文獻檔案管理制度?目的為加強公司文獻檔案的科學管理，提高文獻檔案的利用效率，有效保護和保存公司重要信息資產(chǎn)，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機構、子公司的文獻檔案管理工作。定義1.文獻檔案：指公司在各項經(jīng)營管理活動中形成的，具有保存價值的各種載體形式的文件材料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文檔、聲像資料等。2.歸檔：將辦理完畢且具有保存價值的文件材料按照規(guī)定的程序和要求移交至檔案管理部門集中保存的過程。3.檔案保管期限：分為永久、長期（1650年）、短期（15年以下）三種。管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全公司的檔案管理工作。2.真實性原則：確保檔案內(nèi)容真實、準確地反映公司各項活動的實際情況。3.完整性原則：保證檔案的齊全、完整，不遺漏重要文件材料。4.安全性原則：采取有效措施，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。檔案管理職責檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定和完善公司檔案管理的具體實施細則。2.負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導、監(jiān)督和檢查公司各部門的檔案管理工作，對兼職檔案員進行業(yè)務培訓。4.參與公司重大活動的文件收集和整理工作，確保重要活動檔案的完整、準確。5.定期對公司檔案進行清理和鑒定，根據(jù)保管期限的規(guī)定，及時銷毀已到期限的檔案。6.負責檔案信息化建設，建立和維護公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和查詢利用。各部門職責1.負責本部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作，確保文件材料的齊全、完整、準確。2.設立兼職檔案員，負責本部門檔案管理的日常工作，按照檔案管理部門的要求及時移交檔案。3.配合檔案管理部門做好檔案的收集、整理、鑒定、利用等工作，提供必要的支持和協(xié)助。4.嚴格執(zhí)行公司檔案管理制度，加強對本部門員工的檔案管理宣傳教育，提高員工的檔案意識。檔案的收集與整理收集范圍1.公司設立、變更、注銷過程中形成的各類文件，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議等。2.公司各項經(jīng)營管理活動中形成的文件，包括但不限于合同協(xié)議、財務報表、業(yè)務報告、會議記錄、工作計劃與總結(jié)等。3.公司對外宣傳、公關活動中形成的文件，如宣傳資料、新聞報道、廣告策劃等。4.公司員工人事檔案，包括招聘、培訓、考核、晉升、獎懲等方面的材料。5.公司技術研發(fā)、生產(chǎn)管理等方面形成的文件，如技術方案、工藝文件、質(zhì)量檢驗報告等。6.公司固定資產(chǎn)管理過程中形成的文件，如購置合同、產(chǎn)權證書、盤點記錄等。7.公司與上級主管部門、政府部門、合作伙伴等往來文件。收集要求1.各部門應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.文件材料應字跡清晰、簽署完整，如有修改應加蓋印章或注明修改情況。3.電子文件應采用通用格式存儲，并確保文件的可讀性和完整性。4.對于重要會議、重大活動形成的文件，應在活動結(jié)束后及時收集，確保文件的原始性和準確性。整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接。2.按照文件的種類、來源、時間等特征進行分類整理，便于查找和利用。3.同一類文件應按照一定的順序排列，如時間順序、重要程度等。4.每份文件應編制唯一的編號，以便于識別和管理。整理方法1.分類：按照公司的職能部門設置和業(yè)務類型，將檔案分為行政管理類、經(jīng)營管理類、人事管理類、財務管理類、技術管理類、生產(chǎn)管理類等類別。每個類別下再根據(jù)具體情況細分若干二級類目。2.組卷：將同一類別的文件按照一定的數(shù)量和順序組合成卷。卷內(nèi)文件應按照重要程度、時間先后等順序排列，并編寫頁號。3.編目：為每卷檔案編制卷內(nèi)文件目錄，目錄應包括文件編號、文號、題名、日期、頁號等內(nèi)容。同時，為每卷檔案編制封面，封面應注明檔案類別、年度、保管期限、卷號等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保文件的牢固和整齊。裝訂時應注意避免損壞文件內(nèi)容。檔案的歸檔歸檔時間1.各部門應在文件材料形成后的次年上半年將整理好的檔案移交至公司檔案管理部門。2.對于重大項目、重要活動等形成的檔案，應在項目結(jié)束或活動完成后的一個月內(nèi)歸檔。歸檔程序1.各部門兼職檔案員填寫檔案移交清單，詳細列出移交檔案的類別、卷數(shù)、份數(shù)等信息。2.將整理好的檔案連同檔案移交清單一并提交至公司檔案管理部門。3.檔案管理部門對移交的檔案進行核對，檢查檔案的完整性、準確性和整理質(zhì)量。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與移交部門溝通并要求整改。4.核對無誤后，雙方在檔案移交清單上簽字確認，完成檔案的交接手續(xù)。檔案的保管保管條件1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風良好，溫度和濕度符合國家規(guī)定的標準。2.庫房內(nèi)應配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備、防盜設備等，以保證檔案的安全保存。3.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設備上，并定期進行備份。備份存儲設備應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。保管期限劃分1.永久保管：反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、重大合同協(xié)議、重要會議記錄等。2.長期保管：在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為1650年。如一般性業(yè)務合同、年度財務報表、中期工作計劃與總結(jié)等。3.