防止過(guò)期管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司對(duì)各類(lèi)物品、文件、信息等的管理，防止過(guò)期情況的發(fā)生，確保公司運(yùn)營(yíng)的正常秩序，保障公司各項(xiàng)工作的高效開(kāi)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有部門(mén)、崗位及涉及的各類(lèi)物品、文件、信息等相關(guān)管理活動(dòng)。（三）基本原則1.預(yù)防為主原則：通過(guò)建立完善的預(yù)警機(jī)制和管理流程，提前對(duì)可能出現(xiàn)過(guò)期的情況進(jìn)行識(shí)別和防范。2.責(zé)任明確原則：明確各部門(mén)、崗位在防止過(guò)期管理中的職責(zé)，確保工作落實(shí)到人。3.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和實(shí)際情況，及時(shí)調(diào)整和完善防止過(guò)期管理措施。二、管理職責(zé)（一）行政部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定和完善防止過(guò)期管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.對(duì)公司各類(lèi)物品的有效期進(jìn)行統(tǒng)一登記和管理，建立物品有效期臺(tái)賬。3.定期組織對(duì)公司內(nèi)各類(lèi)物品進(jìn)行清查，提醒相關(guān)部門(mén)和人員及時(shí)處理即將過(guò)期的物品。4.負(fù)責(zé)公司文件、檔案的整理和歸檔，確保文件資料的完整性和準(zhǔn)確性，并按照規(guī)定的保存期限進(jìn)行妥善保管，防止文件過(guò)期失效。（二）各業(yè)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)涉及的各類(lèi)物品、文件、信息等的有效期管理，指定專人負(fù)責(zé)相關(guān)工作。2.配合行政部門(mén)做好物品有效期的清查和處理工作，及時(shí)反饋本部門(mén)物品的使用和過(guò)期情況。3.對(duì)本部門(mén)產(chǎn)生的文件、信息等按照規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、存儲(chǔ)，確保文件資料的時(shí)效性，并在有效期屆滿前及時(shí)進(jìn)行清理或歸檔。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)1.根據(jù)防止過(guò)期管理制度，審核相關(guān)費(fèi)用的報(bào)銷(xiāo)，對(duì)于因過(guò)期導(dǎo)致的損失不予報(bào)銷(xiāo)。2.協(xié)助行政部門(mén)對(duì)過(guò)期物品的報(bào)廢處理進(jìn)行財(cái)務(wù)核算和監(jiān)督。三、物品防止過(guò)期管理（一）物品分類(lèi)1.辦公用品：如文具、紙張、墨盒、硒鼓等。2.辦公設(shè)備及耗材：電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等設(shè)備及對(duì)應(yīng)的耗材。3.勞保用品：安全帽、工作服、手套、防護(hù)鞋等。4.食品及飲品：?jiǎn)T工福利食品、會(huì)議室飲品等。5.化學(xué)品：清潔劑、消毒劑、油墨等。6.其他物品：如綠植、滅火器等。（二）有效期標(biāo)識(shí)與登記1.采購(gòu)部門(mén)在采購(gòu)物品時(shí)，應(yīng)確保物品標(biāo)注有清晰的生產(chǎn)日期、保質(zhì)期或有效期等信息。2.行政部門(mén)收到物品后，對(duì)具有有效期的物品進(jìn)行統(tǒng)一登記，記錄物品名稱、規(guī)格型號(hào)、采購(gòu)日期、有效期至等信息，建立物品有效期臺(tái)賬。3.各部門(mén)領(lǐng)用物品時(shí)，應(yīng)檢查物品的有效期，并在領(lǐng)用登記表上簽字確認(rèn)。（三）庫(kù)存管理與清查1.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照物品的性質(zhì)和有效期要求，合理安排存放位置，確保物品存放環(huán)境符合要求，避免因環(huán)境因素導(dǎo)致物品提前過(guò)期。2.行政部門(mén)定期（每月至少一次）組織對(duì)公司庫(kù)存物品進(jìn)行清查，核對(duì)物品有效期臺(tái)賬與實(shí)際庫(kù)存情況。3.對(duì)于即將過(guò)期的物品，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)填寫(xiě)《物品過(guò)期預(yù)警通知單》，通知相關(guān)部門(mén)及時(shí)處理。通知單應(yīng)注明物品名稱、規(guī)格型號(hào)、采購(gòu)日期、有效期至、剩余數(shù)量等信息。（四）過(guò)期物品處理1.