外包方管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)對(duì)外包方的管理，規(guī)范外包業(yè)務(wù)流程，確保外包工作的質(zhì)量、效率和安全性，保障公司的合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與外包方簽訂的各類外包服務(wù)合同，包括但不限于信息技術(shù)外包、業(yè)務(wù)流程外包、人力資源外包等。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：外包業(yè)務(wù)應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策的要求。2.質(zhì)量至上原則：確保外包服務(wù)的質(zhì)量，滿足公司業(yè)務(wù)需求和客戶期望。3.成本效益原則：在保證服務(wù)質(zhì)量的前提下，合理控制外包成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。4.風(fēng)險(xiǎn)可控原則：識(shí)別、評(píng)估和控制外包業(yè)務(wù)中的風(fēng)險(xiǎn)，確保公司利益不受損害。5.合作共贏原則：與外包方建立良好的合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)互利共贏。二、外包方選擇與評(píng)估（一）外包需求分析1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，提出外包需求，明確外包服務(wù)的內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、期限、預(yù)算等要求。2.公司組織相關(guān)部門對(duì)需求進(jìn)行評(píng)估和審核，確保需求的合理性和可行性。（二）外包方篩選1.通過多種渠道收集外包方信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商名錄等。2.對(duì)外包方進(jìn)行初步篩選，主要考察其資質(zhì)、信譽(yù)、業(yè)績(jī)、服務(wù)能力等方面。3.向符合條件的外包方發(fā)放《外包服務(wù)需求調(diào)查問卷》，要求其詳細(xì)填寫公司基本情況、服務(wù)經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)實(shí)力、服務(wù)方案、報(bào)價(jià)等內(nèi)容。（三）外包方評(píng)估1.成立評(píng)估小組，成員包括需求部門代表、財(cái)務(wù)部門代表、法務(wù)部門代表等。2.根據(jù)外包服務(wù)的特點(diǎn)和要求，制定評(píng)估指標(biāo)體系，包括但不限于服務(wù)質(zhì)量、價(jià)格、技術(shù)能力、管理水平、信譽(yù)等方面。3.評(píng)估小組對(duì)外包方提交的資料進(jìn)行審查，并實(shí)地考察外包方的辦公場(chǎng)所、設(shè)備設(shè)施、人員狀況等，必要時(shí)可要求外包方提供相關(guān)證明材料。4.評(píng)估小組對(duì)外包方進(jìn)行綜合評(píng)估，根據(jù)評(píng)估結(jié)果確定入圍外包方名單。（四）合同簽訂1.與入圍外包方進(jìn)行商務(wù)談判，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、付款方式、保密條款、違約責(zé)任等條款。2.法務(wù)部門對(duì)合同文本進(jìn)行審核，確保合同的合法性、完整性和有效性。3.公司法定代表人或其授權(quán)代表與外包方簽訂外包服務(wù)合同。三、外包項(xiàng)目管理（一）項(xiàng)目啟動(dòng)1.外包項(xiàng)目啟動(dòng)前，公司應(yīng)與外包方共同制定項(xiàng)目計(jì)劃，明確項(xiàng)目目標(biāo)、任務(wù)分解、進(jìn)度安排、質(zhì)量要求、溝通機(jī)制等內(nèi)容。2.公司向外包方提供必要的項(xiàng)目資料和支持，協(xié)助外包方熟悉項(xiàng)目情況。（二）項(xiàng)目執(zhí)行1.外包方應(yīng)按照項(xiàng)目計(jì)劃組織實(shí)施外包服務(wù)，確保服務(wù)質(zhì)量和進(jìn)度。2.公司指定專人作為項(xiàng)目聯(lián)系人，負(fù)責(zé)與外包方的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)了解項(xiàng)目進(jìn)展情況，解決項(xiàng)目中出現(xiàn)的問題。3.建立項(xiàng)目監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)外包項(xiàng)目進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（三）項(xiàng)目變更1.如因業(yè)務(wù)需求變化或其他原因需要對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行變更，公司應(yīng)與外包方協(xié)商一致，并簽訂變更協(xié)議。2.變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、對(duì)服務(wù)質(zhì)量和進(jìn)度的影響、費(fèi)用調(diào)整等事項(xiàng)。（四）項(xiàng)目驗(yàn)收1.項(xiàng)目完成后，外包方應(yīng)提交項(xiàng)目驗(yàn)收申請(qǐng)，并提供相關(guān)驗(yàn)收資料。2.公司組織相關(guān)部門和人員對(duì)外包項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括服務(wù)質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用等方面。3.驗(yàn)收合格后，公司出具項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，并按照合同約定支付款項(xiàng)。四、外包方人員管理（一）人員資質(zhì)審核1.外包方應(yīng)向公司提供參與外包項(xiàng)目的人員名單及相關(guān)資質(zhì)證明，包括身份證、學(xué)歷證書、技能證書等。2.公司對(duì)人員資質(zhì)進(jìn)行審核，確保其具備從事外包服務(wù)工作的能力和資格。（二）人員培訓(xùn)1.外包方應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目需求，對(duì)其人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)，使其熟悉公司的業(yè)務(wù)流程、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求。