采購單管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司采購單的管理流程，確保采購活動的順利進(jìn)行，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，控制采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購單的創(chuàng)建、審批、執(zhí)行、跟蹤及存檔等相關(guān)管理活動。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：采購單內(nèi)容必須準(zhǔn)確反映采購需求，包括商品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、交貨地點(diǎn)等信息。2.規(guī)范性原則：采購單的格式、編號、審批流程等應(yīng)遵循公司統(tǒng)一規(guī)定，確保管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。3.及時性原則：采購部門應(yīng)及時處理采購需求，按時創(chuàng)建采購單，并跟蹤采購進(jìn)度，確保按時完成采購任務(wù)。4.責(zé)任明確原則：明確采購單各環(huán)節(jié)相關(guān)人員的職責(zé)，做到責(zé)任到人，避免出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象。二、采購單的創(chuàng)建（一）采購需求的提出1.使用部門：各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購需求申請表》，詳細(xì)說明所需商品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計交貨時間等信息，并提交給部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人：對采購需求進(jìn)行審核，確認(rèn)需求的合理性和必要性，簽字批準(zhǔn)后提交給采購部門。（二）采購單的生成1.采購部門：收到經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的《采購需求申請表》后，采購專員根據(jù)需求信息創(chuàng)建采購單。采購單應(yīng)包含以下基本內(nèi)容：采購單編號：按照公司規(guī)定的編號規(guī)則進(jìn)行編制，確保唯一性。采購日期：記錄采購單的創(chuàng)建日期。供應(yīng)商名稱：填寫擬采購商品或服務(wù)的供應(yīng)商名稱。商品或服務(wù)描述：詳細(xì)說明采購的商品或服務(wù)的規(guī)格、型號、品牌等信息。數(shù)量：明確采購的商品或服務(wù)的數(shù)量。單價：記錄每件商品或每項(xiàng)服務(wù)的采購價格。總價：采購商品或服務(wù)的總金額，由單價乘以數(shù)量得出。交貨時間：明確供應(yīng)商的交貨日期。交貨地點(diǎn)：填寫商品或服務(wù)的交貨地點(diǎn)。質(zhì)量要求：注明采購商品或服務(wù)應(yīng)達(dá)到的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。付款方式：說明公司的付款方式和付款期限。審批記錄：預(yù)留審批簽字欄，記錄采購單的審批過程。2.采購單的審核：采購單創(chuàng)建完成后，采購專員應(yīng)提交給采購部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。采購部門負(fù)責(zé)人重點(diǎn)審核采購單的內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，采購需求是否符合公司規(guī)定，供應(yīng)商選擇是否合理等。審核通過后，簽字批準(zhǔn)采購單。三、采購單的審批（一）常規(guī)采購單審批1.金額權(quán)限劃分：根據(jù)采購金額的大小，設(shè)定不同級別的審批權(quán)限。采購金額在[X]元以下的采購單，由采購部門負(fù)責(zé)人審批后即可執(zhí)行。采購金額在[X]元至[X]元之間的采購單，需經(jīng)采購分管領(lǐng)導(dǎo)審批。采購金額在[X]元以上的采購單，需經(jīng)總經(jīng)理審批。2.審批流程：采購專員將審核通過的采購單提交給相應(yīng)審批級別領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審批，并在采購單上簽字確認(rèn)。如審批不通過，應(yīng)注明原因，采購專員根據(jù)審批意見進(jìn)行修改后重新提交審批。（二）特殊采購單審批1.特殊情況界定：特殊采購單是指因緊急情況、特殊規(guī)格要求、獨(dú)家供應(yīng)商等原因，需要采取特殊采購流程的采購單。2.審批流程：采購專員填寫《特殊采購單申請表》，詳細(xì)說明特殊采購的原因、預(yù)計采購金額、對公司業(yè)務(wù)的影響等信息，提交給采購部門負(fù)責(zé)人審核。采購部門負(fù)責(zé)人審核通過后，提交給分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，如采購金額超過其審批權(quán)限，還需提交總經(jīng)理審批。總經(jīng)理審批通過后，采購專員方可按照特殊采購流程創(chuàng)建采購單并執(zhí)行。四、采購單的執(zhí)行（一）采購訂單的下達(dá)1.采購專員：采購單經(jīng)審批通過后，采購專員及時將采購單發(fā)送給供應(yīng)商。發(fā)送方式可以采用郵件、傳真、電子采購平臺等方式，確保供應(yīng)商能夠及時收到采購單。2.與供應(yīng)商溝通：采購專員應(yīng)與供應(yīng)商就采購單的內(nèi)容進(jìn)行溝通，確保供應(yīng)商理解采購需求，并確認(rèn)能夠按照要求按時、按質(zhì)、按量交貨。如供應(yīng)商對采購單有疑問或異議，采購專員應(yīng)及時協(xié)調(diào)解決。（二）采購進(jìn)度跟蹤1.定期跟蹤：采購專員應(yīng)定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行進(jìn)度，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)、備貨、運(yùn)輸?shù)惹闆r。