短期保管：在較短時間內(nèi)對公司工作有參考價值的檔案，保管期限為15年以下。如臨時性的通知、一般性的業(yè)務文件等。檔案存放排列1.檔案應按照類別、年度、保管期限等順序進行存放排列，便于查找和管理。2.同一類別的檔案應按照卷號順序依次排列在檔案柜中。3.對于電子檔案，應按照一定的分類規(guī)則進行存儲，建立清晰的目錄結(jié)構，方便檢索和查詢。檔案清查與盤點1.檔案管理部門應定期對檔案進行清查和盤點，每年至少進行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因并采取相應的措施。3.清查盤點結(jié)束后，應編制檔案清查報告，對清查情況進行總結(jié)和分析，并提出改進措施。檔案的鑒定與銷毀鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人擔任組長，成員包括各相關部門的兼職檔案員和檔案管理專業(yè)人員。鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限劃分標準，結(jié)合公司的實際情況，對檔案進行鑒定。2.鑒定檔案的價值時，應考慮檔案對公司歷史研究、工作查考、經(jīng)驗借鑒等方面的作用。3.對于已失去保存價值的檔案，應予以銷毀。鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對到期檔案進行清理，確定需要鑒定的檔案清單。2.檔案管理部門將需要鑒定的檔案提供給鑒定小組，鑒定小組按照鑒定標準對檔案進行逐一審查。3.鑒定小組根據(jù)審查結(jié)果，提出檔案的存毀意見，填寫檔案鑒定審批表。4.檔案鑒定審批表經(jīng)公司分管領導批準后生效。銷毀程序1.對批準銷毀的檔案，檔案管理部門應編制銷毀清冊，詳細列出檔案的類別、卷號、題名、日期等信息。2.銷毀清冊經(jīng)公司分管領導審核后，由檔案管理部門組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人應在銷毀清冊上簽字確認。4.銷毀完畢后，銷毀清冊應永久保存。檔案的利用利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司員工因個人需要查閱與本人相關的檔案。3.外部單位因工作需要查閱公司檔案，需按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。利用申請1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交至檔案管理部門。2.外部單位查閱檔案，應提前向公司檔案管理部門提交查閱申請函，說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并加蓋單位公章。檔案管理部門審核通過后，報公司分管領導批準。查閱審批1.檔案管理部門對查閱申請進行審核，重點審查查閱目的是否合理、查閱內(nèi)容是否涉及公司機密等。2.對于涉及公司機密的檔案，查閱申請應經(jīng)公司保密管理部門審批。3.審核通過后，檔案管理部門根據(jù)查閱申請為查閱人員提供相應的檔案，并做好查閱記錄。查閱方式1.檔案查閱應在檔案管理部門指定的場所進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場所。2.對于紙質(zhì)檔案，查閱人員如需復印或摘錄相關內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。3.對于電子檔案，查閱人員應在檔案管理部門的指導下進行查閱，不得擅自修改、刪除電子檔案內(nèi)容。利用登記檔案管理部門應對檔案的利用情況進行詳細登記，包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。登記記錄應妥善保存，以便日后查詢和統(tǒng)計。檔案的信息化管理信息化建設目標建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。數(shù)字化流程1.檔案掃描：對紙質(zhì)檔案進行掃描，確保掃描圖像清晰、完整。掃描分辨率應符合檔案管理的要求。2.圖像處理：對掃描后的圖像進行去噪、去污、裁剪等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的題名、日期、文號、保管期限等信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。4.掛接存儲：將處理后的圖像文件與檔案數(shù)據(jù)庫中的信息進行掛接，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實現(xiàn)檔案信息的快速錄入和編輯，支持批量錄入和導入功能。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按題名、文號、日期、關鍵詞等進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理：記錄檔案的借閱情況，包括借閱時間、借閱人員、歸還時間等信息，實現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.權限管理：設置不同的用戶權限，確保檔案信息的安全。只有經(jīng)過授權的人員才能訪問和操作相應的檔案。5.統(tǒng)計分析：對檔案的利用情況、保管期限等進行統(tǒng)計分析，生成各類報表，為檔案管理決策提供依據(jù)。數(shù)據(jù)安全與維護1.建立完善的數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份。備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.加強對檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，設置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設備，防止外部網(wǎng)絡攻擊。3.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性。及時修復系統(tǒng)漏洞，優(yōu)化系統(tǒng)性能。保密與安全保密制度1.檔案管理部門應建立嚴格的保密制度，明確檔案管理人員的保密職責。2.對涉及公司機密的檔案，應采取加密存儲、限制訪問等措施，確保檔案信息的安全。3.檔案管理人員不得擅自泄露檔案內(nèi)容，不得向無關人員提供檔案信息。4.對違反保密制度的行為，應依法依規(guī)追究相關人員的責任。安全措施1.加強檔案