合同員管理制度?總則目的為加強公司合同管理，規范合同員的工作行為，提高合同管理水平，保障公司合法權益，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司內部所有涉及合同簽訂、履行、變更、終止等相關工作的合同員及相關部門。職責分工1.合同管理部門負責制定和完善合同管理制度，指導和監督合同員的工作，審核合同文本，協調合同履行過程中的問題。2.合同員負責具體合同的起草、審核、簽訂、履行跟蹤、歸檔等工作，確保合同的合法性、完整性和有效性。3.其他部門協助合同員做好合同相關工作，提供必要的信息和資料，配合合同履行。合同員任職資格基本條件1.具有良好的職業道德和責任心，誠實守信，保守公司商業秘密。2.具備大專及以上學歷，法律、經濟、管理等相關專業優先。3.熟悉國家法律法規和公司合同管理制度，具有一定的合同管理經驗。專業技能1.具備較強的文字表達能力和溝通協調能力，能夠準確起草和審核合同文本。2.掌握基本的法律知識，能夠識別合同中的法律風險并提出防范措施。3.熟練使用辦公軟件，具備一定的信息化管理能力。培訓與考核1.公司定期組織合同員參加相關培訓，提高其業務水平和綜合素質。2.建立合同員考核機制，對合同員的工作表現進行定期考核，考核結果與績效掛鉤。合同簽訂管理合同起草1.合同員根據業務需求，按照公司合同模板或相關法律法規要求起草合同文本。2.合同文本應明確雙方的權利義務、標的、數量、質量、價款、履行期限、地點、方式等主要條款，確保條款清晰、準確、完整。合同審核1.合同起草完成后，合同員應將合同文本提交給合同管理部門審核。2.合同管理部門應從法律合規、風險防范、公司利益等方面對合同進行審核，并提出修改意見。3.合同員根據審核意見對合同文本進行修改完善，確保合同符合公司要求。合同審批1.修改后的合同文本經合同管理部門審核通過后，提交給公司相關領導審批。2.公司領導應根據合同的重要性和風險程度進行審批，簽署審批意見。3.未經審批或審批未通過的合同不得簽訂。合同簽訂1.合同經審批通過后，合同員應與對方當事人簽訂合同。2.簽訂合同應使用公司統一的合同專用章，并嚴格按照公司印章管理制度辦理印章使用手續。3.合同簽訂過程中，合同員應確保雙方當事人的簽字（蓋章）真實、有效，合同份數符合公司要求。合同履行管理履行跟蹤1.合同簽訂后，合同員應及時跟進合同履行情況，定期與對方當事人溝通，了解合同執行進度。2.合同履行過程中出現問題或風險時，合同員應及時向合同管理部門和公司相關領導匯報，并提出解決方案。變更管理1.合同履行過程中如需變更合同內容，合同員應及時與對方當事人協商，達成一致意見后簽訂書面變更協議。2.變更協議應作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。3.合同員應將變更協議及時提交給合同管理部門備案。終止管理1.合同履行完畢或出現法定終止情形時，合同員應及時與對方當事人辦理合同終止手續。2.合同終止后，合同員應將合同履行情況進行總結，整理相關資料并歸檔。合同檔案管理檔案收集1.合同簽訂后，合同員應及時收集合同文本、審批文件、變更協議、履行記錄等相關資料，并進行整理。2.合同資料應齊全、完整，能夠反映合同簽訂、履行的全過程。檔案整理1.合同員應按照公司檔案管理制度的要求，對合同資料進行分類、編號、裝訂。2.合同檔案應建立電子和紙質檔案，確保檔案的安全性和可查閱性。檔案保管1.合同檔案應由專人負責保管，存放于安全、保密的場所。2.定期對合同檔案進行檢查和維護，確保檔案的完整性和可讀性。檔案查閱1.公司內部人員因工作需要查閱合同檔案時，應填寫檔案查閱申請表，經部門負責人批準后，到檔案保管部門查閱。2.查閱合同檔案應在指定地點進行，不得擅自復印、拍照或帶出檔案資料。3.涉及公司商業秘密的合同檔案，查閱人員應嚴格遵守保密規定，不得泄露相關信息。合同風險防范風險識別1.合同員應在合同簽訂和履行過程中，識別可能存在的風險，如法律風險、信用風險、市場風險等。2.對于識別出的風險，應進行詳細分析和評估，確定風險等級。風險防范措施1.根據風險評估結果，合同員應制定相應的風險防范措施，如增加擔保條款、約定違約責任、加強合同履行監督等。2.在合同起草和審核過程中，應充分考慮風險因素，確保合同條款能夠有效防范風險。風險預警與處理1.合同員應建立風險預警機制，及時發現合同履行過程中的風險信號，并向合同管理部門和公司相關領導匯報。2.對于出現的風險事件，應及時采取措施進行處理，降低風險損失。同時，應總結經驗教訓，完善風險防范措施。監督與檢查內部監督1.合同管理部門應定期對合同員的工作進行檢查，包括合同簽訂、履行、檔案管理等方面。2.檢查結果應及時反饋給合同員，并要求其對存在的問題進行整改。外部審計1.公司定期聘請外部審計機構對合同管理工作進行審計，檢查合同管理制度的執行情況和合同風險防范措施的有效性。2.審計報告應及時提交給公司管理層，針對審計發現的問題提出改進建議。獎勵與處罰獎勵1.對于在合同管理工作中表現突出，為公司避免重大經濟損失或挽回經濟損失的合同員，公司給予表彰和獎勵。2.獎勵方式包括獎金、榮譽證書、晉升等。處罰1.對于違反合同管理制度，導致公司利益受損的合同員，公司將視情節輕重給予相應的處罰。2.處罰方式包括警告、罰款、降職、辭退等。