如因特殊情況不能及時閱畢，應及時說明原因，并辦理延期手續。（三）文件歸檔1.機要文件辦理完畢后，應及時進行歸檔。歸檔文件應分類整理，按照編號順序裝訂成冊。2.歸檔文件應編制詳細的目錄，便于查詢和檢索。電子檔案應與紙質檔案同步歸檔，并進行備份。3.定期對歸檔文件進行檢查和清理，確保檔案的完整性和準確性。（四）文件保管1.機要文件應存放在專門的機要室，配備必要的安全設施，如保險柜、防盜門窗、監控設備等。2.機要室應保持清潔、干燥、通風良好，防止文件受潮、發霉、蟲蛀等。3.對機要文件的借閱和查閱應嚴格按照規定辦理手續，確保文件的安全。（五）文件銷毀1.過期、作廢的機要文件應及時進行銷毀處理。銷毀文件應填寫銷毀清單，經領導批準后，由專人負責銷毀。2.銷毀文件可采用粉碎、焚燒等方式，確保文件無法恢復。銷毀過程應進行記錄，并由監銷人員簽字確認。四、印章管理（一）印章刻制1.公司印章的刻制由機要科統一負責，根據公司需要，按照相關規定到公安機關指定的刻章單位進行刻制。2.刻制印章時，應提供公司介紹信、營業執照副本等相關證明材料，并填寫印章刻制申請表，經公司領導批準后辦理。3.印章刻制完成后，機要科應及時進行登記，建立印章檔案，并將印章移交專人保管。（二）印章啟用1.新印章啟用前，應在公司內部進行公示，明確印章的使用范圍和管理規定。2.啟用印章時，應填寫印章啟用申請表，經公司領導批準后，在《印章使用登記表》上進行登記，并注明啟用日期。3.印章啟用后，原印章同時廢止。（三）印章保管1.公司印章應指定專人保管，保管人員應具備高度的責任心和保密意識。2.印章應存放在保險柜中，實行雙人保管制度，確保印章的安全。3.保管人員不得擅自將印章帶出公司，如需外出使用，應經公司領導批準，并辦理相關手續。（四）印章使用1.各部門或個人需要使用公司印章時，應填寫《印章使用申請表》，注明用印事項、用印時間、用印份數等內容，并經部門負責人簽字確認。2.申請表應提交機要科審核，機要科根據用印規定進行審核，如符合要求，報公司領導批準。3.經批準后，保管人員應按照申請表上的內容進行用印，并在《印章使用登記表》上進行詳細登記。4.用印時，應確保印章清晰、端正，不得在空白紙張或文件上加蓋印章。（五）印章停用1.因公司機構變更、印章損壞等原因需要停用印章時，應填寫《印章停用申請表》，經公司領導批準后，在公司內部進行公示。2.停用的印章應及時交回機要科，由機要科進行封存，并在《印章使用登記表》上注明停用日期。3.封存的印章應妥善保管，定期進行檢查，防止印章被盜用或丟失。五、會議管理（一）會議組織1.根據公司領導的指示和工作需要，機要科負責組織公司重要會議，包括公司例會、專題會議、臨時會議等。2.會議組織人員應提前與相關部門和人員溝通，確定會議時間、地點、參會人員、會議議程等事項，并發出會議通知。3.會議通知應明確會議的主題、目的、時間、地點、參會人員、會議議程等內容，確保參會人員提前做好準備。（二）會議記錄1.會議組織人員應安排專人負責會議記錄，記錄人員應具備良好的文字記錄能力和組織協調能力。2.會議記錄應準確、完整地記錄會議的內容，包括會議發言、討論情況、決議事項等。記錄人員應使用統一的會議記錄格式，確保記錄的規范性。3.會議記錄應在會議結束后及時整理，形成會議紀要。會議紀要應經會議主持人審核簽字后，分發給參會人員和相關部門。（三）會議紀要1.會議紀要應客觀、準確地反映會議的主要內容和決議事項，突出重點，語言簡潔明了。2.會議紀要應明確決議事項的責任部門、責任人、完成時間等內容，便于跟蹤和落實。3.會議紀要應及時分發給參會人員和相關部門，確保決議事項得到有效傳達和執行。（四）會議決議執行情況跟蹤1.機要科負責對會議決議的執行情況進行跟蹤和反饋，定期收集各部門的執行情況報告。2.對執行過程中出現的問題，機要科應及時協調相關部門進行解決，并將情況反饋給公司領導。3.會議決議執行完畢后，機要科應及時進行總結和歸檔，為今后的工作提供參考。六、信息安全管理（一）信息安全制度建設1.機要科應制定完善的信息安全管理制度，明確信息安全管理的職責、流程和措施。2.信息安全管理制度應包括信息系統安全管理、網絡安全管理、數據備份與恢復管理、用戶賬號與密碼管理等內容。3.定期對信息安全管理制度進行評估和修訂，確保制度的有效性和適應性。（二）信息系統安全管理1.加強對公司信息系統的安全防護，安裝必要的防火墻、入侵檢測系統、防病毒軟件等安全設備。2.定期對信息系統進行安全檢查和漏洞掃描，及時發現和修復安全隱患。3.對信息系統的訪問進行權限控制，根據用戶的工作職責和權限，分配相應的系統訪問權限。（三）網絡安全管理1.加強對公司網絡的安全管理，設置網絡訪問控制策略，防止外部非法網絡訪問。2.定期對網絡設備進行維護和檢查，確保網絡的穩定運行。3.對網絡傳輸的數據進行加密處理，防止數據在傳輸過程中被竊取或篡改。（四）數據備份與恢復管理1.建立數據備份制度，定期對公司重要數據進行備份，備份數據應存儲在安全的地方。2.制定數據恢復計劃，定期進行數據恢復演練，確保在數據丟失或損壞時能夠及時恢復。3.對數據備份和恢復情況進行記錄，以便查詢和審計。（五）用戶賬號與密碼管理1.對公司員工的用戶賬號進行統一管理，根據員工的工作職責和權限，分配相應的賬號和密碼。2.要求員工定期更換密碼，密碼應具有一定的強度，包含字母、數字和特殊字符。3.對離職員工的賬號及時進行停用和刪除，防止賬號被非法使用。七、保密工作（一）保密宣傳教育1.定期組織公司員工進行保密宣傳教育，提高員工的保密意識和保密技能。2.保密宣傳教育內容包括國家保密法律法規、公司保密制度、保密知識和技能等。3.可通過舉辦保密培訓班、發放保密宣傳資料、組織保密知識競賽等方式，開展保密宣傳教育活動。（二）保密協議簽訂1.與涉及機要工作的人員簽訂保密協議，明確保密責任和義務。2.保密協議應包括保密范圍、保密期限、違約責任等內容。3.新員工入職時，應及時簽訂保密協議；員工離職時，應收回保密協議，并進行保密提醒。（三）保密檢查與監督1.定期開展保密檢查工作，對機要室、計算機網絡、辦公區域等進行檢查，發現問題及時整改。2