書城文件管理制度?一、總則（一）目的為加強書城文件管理，確保文件的有效識別、存儲、檢索、使用和控制，提高工作效率，保障書城業務的正常開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于書城總部及各門店、各部門所產生、接收、使用和保管的各類文件，包括紙質文件、電子文件等。（三）職責分工1.行政部門負責制定、修訂和完善文件管理制度，并監督制度的執行情況。負責文件管理工作的統籌協調，包括文件的收發、登記、編號、歸檔、保管和銷毀等。負責建立文件管理臺賬，定期對文件進行清查盤點，確保文件的完整性和準確性。負責文件管理設施設備的配備、維護和管理，如文件柜、電腦、打印機、存儲設備等。2.各部門負責本部門文件的起草、審核、審批、印發和使用管理。負責及時將本部門產生的文件報送行政部門歸檔，并配合行政部門做好文件的清查盤點工作。負責本部門員工對文件管理制度的學習和執行，確保文件的妥善保管和正確使用。3.文件起草人負責按照規定格式和要求起草文件，確保文件內容準確、清晰、完整。負責對文件的準確性和時效性負責，并及時對文件進行修訂和更新。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括書城發布的各類規章制度、通知、通報、報告、請示、批復等。2.業務文件：包括書城的業務流程、操作規程、營銷方案、采購合同、銷售合同等。3.財務文件：包括財務預算、財務報表、會計憑證、審計報告等。4.人事文件：包括員工檔案、招聘文件、培訓文件、績效考核文件、薪酬福利文件等。5.其他文件：包括與書城業務相關的其他各類文件，如會議紀要、客戶資料、供應商資料等。（二）文件編號1.編號原則文件編號應具有唯一性，便于識別和管理。編號應體現文件的類別、年份、序號等信息。2.編號方法行政文件編號：[行政部門簡稱][年份][序號]，如"行字[2023]001號"。業務文件編號：[業務部門簡稱][年份][序號]，如"業字[2023]002號"。財務文件編號：[財務部門簡稱][年份][序號]，如"財字[2023]003號"。人事文件編號：[人事部門簡稱][年份][序號]，如"人字[2023]004號"。其他文件編號：[文件類別簡稱][年份][序號]，如"其字[2023]005號"。三、文件起草與審核（一）文件起草1.文件起草人應根據工作需要和相關規定，認真起草文件，確保文件內容符合實際情況，具有可操作性。2.文件起草應使用規范的語言文字，表達準確、簡潔、明了，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯。3.文件起草應按照規定的格式和要求進行，包括文件標題、文號、主送單位、正文、附件、落款等。（二）文件審核1.文件起草完成后，應提交部門負責人進行審核。部門負責人應認真審核文件內容，確保文件的準確性、完整性和合規性。2.對于涉及多個部門或重要事項的文件，應組織相關部門進行會審，共同研究文件內容，提出修改意見和建議。3.文件審核通過后，應按照規定的審批流程進行審批。審批人應認真審閱文件，簽署審批意見。四、文件審批與印發（一）文件審批1.文件審批應按照規定的審批流程進行，一般文件由部門負責人審批，重要文件由分管領導審批，重大文件由總經理審批。2.審批人應認真審閱文件內容，簽署審批意見。對于不符合要求的文件，應退回起草人進行修改，直至符合要求為止。（二）文件印發1.文件審批通過后，由行政部門按照規定的格式和要求進行印發。印發文件應確保文件內容清晰、準確、完整，印刷質量符合要求。2.文件印發后，應及時將文件分發給相關部門和人員，并做好文件的簽收記錄。五、文件收發與登記（一）文件接收1.行政部門負責接收外部單位發送給書城的文件，并進行登記。登記內容包括文件名稱、文號、發文單位、發文日期、文件內容摘要等。2.行政部門應及時將收到的文件分發給相關部門和人員，并做好文件的簽收記錄。