公干單管理制度?目的為規(guī)范公司公干單的管理，確保公司各項(xiàng)公務(wù)活動的有序開展，提高工作效率，明確責(zé)任，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司全體員工因公務(wù)外出所涉及的公干單管理。基本原則1.真實(shí)性原則：公干單所記錄的內(nèi)容必須真實(shí)反映公務(wù)活動的實(shí)際情況。2.準(zhǔn)確性原則：信息填寫應(yīng)準(zhǔn)確無誤，包括時(shí)間、地點(diǎn)、事由、參與人員等。3.及時(shí)性原則：員工應(yīng)在公務(wù)活動結(jié)束后及時(shí)填寫公干單，并按規(guī)定流程提交審批。4.規(guī)范性原則：公干單的格式、填寫要求等應(yīng)符合本制度規(guī)定。公干單的內(nèi)容與格式公干單基本信息1.公干單編號：由公司統(tǒng)一編制，具有唯一性，便于查詢和管理。2.員工姓名：填寫執(zhí)行公務(wù)的員工姓名。3.部門：注明員工所屬部門。4.公干日期：填寫公務(wù)活動開始日期和結(jié)束日期。5.預(yù)計(jì)返回時(shí)間：若為短期公干，應(yīng)明確預(yù)計(jì)返回公司的時(shí)間。公干事由詳細(xì)描述本次公務(wù)活動的目的、任務(wù)和主要內(nèi)容。公干行程安排1.出發(fā)地：記錄從公司出發(fā)前往公務(wù)活動地點(diǎn)的起始位置。2.途經(jīng)地（如有）：若行程中有中轉(zhuǎn)或途經(jīng)其他地點(diǎn)，需明確填寫。3.目的地：注明公務(wù)活動的最終地點(diǎn)。4.具體行程：按時(shí)間順序詳細(xì)列出每天的活動安排，包括會議、拜訪客戶、調(diào)研等具體事項(xiàng)。參與人員1.同行人員：填寫與執(zhí)行公務(wù)員工一同前往的其他公司員工姓名及部門。2.接待人員：記錄對方接待人員的姓名、單位及職務(wù)。費(fèi)用預(yù)算及報(bào)銷說明1.費(fèi)用預(yù)算：根據(jù)公務(wù)活動的預(yù)計(jì)支出，詳細(xì)列出各項(xiàng)費(fèi)用預(yù)算，如交通費(fèi)用、住宿費(fèi)用、餐飲費(fèi)用、通訊費(fèi)用、其他費(fèi)用等。2.報(bào)銷說明：注明各項(xiàng)費(fèi)用的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)和報(bào)銷方式，以及是否需要提前申請借款等。公干單的申請與審批流程申請1.員工在開展公務(wù)活動前，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況填寫公干單。2.將填寫完整的公干單提交給本部門負(fù)責(zé)人。審批1.部門負(fù)責(zé)人審批：部門負(fù)責(zé)人對員工的公干事由、行程安排、費(fèi)用預(yù)算等進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后簽字批準(zhǔn)，并注明是否同意借款。2.上級領(lǐng)導(dǎo)審批（如有需要）：對于涉及重要項(xiàng)目、大額費(fèi)用或跨部門的公務(wù)活動，可能需要上級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)一步審批。上級領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)具體情況進(jìn)行審核，提出意見并簽字。3.特殊情況審批：如遇緊急公務(wù)活動，無法提前按正常流程填寫和審批公干單，員工應(yīng)先電話向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，經(jīng)同意后開展公務(wù)活動，并在活動結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)齊公干單審批手續(xù)。審批結(jié)果反饋1.審批通過的公干單，由行政部門留存一份備案，返還員工一份作為公務(wù)活動的依據(jù)。2.審批不通過的公干單，行政部門應(yīng)及時(shí)通知員工，說明原因，員工需根據(jù)反饋意見對公干單進(jìn)行修改后重新提交審批。公干過程管理行程變更1.員工在公干過程中如需變更行程安排，應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向本部門負(fù)責(zé)人提出書面申請，說明變更的原因和內(nèi)容。2.部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報(bào)上級領(lǐng)導(dǎo)審批（如有需要）。行程變更涉及費(fèi)用調(diào)整的，應(yīng)重新填寫費(fèi)用預(yù)算及報(bào)銷說明，并按審批流程進(jìn)行審批。3.行政部門根據(jù)審批結(jié)果更新公干單備案信息。公干記錄1.員工在公務(wù)活動期間應(yīng)做好相關(guān)記錄，包括會議紀(jì)要、拜訪客戶記錄、調(diào)研數(shù)據(jù)等。2.公干結(jié)束后，員工應(yīng)及時(shí)整理公干記錄，并將相關(guān)資料提交給部門負(fù)責(zé)人。部門負(fù)責(zé)人可根據(jù)工作需要對公干記錄進(jìn)行進(jìn)一步整理和歸檔。溝通與匯報(bào)1.員工在公干期間應(yīng)保持與公司內(nèi)部的溝通，定期向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)公務(wù)活動進(jìn)展情況。2.對于重要事項(xiàng)或突發(fā)事件，應(yīng)及時(shí)向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，確保公司能夠及時(shí)掌握相關(guān)信息并做出決策。公干費(fèi)用管理費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)1.交通費(fèi)用飛機(jī)票：根據(jù)職級和實(shí)際需要，按照公司規(guī)定的艙位等級乘坐，報(bào)銷金額以票面價(jià)格為準(zhǔn)（如有折扣，按實(shí)際支付金額報(bào)銷）。火車票：優(yōu)先選擇高鐵二等座，特殊情況需乘坐一等座或軟臥的，需提前經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。報(bào)銷金額按票面價(jià)格計(jì)算。長途汽車票：按實(shí)際票面金額報(bào)銷，但應(yīng)避免不合理的高額支出。市內(nèi)交通：乘坐公共交通工具的，按實(shí)際發(fā)生金額報(bào)銷；因特殊情況需要乘坐出租車的，需注明事由并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，單次出租車費(fèi)用超過[X]元的，需報(bào)上級領(lǐng)導(dǎo)審批。2.住宿費(fèi)用根據(jù)職級和出差地區(qū)，設(shè)定不同的住宿標(biāo)準(zhǔn)。