2.公司可根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)外包方人員進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和服務(wù)意識(shí)。（三）人員考核1.建立外包方人員考核機(jī)制，定期對(duì)其工作表現(xiàn)進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括工作質(zhì)量、工作效率、服務(wù)態(tài)度、遵守紀(jì)律等方面。2.考核結(jié)果與外包方的費(fèi)用結(jié)算、后續(xù)合作等掛鉤。（四）人員更換1.如因工作需要或其他原因，外包方需要更換人員，應(yīng)提前通知公司，并提供新人員的資質(zhì)證明。2.公司對(duì)新人員進(jìn)行審核和培訓(xùn)，確保其能夠勝任工作。五、外包方費(fèi)用管理（一）費(fèi)用預(yù)算1.在簽訂外包服務(wù)合同前，公司應(yīng)根據(jù)外包服務(wù)的內(nèi)容和要求，編制費(fèi)用預(yù)算，明確各項(xiàng)費(fèi)用的支出標(biāo)準(zhǔn)和金額。2.費(fèi)用預(yù)算應(yīng)報(bào)公司相關(guān)部門審核批準(zhǔn)。（二）費(fèi)用結(jié)算1.外包服務(wù)費(fèi)用結(jié)算方式應(yīng)在合同中明確約定，一般采用按月結(jié)算或按項(xiàng)目進(jìn)度結(jié)算。2.外包方應(yīng)每月或在項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)向公司提交費(fèi)用結(jié)算申請(qǐng)，并提供相關(guān)服務(wù)記錄和發(fā)票。3.公司財(cái)務(wù)部門對(duì)費(fèi)用結(jié)算申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核無誤后按照合同約定支付款項(xiàng)。（三）費(fèi)用支付1.公司應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的支付方式和時(shí)間支付外包服務(wù)費(fèi)用，不得無故拖欠。2.如因特殊原因需要延遲支付，公司應(yīng)提前與外包方溝通協(xié)商，并取得其同意。六、外包方保密管理（一）保密協(xié)議簽訂1.在簽訂外包服務(wù)合同前，公司應(yīng)與外包方簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密義務(wù)和責(zé)任。2.保密協(xié)議應(yīng)包括保密信息的范圍、保密期限、保密措施、違約責(zé)任等內(nèi)容。（二）保密措施要求1.外包方應(yīng)采取必要的保密措施，確保公司保密信息的安全，防止泄露、丟失或不當(dāng)使用。2.外包方人員在工作中接觸到公司保密信息的，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自披露或使用。（三）保密監(jiān)督檢查1.公司定期對(duì)外包方的保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)要求外包方整改。2.如外包方違反保密協(xié)議，公司有權(quán)追究其違約責(zé)任，并要求其賠償因此給公司造成的損失。七、外包方風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.公司對(duì)外包業(yè)務(wù)中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，包括但不限于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、安全風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.對(duì)于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)對(duì)外包方的質(zhì)量監(jiān)控，建立質(zhì)量反饋機(jī)制，及時(shí)解決質(zhì)量問題。2.對(duì)于安全風(fēng)險(xiǎn)，要求外包方采取必要的安全措施，確保服務(wù)過程的安全可靠。3.對(duì)于法律風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)合同管理，確保合同的合法性和有效性，同時(shí)關(guān)注法律法規(guī)的變化，及時(shí)調(diào)整外包業(yè)務(wù)。4.對(duì)于財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，合理控制外包費(fèi)用，加強(qiáng)費(fèi)用結(jié)算管理，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警1.建立風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)外包業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況。2.當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)達(dá)到預(yù)警級(jí)別時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，降低風(fēng)險(xiǎn)影響。八、外包方溝通與協(xié)調(diào)（一）溝通機(jī)制建立1.建立公司與外包方的定期溝通機(jī)制，包括周會(huì)、月會(huì)、季度會(huì)等，及時(shí)溝通項(xiàng)目進(jìn)展情況、存在的問題及解決方案等。2.明確溝通方式和渠道，如會(huì)議、郵件、電話等，確保信息傳遞的及時(shí)、準(zhǔn)確和順暢。（二）協(xié)調(diào)工作開展1.當(dāng)外包項(xiàng)目中出現(xiàn)涉及多個(gè)部門或需要跨部門協(xié)調(diào)的問題時(shí)，公司應(yīng)積極組織協(xié)調(diào)，明確責(zé)任分工，共同解決問題。2.加強(qiáng)與外包方的協(xié)調(diào)配合，形成工作合力，確保外包項(xiàng)目順利推進(jìn)。九、外包方退出管理（一）合同期滿退出1.外包服務(wù)合同期滿前，公司應(yīng)提前與外包方溝通，評(píng)估是否續(xù)簽合同。2.如決定不再續(xù)簽合同，公司應(yīng)提前通知外包方，并按照合同約定辦理相關(guān)終止手續(xù)。（二）提前終止退出1.如因外包方原因?qū)е潞贤崆敖K止，公司應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的損失。2.如因公司原因?qū)е潞贤崆敖K止，公司應(yīng)與外包方協(xié)商解決相關(guān)事宜，妥善處理好后續(xù)工作。（三）退