公證管理制度?一、總則（一）目的為加強公司公證事務管理，規范公證行為，保障公司合法權益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部涉及的各類公證事項，包括但不限于合同公證、知識產權公證、重大事項決策公證等。（三）基本原則1.依法依規原則：公證活動必須嚴格遵守國家法律法規及相關公證程序規則。2.真實合法原則：確保公證事項的內容真實、合法，不得弄虛作假。3.及時有效原則：在規定時間內完成公證申請與辦理，確保公證文書具有法律效力且能及時滿足公司業務需求。二、公證事務管理職責（一）法務部門職責1.負責統籌規劃公司公證事務，制定公證工作計劃與預算。2.審核公證事項的必要性與可行性，對公證內容進行法律把關。3.代表公司與公證機構進行溝通協調，選擇合適的公證機構辦理業務。4.跟蹤公證辦理進度，確保公證工作按時、順利完成。5.保管公證文書原件及相關資料，建立公證檔案。（二）業務部門職責1.根據業務開展需求，及時向法務部門提出公證申請，并提供詳細的業務背景資料和相關文件。2.配合法務部門完成公證事項的前期準備工作，如整理材料、確定公證內容等。3.參與公證過程中的相關會議與溝通，提供必要的說明與解釋。4.根據法務部門要求，及時反饋公證文書的使用情況及后續業務進展。（三）財務部門職責1.根據法務部門提交的公證費用預算，審核并安排資金支付。2.對公證費用的支出進行財務核算與監督，確保費用支出合理合規。三、公證事項申請與受理（一）申請流程1.業務部門在涉及需要公證的業務時，應填寫《公證事項申請表》，詳細說明公證事項的名稱、內容、目的、涉及的業務范圍、預計辦理時間等信息，并附上相關業務文件及資料。2.將填好的申請表提交至法務部門。法務部門收到申請表后，對申請事項進行初步審查，判斷其是否符合公司公證需求及相關規定。（二）受理審查1.法務部門對申請事項進行審查，重點審查以下內容：申請事項是否屬于公證機構的業務范圍。申請材料是否齊全、真實、有效。申請事項是否符合公司利益及相關法律法規要求。2.如申請事項存在問題或申請材料不齊全，法務部門應及時與業務部門溝通，要求其補充或修正相關材料。3.對于符合受理條件的申請事項，法務部門應在收到申請表后的[X]個工作日內確定受理，并向業務部門反饋受理信息。四、公證機構選擇與委托（一）選擇標準1.具有合法資質：公證機構必須依法設立，并取得司法行政部門頒發的執業證書。2.良好信譽：在業內具有較高的聲譽，無違規違紀行為記錄。3.專業能力：具備處理公司相關公證業務的專業人員和豐富經驗。4.服務質量：能夠提供高效、優質、規范的公證服務，及時響應公司需求。（二）選擇程序1.法務部門通過多種渠道收集公證機構信息，包括網絡搜索、行業推薦、咨詢其他企業等。2.根據選擇標準，對收集到的公證機構進行初步篩選，確定若干候選機構。3.向候選公證機構發送《公證業務委托意向書》，介紹公司基本情況、公證業務需求及相關要求，并要求其提供詳細的服務方案、收費標準及過往業績等資料。4.法務部門對候選公證機構提交的資料進行評估，必要時可組織實地考察或召開面談會議，進一步了解其實際情況。5.綜合評估結果，選擇最合適的公證機構，并與其簽訂《公證業務委托合同》。（三）委托內容1.在委托合同中明確公證機構的服務內容，包括但不限于受理公證申請、審查核實材料、制作公證文書、送達公證書等具體工作事項。2.規定公證機構的工作期限，要求其在規定時間內完成公證業務辦理，并明確逾期違約責任。3.約定公證費用的支付方式、標準及結算周期。五、公證辦理過程管理（一）溝通協調1.法務部門與公證機構確定項目負責人，建立定期溝通機制。項目負責人應至少每周進行一次溝通，及時了解公證辦理進展情況，協調解決辦理過程中出現的問題。2.對于公證機構提出的需要公司進一步提供的資料或說明，法務部門應及時通知業務部門準備，并跟蹤反饋給公證機構。（二）資料提供1.業務部門應按照法務部門和公證機構的要求，及時、準確地提供所需資料。所提供資料應確保真實、完整、有效，并對資料的真實性負責。2.法務部門對業務部門提供的資料進行審核把關，確保資料符合公證要求。