各部門(mén)收到《物品過(guò)期預(yù)警通知單》后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)（一般為接到通知后的[X]個(gè)工作日）對(duì)過(guò)期物品進(jìn)行處理。2.對(duì)于可回收利用的過(guò)期物品，如紙張、金屬等，由行政部門(mén)統(tǒng)一安排回收處理。3.對(duì)于不可回收且存在安全風(fēng)險(xiǎn)的過(guò)期物品，如化學(xué)品、食品等，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)的要求進(jìn)行妥善處理，如交由有資質(zhì)的環(huán)保處理公司進(jìn)行處理，并保存好處理記錄。4.對(duì)于因過(guò)期導(dǎo)致的資產(chǎn)損失，相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)查明原因，屬于人為因素造成的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。四、文件防止過(guò)期管理（一）文件分類(lèi)1.公司制度文件：包括公司章程、各項(xiàng)管理制度、規(guī)定等。2.業(yè)務(wù)文件：如合同、協(xié)議、項(xiàng)目文檔、業(yè)務(wù)報(bào)告等。3.財(cái)務(wù)文件：會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.人事文件：?jiǎn)T工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄等。5.其他文件：如會(huì)議紀(jì)要、通知、函件等。（二）文件編號(hào)與存儲(chǔ)1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)公司各類(lèi)文件進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于文件的識(shí)別和查找。2.文件應(yīng)按照分類(lèi)進(jìn)行存儲(chǔ)，可采用電子存儲(chǔ)和紙質(zhì)存儲(chǔ)相結(jié)合的方式。電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份；紙質(zhì)文件應(yīng)存放在專門(mén)的文件柜中，按照編號(hào)順序排列。3.對(duì)于重要文件，應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)或采取其他安全措施，防止文件泄露或損壞。（三）文件有效期規(guī)定1.公司制度文件應(yīng)根據(jù)法律法規(guī)的變化和公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，定期進(jìn)行修訂和更新，修訂后的文件應(yīng)重新確定有效期。2.業(yè)務(wù)文件的有效期根據(jù)合同、項(xiàng)目的執(zhí)行期限等確定，一般與業(yè)務(wù)活動(dòng)的存續(xù)期一致。3.財(cái)務(wù)文件按照國(guó)家財(cái)務(wù)法規(guī)和公司財(cái)務(wù)管理制度的要求，保存規(guī)定的年限，過(guò)期后按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。4.人事文件的有效期根據(jù)員工的在職狀態(tài)和相關(guān)法律法規(guī)的要求確定，如員工離職后，其相關(guān)檔案資料應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行妥善保管。（四）文件清查與更新1.行政部門(mén)定期（每季度至少一次）對(duì)公司文件進(jìn)行清查，核對(duì)文件的編號(hào)、存儲(chǔ)位置、有效期等信息，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于即將過(guò)期的文件，行政部門(mén)應(yīng)提前通知相關(guān)部門(mén)進(jìn)行評(píng)估和處理。如需繼續(xù)使用，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修訂和更新；如需銷(xiāo)毀，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批和處理。3.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)關(guān)注文件的有效期，在文件有效期屆滿前，對(duì)本部門(mén)產(chǎn)生的文件進(jìn)行整理和更新，確保文件的時(shí)效性。五、信息防止過(guò)期管理（一）信息分類(lèi)1.市場(chǎng)信息：行業(yè)動(dòng)態(tài)、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手信息、市場(chǎng)趨勢(shì)等。2.技術(shù)信息：產(chǎn)品技術(shù)資料、研發(fā)成果、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。3.