對于重要文件，應及時呈送領導閱批。（二）文件發送1.各部門需要發送文件時，應填寫《文件發送登記表》，注明文件名稱、文號、主送單位、抄送單位、發文日期、文件內容摘要等信息。2.部門負責人審核后，將《文件發送登記表》提交給行政部門。行政部門按照規定的格式和要求進行印發，并做好文件的發送記錄。（三）文件登記1.行政部門應建立文件管理臺賬，對文件的收發、編號、審批、印發、傳閱、歸檔、保管和銷毀等情況進行詳細登記。2.文件管理臺賬應定期進行更新和維護，確保臺賬信息的準確性和完整性。六、文件傳閱與使用（一）文件傳閱1.對于需要傳閱的文件，行政部門應按照規定的傳閱范圍進行傳閱，并做好文件的傳閱記錄。傳閱記錄應包括文件名稱、文號、傳閱日期、傳閱人、傳閱意見等信息。2.傳閱人應在規定的時間內將文件閱畢，并簽署傳閱意見。對于需要回復的文件，傳閱人應及時將文件回復給行政部門。（二）文件使用1.員工因工作需要使用文件時，應填寫《文件借閱登記表》，注明文件名稱、文號、借閱日期、借閱人、借閱用途等信息。2.部門負責人審核后，將《文件借閱登記表》提交給行政部門。行政部門按照規定的程序進行借閱登記，并將文件借給借閱人。3.借閱人應妥善保管文件，不得擅自復印、轉借、涂改或丟失文件。如需復印文件，應經行政部門同意，并按照規定的程序進行登記。4.文件使用完畢后，借閱人應及時將文件歸還行政部門，并做好文件的歸還記錄。七、文件歸檔與保管（一）文件歸檔1.各部門應在文件辦理完畢后，及時將文件整理歸檔，并提交給行政部門。歸檔文件應確保文件內容完整、準確、清晰，紙質文件應一式兩份，一份歸檔，一份留存部門備用。2.行政部門應按照文件分類和編號的要求，對歸檔文件進行整理、裝訂和編目，并建立文件檔案。文件檔案應包括文件目錄、文件正文、附件等內容。（二）文件保管1.行政部門應建立專門的文件檔案室，配備必要的文件保管設施設備，如文件柜、除濕機、防蟲藥等，確保文件的安全保管。2.文件檔案室應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合文件保管的要求。3.行政部門應定期對文件檔案進行清查盤點，確保文件的完整性和準確性。對于損壞、丟失或過期的文件，應及時進行處理。八、文件查閱與借閱（一）文件查閱1.內部員工因工作需要查閱文件時，應填寫《文件查閱申請表》，注明文件名稱、文號、查閱日期、查閱人、查閱用途等信息。2.部門負責人審核后，將《文件查閱申請表》提交給行政部門。行政部門按照規定的程序進行查閱登記，并安排專人陪同查閱。3.查閱人應在指定的地點查閱文件，不得擅自將文件帶出檔案室。如需復印文件，應經行政部門同意，并按照規定的程序進行登記。（二）文件借閱1.外部單位或人員因工作需要借閱文件時，應填寫《文件借閱申請表》，注明文件名稱、文號、借閱日期、借閱人、借閱用途、歸還日期等信息。2.借閱人所在單位應出具介紹信或證明，并經書城分管領導批準。行政部門按照規定的程序進行借閱登記，并將文件借給借閱人。3.借閱人應妥善保管文件，不得擅自復印、轉借、涂改或丟失文件。如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。4.文件借閱期滿后，借閱人應及時將文件歸還行政部門，并做好文件的歸還記錄。九、文件保密與銷毀（一）文件保密1.所有涉及書城商業秘密、敏感信息或機密事項的文件，應嚴格按照保密制度進行管理，確保文件的安全保密。2.接觸和處理保密文件的人員，應簽訂保密協議，明確保密責任和義務。3.保密文件應在專門的文件柜中存放，并設置專人保管。未經授權，任何人不得擅自查閱、復印、傳播或銷毀保密文件。（二）文件銷毀1.文件保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀的文件，應按照規定的程序進行銷毀。2.文件銷毀前，行政部門應組織相關人