如發現資料存在問題，應及時要求業務部門補充或修正。（三）進度跟蹤1.法務部門負責制作《公證辦理進度跟蹤表》，詳細記錄公證事項的受理時間、提交補充材料時間、公證機構審查時間、出證時間等關鍵節點信息。2.定期對跟蹤表進行更新，密切關注公證辦理進度，確保公證工作按計劃推進。如發現辦理進度滯后，應及時與公證機構溝通，了解原因并督促其加快辦理。（四）審查核實1.公證機構在辦理公證過程中，將對申請事項及相關資料進行審查核實。法務部門應積極配合公證機構的審查工作，提供必要的協助與解釋。2.對于公證機構提出的疑問或需要進一步核實的情況，法務部門應及時與業務部門溝通，共同進行核實確認。如涉及重大事項或復雜問題，可組織相關部門進行專題研究討論。六、公證文書審核與領取（一）審核內容1.法務部門收到公證機構出具的公證文書初稿后，對其內容進行全面審核。審核重點包括：公證事項是否準確反映申請內容，與公司業務實際情況相符。公證文書格式是否符合相關規定，表述是否清晰、準確、規范。公證機構的簽章及公證員的簽名是否齊全、有效。2.如發現公證文書存在問題，法務部門應及時與公證機構溝通，要求其進行修改完善。（二）領取存檔1.經審核無誤的公證文書，法務部門應及時安排領取。領取時應辦理相關簽收手續，確保公證文書的安全交接。2.法務部門對領取的公證文書原件進行妥善保管，并按照檔案管理規定建立公證檔案。檔案內容應包括公證申請表、申請材料、委托合同、公證文書、溝通記錄等相關資料。七、公證費用管理（一）預算編制1.法務部門根據公司業務發展規劃和預計公證需求，每年年底編制下一年度的公證費用預算。預算內容應包括各類公證事項的預計辦理數量、收費標準及費用總額等。2.公證費用預算應提交至財務部門進行審核，財務部門結合公司財務狀況和資金安排，對預算的合理性進行評估，并提出審核意見。（二）費用支付1.財務部門根據審核通過的公證費用預算，在公證業務辦理完成且收到公證機構開具的正式發票后，按照合同約定的支付方式和時間進行費用支付。2.支付前，財務部門應對發票信息進行核對，確保發票內容與實際業務相符、金額準確無誤。如發現發票存在問題，應及時與公證機構聯系解決。（三）費用核算與分析1.財務部門定期對公證費用進行核算，統計各項公證業務的實際費用支出情況，并與預算進行對比分析。2.如發現費用超支或存在異常情況，應及時與法務部門溝通，查找原因并采取相應措施進行控制和調整。八、公證檔案管理（一）檔案整理1.法務部門負責對公證檔案進行整理歸檔。在公證事項辦理完畢后，應及時將相關資料按照檔案管理要求進行分類、編號、裝訂。2.檔案資料應包括但不限于公證申請表、申請材料清單、委托合同、公證文書副本、往來溝通文件等，確保檔案資料完整、齊全。（二）檔案保管1.建立專門的公證檔案保管場所，配備必要的檔案保管設施，確保檔案安全存放。2.對公證檔案進行定期檢查和維護，防止檔案損壞、丟失或霉變等情況發生。（三）檔案查閱與利用1.公司內部人員因工作需要查閱公證檔案時，應填寫《公證檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等信息，并經所在部門負責人審批后，提交至法務部門。2.法務部門對查閱申請進行審核，審核通過后安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱人員不得擅自復印、摘抄檔案資料，如需復制，應按照檔案管理規定辦理相關手續。3.涉及對外提供公證檔案資料的，應嚴格按照法律法規及公司相關規定執行審批程序，確保公司信息安全。九、監督與考核（一）內部監督1.公司內部審計部門定期對公證事務管理情況進行審計監督，檢查公證事項的辦理程序是否合規、費用支出是否合理、檔案管理是否規范等。2.如發現存在問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核機制1.建立公證事務管理考核機制，對法務部門、業務部門及相關責任人在公證事務管理工作中的表現進行考核評價。2.考核指標包括公證申請的及時性、公證辦理的準確性與效率、費用控