客房券管理制度?目的為加強公司客房券的管理，規范客房券的發行、使用、回收等流程，確保客房券的合理使用和有效管理，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內部發行的所有客房券，包括但不限于員工福利房券、客戶招待房券等。基本原則1.合法性原則：客房券的發行、使用等活動必須符合國家法律法規及相關政策要求。2.真實性原則：客房券信息必須真實、準確，不得偽造、變造。3.規范性原則：嚴格按照規定的流程和標準進行客房券的管理操作。4.安全性原則：確保客房券在保管、傳遞等過程中的安全，防止丟失、被盜用等情況發生。客房券的發行發行主體及權限1.公司根據實際業務需求，確定客房券的發行主體。一般情況下，由公司行政部門負責統一發行。2.行政部門應根據公司決策層的意見和相關業務安排，制定客房券發行計劃，明確發行數量、使用對象、有效期等關鍵信息，報公司管理層審批后執行。發行流程1.需求申請：各部門如有發行客房券的需求，應提前向行政部門提交申請，說明發行目的、預計使用數量、使用范圍等詳細情況。2.審核：行政部門對申請進行審核，檢查申請內容是否完整、合理，是否符合公司相關規定和業務需求。對于不符合要求的申請，及時與申請部門溝通并要求補充或修改。3.審批：經審核通過的申請，提交公司管理層審批。管理層根據公司整體運營情況、財務預算等因素進行綜合考量，做出最終審批決定。4.制作與發放：審批通過后，行政部門安排客房券的制作。客房券應包含公司標識、券面編號、使用說明、有效期等必要信息。制作完成后，按照規定的發放流程將客房券發放至相關部門或人員。發行記錄行政部門應建立客房券發行臺賬，詳細記錄每次客房券的發行日期、發行數量、發行對象、券面編號、有效期等信息。發行臺賬應定期進行核對和更新，確保記錄準確無誤。客房券的使用使用范圍1.員工福利：公司可將客房券作為員工福利，供員工本人及其直系親屬在公司合作的酒店使用。2.客戶招待：用于招待來訪客戶，為客戶提供住宿安排，提升客戶體驗，促進業務合作。3.特殊活動：在公司舉辦的特定活動中，如年會、研討會等，可根據活動安排合理使用客房券。使用流程1.預訂：員工或相關使用人員如需使用客房券，應提前與公司合作酒店聯系，按照酒店預訂流程進行客房預訂。預訂時需提供客房券編號及相關使用人信息。2.入住登記：使用人在酒店辦理入住手續時，需向酒店出示客房券及有效身份證件。酒店根據客房券信息確認預訂，并按照正常入住流程辦理手續。3.費用結算：對于使用客房券支付的部分，酒店應按照與公司約定的結算方式進行處理。一般情況下，酒店在每月定期與公司進行對賬結算，公司根據實際使用情況與酒店結清款項。使用限制1.客房券應在有效期內使用，逾期未使用的客房券自動失效。2.一張客房券只能用于一次住宿消費，不得拆分使用。3.客房券的使用應符合酒店的相關規定和房型要求，具體以酒店實際安排為準。4.嚴禁利用客房券進行非法交易或謀取不正當利益，一經發現，將追究相關人員責任，并收回違規使用的客房券。客房券的回收與作廢回收1.當客房券使用完畢或因其他原因需要回收時，酒店應在辦理退房手續時將客房券收回，并在券面上加蓋"已使用"戳記。2.酒店應定期將回收的客房券整理匯總，按照約定的方式返還給公司行政部門。行政部門在收到回收的客房券后，應進行核對，確保回收數量準確無誤。作廢1.對于因損壞、遺失等原因無法正常使用的客房券，使用人應及時向行政部門報告。行政部門核實情況后，對該客房券進行作廢處理，并在發行臺賬中注明作廢原因及券面編號。2.作廢的客房券應妥善保管，定期進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、銷毀方式、監銷人員等信息，確保作廢客房券不會再次流入市場。客房券的保管與安全保管責任1.公司行政部門負責客房券的統一保管，應設立專門的保管場所，確保客房券存放安全。2.保管人員應具備責任心，嚴格遵守客房券保管制度，不得擅自將客房券轉借他人或帶出保管場所。安全措施1.保管場所應具備防火、防盜、防潮等安全設施，確保客房券的存放環境安全。2.對客房券的出入庫應進行嚴格登記，詳細記錄出入庫時間、數量、券面編號、經手人等信息，做到賬實相符。3.定期對客房券的保管情況進行盤點檢查，如發現賬實不符或其他異常情況，應及時查明原因并報告處理。監督與檢查內部監督1.公司內部審計部門應定期對客房券的管理情況進行審計監督，檢查客房券的發行、使用、回收、保管等環節是否符合本制度規定，是否存在違規操作行為。2.行政部門應定期對客房券的使用情況進行統計分析，向公司管理層匯報客房券的使用效果、存在問題及改進建議。外部檢查1.公司應積極配合相關政府部門或行業監管機構的檢查，如實提供客房券管理的相關資料和信息。2.對于檢查中發現的問題，應及時整改落實，并將整改情況報告相關部門。違規處理違規行為界定1.未經審批擅自發行客房券。2.偽造、變造客房券或使用偽造、變造的客房券。3.違規使用客房券，如轉借他人、用于非規定用途等。4.因保管不善導致客房券丟失、被盜用。5.其他違反本制度規定的行為。處理措施1.對于發現的違規行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰。處罰措施包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。2.對于違規使用客房券獲取不當利益的，公司將責令其退還非法所得，并依法追究其法律責任。3.因違規行為給公司造成經濟損失的，違規人