憑證室管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司憑證室的管理，確保公司各類憑證的安全、完整和有序存放，便于憑證的查閱、使用和保管，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司憑證室及在憑證室從事相關工作的所有人員。（三）基本原則1.安全保密原則：確保憑證的安全，防止憑證丟失、損壞、泄露等情況發生。2.規范有序原則：憑證的存放、查閱、使用等應按照規定的程序和方法進行，保證工作的規范化和有序化。3.高效便捷原則：在保證安全和規范的前提下，提高憑證查閱和使用的效率，滿足公司業務需要。二、憑證室人員管理（一）人員配備憑證室應配備專人負責憑證的管理工作，包括憑證的接收、整理、歸檔、保管、查閱等。（二）崗位職責1.憑證管理員負責公司各類憑證的日常管理工作，包括憑證的收集、整理、裝訂、編號、歸檔等。按照規定的存放方式和要求，將憑證妥善保管在憑證室，確保憑證的安全和完整。建立憑證管理臺賬，記錄憑證的種類、數量、存放位置、出入庫時間等信息，做到賬實相符。負責憑證的查閱、借閱登記工作，按照規定的程序辦理查閱、借閱手續，及時催還借出的憑證。定期對憑證室進行盤點，檢查憑證的保管情況，發現問題及時報告并處理。協助其他部門查詢、復印相關憑證資料，提供必要的支持和服務。負責憑證室的環境衛生和安全保衛工作，保持憑證室的整潔和通風良好，防止火災、盜竊等事故的發生。2.憑證室主管全面負責憑證室的管理工作，制定和完善憑證室的各項管理制度和工作流程。組織憑證管理員開展憑證管理工作，對憑證管理工作進行監督和指導，確保工作質量和效率。協調與其他部門的關系，及時了解公司業務對憑證管理的需求，為公司提供準確、及時的憑證支持。定期向上級領導匯報憑證管理工作情況，提出改進工作的建議和措施。負責憑證室人員的培訓和考核工作，提高憑證管理員的業務水平和綜合素質。參與公司重大事項的憑證審查和管理工作，為公司決策提供依據。（三）人員要求1.憑證管理員應具備良好的職業道德和責任心，工作認真負責，嚴謹細致。2.熟悉公司財務制度和會計核算流程，了解各類憑證的性質和用途。3.具備一定的檔案管理知識和技能，能夠熟練運用計算機進行憑證信息的錄入和查詢。4.嚴格遵守公司的保密制度，保守公司財務秘密。三、憑證的分類與編號（一）憑證分類公司憑證主要分為以下幾類：1.會計憑證：包括原始憑證和記賬憑證，是記錄公司經濟業務發生和完成情況的書面證明，是登記賬簿的依據。2.財務報表：包括資產負債表、利潤表、現金流量表等，是反映公司財務狀況和經營成果的書面文件。3.稅務憑證：包括發票、納稅申報表、完稅證明等，是公司履行納稅義務的書面證明。4.合同協議：包括銷售合同、采購合同、租賃合同、借款合同等，是公司與外部單位或個人簽訂的具有法律效力的書面文件。5.其他憑證：包括審計報告、驗資報告、評估報告、銀行對賬單、收據等，是與公司財務活動相關的其他書面文件。（二）編號規則1.會計憑證記賬憑證按照月份和憑證序號連續編號，例如：20XX年X月第1號記賬憑證。原始憑證應與記賬憑證一一對應，編號可采用記賬憑證編號后加附號的方式，例如：20XX年X月第1號記賬憑證附件1、附件2等。2.財務報表按照年份和報表種類進行編號，例如：20XX年度資產負債表（A）、20XX年度利潤表（B）等。對于同一報表的不同期次，可在報表編號后加期次號，例如：20XX年度資產負債表（A）第1期、第2期等。3.稅務憑證發票按照發票代碼和發票號碼進行編號，例如：發票代碼1100XXXXX，發票號碼00000001。納稅申報表、完稅證明等按照年份和申報（完稅）月份進行編號，例如：20XX年X月納稅申報表、20XX年X月完稅證明等。4.合同協議按照合同簽訂年份和合同類別進行編號，例如：20XX年銷售合同（S）、20XX年采購合同（C）等。對于同一類合同的不同編號，可在合同編號后加順序號，例如：20XX年銷售合同（S）001、002等。5.其他憑證審計報告、驗資報告、評估報告等按照報告出具年份和報告種類進行編號，例如：20XX年審計報告（A）、20XX年驗資報告（V）等。銀行對賬單、收據等按照年份和月份進行編號，例如：20XX年X月銀行對賬單、20XX年X月收據等。四、憑證的接收與整理（一）憑證接收1.各部門在業務發生后，應及時將相關憑證傳遞至憑證室。傳遞憑證時，應填寫憑證交接清單，注明憑證的種類、數量、日期等信息，并由交接雙方簽字確認。2.憑證管理員在收到憑證后，應對憑證的完整性和準確性進行初步審核。審核內容包括憑證的名稱、日期、編號、金額、摘要、附件等是否齊全、清晰，簽字蓋章是否完備等。如發現問題，應及時與相關部門溝通并要求更正。