跟蹤頻率根據(jù)采購項(xiàng)目的緊急程度和復(fù)雜程度確定，一般每周至少跟蹤一次。2.異常情況處理：如發(fā)現(xiàn)采購進(jìn)度出現(xiàn)延誤或其他異常情況，采購專員應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，了解原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行解決。如供應(yīng)商無法按時交貨，采購專員應(yīng)評估對公司業(yè)務(wù)的影響，并及時向相關(guān)部門匯報，共同協(xié)商解決方案。（三）到貨驗(yàn)收1.驗(yàn)收準(zhǔn)備：在采購商品或服務(wù)到貨前，采購專員應(yīng)通知使用部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。使用部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)驗(yàn)收，并根據(jù)采購單的質(zhì)量要求和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)制定驗(yàn)收計劃。2.驗(yàn)收過程：商品或服務(wù)到貨后，使用部門驗(yàn)收人員按照驗(yàn)收計劃進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括商品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等方面。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員在《驗(yàn)收報告》上簽字確認(rèn)。如驗(yàn)收不合格，驗(yàn)收人員應(yīng)詳細(xì)記錄不合格情況，并及時通知采購專員與供應(yīng)商協(xié)商解決。3.驗(yàn)收結(jié)果處理：采購專員根據(jù)驗(yàn)收結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)處理。如驗(yàn)收合格，采購專員應(yīng)按照采購單的付款方式辦理付款手續(xù)；如驗(yàn)收不合格，采購專員應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商退換貨、補(bǔ)貨、降價等解決方案，并跟蹤處理結(jié)果。五、采購單的變更與撤銷（一）采購單變更1.變更原因：在采購訂單執(zhí)行過程中，如因市場價格波動、需求調(diào)整、供應(yīng)商原因等需要對采購單進(jìn)行變更，采購專員應(yīng)填寫《采購單變更申請表》，詳細(xì)說明變更的內(nèi)容、原因及對采購成本、交貨時間等方面的影響。2.變更審批：《采購單變更申請表》經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，按照采購單原審批流程進(jìn)行審批。審批通過后，采購專員及時將變更信息通知供應(yīng)商，并確保供應(yīng)商能夠按照變更后的要求執(zhí)行采購訂單。（二）采購單撤銷1.撤銷原因：如因采購需求取消、供應(yīng)商無法履行合同等原因需要撤銷采購單，采購專員應(yīng)填寫《采購單撤銷申請表》，詳細(xì)說明撤銷的原因及對公司業(yè)務(wù)的影響。2.撤銷審批：《采購單撤銷申請表》經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，按照采購單原審批流程進(jìn)行審批。審批通過后，采購專員及時通知供應(yīng)商撤銷采購訂單，并與供應(yīng)商協(xié)商處理已發(fā)生的費(fèi)用等相關(guān)事宜。六、采購單的存檔與查詢（一）采購單存檔1.存檔內(nèi)容：采購單執(zhí)行完畢后，采購專員應(yīng)將采購單及其相關(guān)附件（如《采購需求申請表》、《驗(yàn)收報告》、《采購單變更申請表》、《采購單撤銷申請表》等）進(jìn)行整理歸檔。2.存檔方式：采購單存檔采用電子文檔和紙質(zhì)文檔相結(jié)合的方式。電子文檔應(yīng)按照公司規(guī)定的文件命名規(guī)則和存儲路徑進(jìn)行保存，紙質(zhì)文檔應(yīng)裝訂成冊，注明采購單編號、采購日期、供應(yīng)商名稱等信息，并存放在指定的檔案柜中。（二）采購單查詢1.查詢權(quán)限：公司內(nèi)部相關(guān)人員根據(jù)工作需要，可按照規(guī)定的查詢權(quán)限查詢采購單相關(guān)信息。查詢權(quán)限分為普通查詢和高級查詢，普通查詢可查詢采購單的基本信息，高級查詢可查詢采購單的詳細(xì)執(zhí)行情況、變更記錄、驗(yàn)收結(jié)果等信息。2.查詢流程：需要查詢采購單信息的人員填寫《采購單查詢申請表》，注明查詢的采購單編號、查詢內(nèi)容、查詢原因等信息，提交給采購部門負(fù)責(zé)人審批。采購部門負(fù)責(zé)人審批通過后，采購專員按照查詢權(quán)限提供相應(yīng)的采購單信息。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部審計：公司內(nèi)部審計部門定期對采購單管理流程進(jìn)行審計，檢查采購單的創(chuàng)建、審批、執(zhí)行、變更、撤銷等環(huán)節(jié)是否符合公司規(guī)定，是否存在違規(guī)操作行為。2.風(fēng)險管理：采購部門應(yīng)建立采購風(fēng)險評估機(jī)制，對采購過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險進(jìn)行識別、評估和控制。對于重大采購項(xiàng)目，應(yīng)制定專項(xiàng)風(fēng)險應(yīng)對措施，確保采購活動的順利進(jìn)行。（二）考核辦法1.考核指標(biāo)：制定采購單管理考核指標(biāo)，包括采購訂單按時執(zhí)行率、采購商品驗(yàn)收合格率、采購成本控制情況、供應(yīng)商滿意度等。2.考核周期：采購單管理考核周期為季度考核和年度考核相結(jié)合。季度考核于每季度末進(jìn)行，年度考核于每年年底進(jìn)行。3.考核結(jié)果應(yīng)用：根據(jù)考核結(jié)果，對采購部門及相關(guān)人員進(jìn)行獎懲。對于采購單管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予表彰和獎勵；對于