團檔案管理制度?總則目的為加強團檔案管理，確保團檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內各級團組織及團員的檔案管理。定義團檔案是指反映共青團組織及團員個人歷史和現實情況的各種文件材料的總和，包括團籍檔案、團員檔案、團組織工作檔案等。管理原則1.集中統一管理原則：團檔案由公司團委指定專人負責集中管理。2.真實性原則：確保檔案內容真實、準確、完整。3.保密性原則：嚴格遵守檔案保密規定，防止檔案信息泄露。4.服務性原則：為團組織工作和團員個人發展提供有效服務。團檔案的分類與編號分類1.團籍檔案：包括入團志愿書、入團申請書、團組織關系介紹信等。2.團員檔案：包括團員登記表、團員證、團員獎懲材料等。3.團組織工作檔案：包括團組織工作計劃、總結、活動記錄、會議紀要等。編號1.團檔案應按照分類進行編號，編號應具有唯一性和系統性。2.編號規則可采用年份+類別+順序號的方式，如"2023TJ001"，其中"2023"表示年份，"TJ"表示團籍檔案類別，"001"表示順序號。團檔案的收集收集范圍1.新入團團員的入團志愿書、入團申請書、團組織關系介紹信等。2.團員的年度登記表、獎懲材料、團內職務變動材料等。3.團組織開展各項工作形成的計劃、總結、活動記錄、會議紀要等。收集時間1.新入團團員檔案應在入團手續辦理完畢后及時收集。2.團員檔案材料應在每年年底前收集整理一次。3.團組織工作檔案應在每項工作結束后及時收集歸檔。收集要求1.檔案材料應完整、齊全，字跡清晰，格式規范。2.檔案材料應使用A4紙張，左側裝訂。3.收集的檔案材料應進行初步審核，確保其真實性和準確性。團檔案的整理整理原則1.遵循檔案形成規律，保持檔案之間的有機聯系。2.便于保管和利用。整理方法1.分類整理：按照團檔案的分類進行整理，同類檔案材料集中存放。2.排列編號：對每一類檔案材料按照時間順序或重要程度進行排列，并賦予相應的編號。3.編目裝訂：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，并將檔案材料裝訂成冊。整理流程1.區分檔案類別，確定整理范圍。2.對檔案材料進行分類、排列、編號。3.編制檔案目錄。4.裝訂檔案成冊。團檔案的保管保管場所團檔案應存放在專門的檔案庫房內，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。保管設備1.檔案架：用于存放檔案，應根據檔案數量和類別合理配置。2.溫濕度計：用于監測庫房內的溫度和濕度，確保溫濕度符合檔案保管要求。3.除濕機、空調等設備：用于調節庫房內的溫濕度。4.防蟲藥品、滅火器等安全防護用品：用于防止檔案蟲害和火災。保管要求1.定期對檔案進行檢查，確保檔案的完整、安全。2.做好庫房的清潔衛生工作，保持庫房整潔。3.嚴格遵守檔案借閱制度，防止檔案丟失、損壞。4.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。團檔案的借閱借閱范圍1.因工作需要查閱團檔案的公司內部人員。2.經公司團委批準的外部單位或個人。借閱流程1.借閱人填寫《團檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱時間等信息。2.將申請表提交給檔案管理人員，檔案管理人員對借閱申請進行審核。3.審核通過后，檔案管理人員為借閱人辦理借閱手續，登記借閱檔案的名稱、編號、借閱時間、歸還時間等信息，并要求借閱人簽字確認。4.借閱人按照規定的時間歸還檔案，檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查，如發現檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因并追究借閱人的責任。借閱期限1.一般情況下，團檔案的借閱期限不得超過[X]個工作日。2.如有特殊情況需要延長借閱期限，借閱人應提前向檔案管理人員提出申請，經批準后方可延長。借閱要求1.借閱人應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損。2.借閱人不得擅自將檔案轉借他人。3.借閱人應在規定的時間內歸還檔案，如需延期應辦理相關手續。團檔案的利用利用方式1.查閱：為需要了解團檔案信息的人員提供查閱服務。2.出具證明：根據工作需要，為相關單位或個人出具團檔案證明材料。利用流程1.查閱人填寫《團檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。2.將申請表提交給檔案管理人員，檔案管理人員對查閱申請進行審核。3.審核通過后，檔案管理人員為查閱人提供查閱服務，并做好查閱記錄，包括查閱時間、查閱人姓名、查閱檔案名稱、查閱內容等信息。4.如需出具證明材料，查閱人應填寫《團檔案證明申請表》，注明證明內容、用途等信息，檔案管理人員根據查閱檔案的情況為其出具證明材料，并加蓋公司團委印章。利用要求1.利用團檔案應遵守國家有關法律法規和公司的保密制度。2.利用團檔案應填寫相關申請表，經批準后方可進行。3.利用團檔案應在檔案管理人員的監督下進行，不得擅自摘抄、復制檔案內容。團檔案的鑒定與銷毀鑒定原則1.以國家有關法律法規和公司的檔案管理制度為依據。2.堅持全面的觀點，從檔案的內容、來源、時間等方面進行綜合分析。3.便于保管和利用。鑒定內容1.檔案的真實性、完整性和準確性。2.檔案的保存價值，包括歷史價值、現實價值和參考價值。3.檔案的保管期限，根據檔案的保存價值確定保管期限，分為永久、長期和短期。鑒定流程1.成立鑒定小組，由公司團委負責人、檔案管理人員和相關業務人員組成。2.鑒定小組對團檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。3.根據鑒定意見，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。銷毀程序1.編制《團檔案銷毀清冊》，詳細記錄擬銷毀檔案的名稱、編號、日期、保管期限等信息。2.將《團檔案銷毀清冊》提交給公司團委負責人審核批準。3.經批準后，由檔案管理人員和兩名以上監銷人員共同對擬銷毀檔案進行銷毀，并在《團檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.將銷毀情況記錄在檔案管理臺賬中。特殊情況處理1.對涉及國家機密、個人隱私等特殊檔案，應按照國家有關規定進行處理，不得擅自銷毀。2.對有重要歷史價值或其他特殊意義的檔案，應采取特殊的保管措施，不得隨意銷毀。團檔案管理人員職責檔案管理人員基本職責1.負責團檔案的收集、整理、保管、借閱、利用和鑒定銷毀等工作。2.嚴格遵守檔案管理規定，確保檔案的安全和完整。3.定期對檔案進行檢查和清理，及時發現和解決檔案管理中存在的問題。4.積極為團組織工作和團員個人發展提供檔案信息服務。檔案管理人員崗位要求1.具備檔案管理專業知識和技能，熟悉國家有關檔案管理的法律法規和公司的檔案管理制度。2.具有較強的責任心和保密意識，認真負責地做好檔案管理工作。3.具備良