（二）憑證整理1.按照憑證分類和編號規則，對接收的憑證進行分類整理。同類憑證應按照時間順序排列，確保編號連續。2.對于會計憑證，應將原始憑證粘貼在記賬憑證后面，并按照記賬憑證的編號順序裝訂成冊。裝訂時應使用統一的裝訂線，確保裝訂牢固、整齊美觀。3.對于財務報表、稅務憑證、合同協議、其他憑證等，應分別進行整理和編號，并按照類別存放。整理后的憑證應整齊有序，便于查閱和保管。五、憑證的存放與保管（一）存放環境1.憑證室應選擇干燥、通風、防火、防潮、防蟲的房間作為存放地點。2.憑證室內應配備必要的消防器材和安全設施，如滅火器、消火栓、防盜門窗等，確保憑證的安全存放。3.憑證架應牢固、整齊，能夠滿足憑證存放的需要。憑證應按照編號順序依次存放，便于查找和取用。（二）保管期限1.會計憑證的保管期限按照國家有關規定執行，一般為30年。2.財務報表、稅務憑證、合同協議、其他憑證等的保管期限根據其重要性和相關法律法規的要求確定，一般不少于5年。3.保管期限屆滿的憑證，應按照公司檔案管理制度的規定進行銷毀或移交檔案部門保管。（三）保管措施1.憑證管理員應定期對憑證進行檢查和盤點，確保憑證的安全和完整。檢查內容包括憑證的存放位置、數量、外觀等是否正常，是否有損壞、丟失等情況。如發現問題，應及時報告并采取相應的措施進行處理。2.憑證室應設置門禁系統，限制無關人員進入。憑證管理員應妥善保管門禁卡和鑰匙，不得隨意轉借他人。3.憑證室應安裝監控設備，對憑證室的出入情況和內部環境進行實時監控。監控資料應保存一定期限，以備查閱。4.對于重要憑證和涉及公司機密的憑證，應采取加密存儲、專人保管等特殊措施，確保憑證的安全保密。六、憑證的查閱與借閱（一）查閱規定1.公司內部人員因工作需要查閱憑證時，應填寫憑證查閱申請表，注明查閱憑證的種類、日期、用途等信息，并經所在部門負責人簽字同意后，方可到憑證室查閱。2.憑證管理員應按照查閱申請表的要求，為查閱人員提供相應的憑證，并在查閱過程中進行監督，確保查閱人員按照規定的程序和方法進行查閱，不得擅自涂改、損毀、抽取憑證。3.查閱人員查閱完畢后，應及時將憑證歸還憑證管理員，并在查閱申請表上簽字確認。憑證管理員應認真核對歸還的憑證是否完整、無損壞，如有問題應及時查明原因并處理。（二）借閱規定1.公司外部單位或個人因特殊原因需要借閱公司憑證時，應填寫憑證借閱申請表，注明借閱憑證的種類、數量、用途、歸還日期等信息，并經公司分管領導簽字同意后，方可到憑證室借閱。2.憑證管理員應與借閱人員簽訂憑證借閱協議，明確雙方的權利和義務，包括借閱憑證的保管責任、歸還時間、違約責任等。3.借閱人員借閱憑證時，應按照借閱協議的要求，向憑證管理員出具有效身份證件，并辦理借閱登記手續。憑證管理員應將借閱憑證的相關信息記錄在憑證借閱登記簿上，包括借閱人員姓名、單位、借閱憑證種類和數量、借閱日期、預計歸還日期等。4.借閱人員應妥善保管借閱的憑證，不得轉借他人或用于其他非借閱目的。如因特殊情況需要延長借閱期限，應提前向憑證管理員提出申請，并經公司分管領導批準。5.借閱人員歸還憑證時，應按照借閱協議的要求，將憑證完整、無損壞地歸還憑證室。憑證管理員應認真核對歸還的憑證是否與借閱登記簿上的記錄一致，并在借閱登記簿上注明歸還日期。如發現借閱憑證有損壞、丟失等情況，借閱人員應承擔相應的賠償責任。七、憑證的銷毀（一）銷毀條件1.保管期限屆滿且無繼續保存價值的憑證，可按照公司檔案管理制度的規定進行銷毀。2.因公司改制、重組、撤銷等原因，需要銷毀的憑證，應按照相關法律法規和公司規定的程序進行處理。（二）銷毀程序1.憑證管理員應定期對保管期限屆滿的憑證進行清理，提出銷毀申請，并填寫憑證銷毀申請表，注明銷毀憑證的種類、數量、日期、保管期限等信息。2.憑證銷毀申請表經憑證室主管審核后，報公司分管領導批準。3.憑證銷毀申請批準后，憑證管理員應組織相關人員對擬銷毀的憑證進行清點、核對，確保銷毀憑證的準確性和完整性。4.憑證銷毀應采用適當的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保憑證信息無法恢復。銷毀過程應由專人負責監督，確保銷毀工作的安全、規范進行。5.憑證銷毀完畢后，監督人員應在憑證銷毀申請表上簽字確認，并將銷毀情況記錄在憑證銷毀登記簿上。憑證銷毀申請表和憑證銷毀登記簿應作為公司檔案資料妥善保管。八、監督與檢查（一）內部監督1.憑證室主管應定期對憑證管理工作進行檢查，包括憑證的接收、整理、存放、保管、查閱、借閱、銷毀等環節，發現問題及時督促憑證管理員進行整改。2.公司內部審計部門應定期對憑證室進行審計，檢查憑證管理制度的執行情況，發現違規行為及時提出整改意見，并向公司管理層報告。（二）外