例如，一線城市每人每晚不超過[X]元，二線城市每人每晚不超過[X]元，三線及以下城市每人每晚不超過[X]元。同性兩人一同出差的，應(yīng)合住標(biāo)準(zhǔn)間，如需單獨(dú)住宿，需提前經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，超出標(biāo)準(zhǔn)部分自理。3.餐飲費(fèi)用按照出差地區(qū)的不同，制定餐飲補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)。一般地區(qū)每人每天補(bǔ)貼[X]元，特殊地區(qū)（如一線城市）每人每天補(bǔ)貼[X]元。公務(wù)接待中的餐飲費(fèi)用，應(yīng)嚴(yán)格按照公司的接待標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，報(bào)銷時(shí)需提供接待清單等相關(guān)證明材料。4.通訊費(fèi)用：根據(jù)員工的工作需要，給予一定的通訊費(fèi)用補(bǔ)貼，具體標(biāo)準(zhǔn)由公司另行規(guī)定。員工應(yīng)提供與公務(wù)活動相關(guān)的通訊記錄作為報(bào)銷依據(jù)。5.其他費(fèi)用：如因公務(wù)活動產(chǎn)生的辦公用品、資料費(fèi)、郵寄費(fèi)等，應(yīng)憑有效發(fā)票實(shí)報(bào)實(shí)銷，并注明用途。費(fèi)用報(bào)銷流程1.員工在公干結(jié)束后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)整理好相關(guān)費(fèi)用發(fā)票及報(bào)銷憑證，填寫費(fèi)用報(bào)銷單，并附上公干單。2.將費(fèi)用報(bào)銷單提交給本部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)核實(shí)費(fèi)用的真實(shí)性、合理性及與公干單的一致性，簽字確認(rèn)后提交給財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門對報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，檢查發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性，以及費(fèi)用是否符合報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)等。如審核通過，予以報(bào)銷；如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)通知員工補(bǔ)充或更正相關(guān)材料。4.經(jīng)財(cái)務(wù)部門報(bào)銷審核通過的費(fèi)用，由公司按照規(guī)定的支付方式進(jìn)行支付。借款管理1.員工因公務(wù)活動需要借款的，應(yīng)在填寫公干單時(shí)一并提出借款申請。借款金額應(yīng)根據(jù)公務(wù)活動的實(shí)際需要和費(fèi)用預(yù)算合理確定。2.借款申請經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和上級領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，到財(cái)務(wù)部門辦理借款手續(xù)。借款期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長借款期限的，應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部門說明原因并辦理延期手續(xù)。3.員工在公干結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)到財(cái)務(wù)部門辦理報(bào)銷沖賬手續(xù)，如有剩余借款應(yīng)及時(shí)歸還。逾期未歸還借款的，財(cái)務(wù)部門將從員工工資中扣除。公干單的歸檔與保管歸檔1.每月末，行政部門對公干單進(jìn)行整理歸檔。按照公干單編號順序，將公干單及相關(guān)審批文件、費(fèi)用報(bào)銷憑證等裝訂成冊。2.歸檔的公干單應(yīng)包括紙質(zhì)文檔和電子文檔，電子文檔應(yīng)按照公司規(guī)定的文件命名規(guī)則和存儲路徑進(jìn)行保存，便于查詢和檢索。保管期限公干單及相關(guān)資料的保管期限為[X]年，自公干活動結(jié)束之日起計(jì)算。保管期限屆滿后，經(jīng)公司相關(guān)部門審批同意，可按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。查閱與借閱1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱公干單的，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政部門查閱。查閱時(shí)應(yīng)在行政部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自復(fù)印、拍照或帶出公干單原件。2.外單位人員因工作需要查閱公干單的，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)查閱手續(xù)。查閱過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定，不得泄露公司機(jī)密信息。3.因特殊情況需要借閱公干單的，借閱人應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱期限和用途，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和行政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還公干單，如有遺失或損壞，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立公干單管理監(jiān)督小組，由行政部門、財(cái)務(wù)部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成，負(fù)責(zé)對公干單管理情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督小組應(yīng)重點(diǎn)檢查公干單的填寫規(guī)范性、審批流程的執(zhí)行情況、費(fèi)用報(bào)銷的真實(shí)性和合理性等。違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定填寫公干單、虛報(bào)費(fèi)用、未經(jīng)審批擅自變更行程等行為，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款