客戶信息：客戶資料、客戶需求、客戶反饋等。4.內(nèi)部管理信息：公司運(yùn)營(yíng)數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)信息、人力資源信息等。（二）信息收集與整理1.各部門(mén)負(fù)責(zé)收集與本部門(mén)業(yè)務(wù)相關(guān)的各類(lèi)信息，指定專人負(fù)責(zé)信息的收集、整理和分析工作。2.信息收集應(yīng)確保來(lái)源可靠、內(nèi)容準(zhǔn)確，收集到的信息應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理和分類(lèi)，建立信息數(shù)據(jù)庫(kù)或文檔記錄。3.對(duì)于重要信息，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，防止信息丟失或損壞。（三）信息有效期與更新1.市場(chǎng)信息應(yīng)保持及時(shí)性和準(zhǔn)確性，定期（每周至少一次）進(jìn)行更新，確保信息反映最新的市場(chǎng)動(dòng)態(tài)。2.技術(shù)信息隨著技術(shù)的發(fā)展和產(chǎn)品的更新?lián)Q代，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修訂和補(bǔ)充，確保技術(shù)資料的有效性。3.客戶信息應(yīng)根據(jù)客戶的變化情況及時(shí)更新，如客戶聯(lián)系方式、需求變化等，以便更好地為客戶提供服務(wù)。4.內(nèi)部管理信息應(yīng)按照公司管理要求和財(cái)務(wù)、人力資源等相關(guān)制度的規(guī)定，定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，確保信息的時(shí)效性和決策支持作用。（四）信息清查與處理1.行政部門(mén)定期（每半年至少一次）對(duì)公司信息進(jìn)行清查，檢查信息的完整性、準(zhǔn)確性和時(shí)效性。2.對(duì)于過(guò)期或無(wú)效的信息，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清理和刪除，避免占用存儲(chǔ)空間和影響信息查詢效率。3.各部門(mén)應(yīng)積極配合行政部門(mén)的信息清查工作，對(duì)本部門(mén)的信息進(jìn)行自查自糾，確保信息的質(zhì)量。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)公司防止過(guò)期管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行日常監(jiān)督，定期檢查各部門(mén)物品、文件、信息的有效期管理工作。2.公司設(shè)立內(nèi)部審計(jì)部門(mén)，不定期對(duì)各部門(mén)防止過(guò)期管理情況進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，檢查是否存在違規(guī)操作或管理漏洞。3.鼓勵(lì)員工對(duì)發(fā)現(xiàn)的過(guò)期情況進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)于舉報(bào)屬實(shí)的員工給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)。（二）考核辦法1.將防止過(guò)期管理工作納入各部門(mén)績(jī)效考核體系，考核指標(biāo)包括物品過(guò)期率、文件過(guò)期處理及時(shí)率、信息更新及時(shí)率等。2.對(duì)于在防止過(guò)期管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于因工作不力導(dǎo)致出現(xiàn)較多過(guò)期情況的部門(mén)和個(gè)人，進(jìn)行批評(píng)教育，并根據(jù)情節(jié)輕重扣減績(jī)效分?jǐn)?shù)或給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.行政部門(mén)制定年度防止過(guò)期管理培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)時(shí)間和培訓(xùn)方式等。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括防止過(guò)期管理制度、物品有效期識(shí)別方法、文件和信息管理要求等。（二）培訓(xùn)實(shí)施1.根據(jù)培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)，可采用集中授課、現(xiàn)場(chǎng)演示、案例分析等多種方式進(jìn)行培訓(xùn)。2.培訓(xùn)結(jié)束后，對(duì)培訓(xùn)效果進(jìn)行評(píng)估，可通過(guò)考試、實(shí)際操作等方式檢驗(yàn)員工對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容的掌握程度，對(duì)于未通過(guò)