記錄管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司記錄的管理，確保記錄的準確性、完整性、可追溯性，規范記錄的形成、收集、整理、存儲、檢索、保護和處置等活動，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內各部門及全體員工在經營管理活動中形成的各類記錄。（三）職責1.行政部門負責制定、修訂和完善公司記錄管理制度，并監督制度的執行情況。負責對各部門記錄管理工作進行指導、檢查和考核。負責公司重要記錄的集中存儲和保管，并按照規定進行處置。2.各部門負責本部門記錄的形成、收集、整理、存儲和保管工作，并指定專人負責記錄管理。按照公司記錄管理制度的要求，定期向行政部門移交需要集中保管的記錄。負責對本部門記錄的完整性、準確性和合規性進行自查，并配合行政部門的檢查工作。二、記錄的定義與分類（一）定義記錄是指公司在經營管理活動中形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的信息載體。（二）分類1.按記錄的性質分類管理記錄：包括公司的各項管理制度、會議紀要、工作計劃、工作總結、報告、批示等，用于公司內部管理和決策支持。業務記錄：指公司在業務活動中產生的記錄，如銷售合同、采購訂單、生產記錄、質量檢驗報告、客戶信息等，反映公司業務流程和經營成果。財務記錄：涵蓋公司的財務報表、會計憑證、發票、審計報告等，是公司財務管理和經濟核算的重要依據。人事記錄：包含員工檔案、考勤記錄、培訓記錄、績效考核記錄、薪酬福利記錄等，用于公司人力資源管理。2.按記錄的載體形式分類紙質記錄：如文件、報表、手冊、檔案等。電子記錄：包括電子文檔、數據庫記錄、電子郵件、電子表格等。聲像記錄：如錄音帶、錄像帶、照片、光盤等。三、記錄的形成與收集（一）記錄的形成1.各部門和員工應按照工作流程和職責要求，及時、準確地形成各類記錄。記錄應真實反映工作過程和結果，內容完整、字跡清晰、數據準確。2.在記錄形成過程中，應使用規定的格式和填寫要求，確保記錄的規范性和一致性。如需更改記錄內容，應按照規定的審批程序進行修改，并在更改處注明更改日期、更改人等信息。（二）記錄的收集1.各部門應定期對本部門形成的記錄進行收集和整理，確保記錄的齊全和完整。收集記錄時，應檢查記錄的準確性和規范性，對不符合要求的記錄及時進行補充或更正。2.對于跨部門的記錄，由相關部門共同負責收集和整理。牽頭部門應明確各參與部門的職責，協調各方工作，確保記錄的及時收集和交接。四、記錄的整理與存儲（一）記錄的整理1.各部門對收集到的記錄應進行分類整理，按照記錄的類別、時間順序、重要程度等進行編號和排序，確保記錄便于查找和使用。2.整理記錄時，應去除重復、無效的記錄，對有保存價值的記錄進行妥善保管。對于電子記錄，應按照統一的命名規則進行命名，并建立清晰的文件夾結構，便于管理和檢索。（二）記錄的存儲1.紙質記錄應存放在專門的檔案柜或文件架中，按照分類和編號順序排列。檔案柜應保持清潔、干燥，防止記錄受潮、發霉、蟲蛀等。對于重要的紙質記錄，應進行備份，并分別存儲在不同的地點，以防止意外丟失。2.電子記錄應存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，并進行定期備份。備份數據應存儲在不同的介質上，并分別存放在不同的地點。建立電子記錄的存儲目錄結構，對電子記錄進行分類存儲，并設置相應的訪問權限，確保記錄的安全性和保密性。3.聲像記錄照片、錄像帶等應存放在專門的相冊或錄像帶盒中，并注明拍攝時間、地點、內容等信息。錄音帶、光盤等應進行分類編號，并存儲在防潮、防塵、防磁的環境中。五、記錄的檢索與利用（一）記錄的檢索1.行政部門應建立記錄檢索系統，方便各部門和員工查找所需記錄。檢索系統應包括紙質記錄的索引目錄和電子記錄的數據庫查詢功能。2.各部門和員工在查找記錄時，應按照規定的檢索方法進行操作。如需查閱重要記錄，應填寫《記錄查閱申請表》，經部門負責人批準后，到行政部門辦理查閱手續。（二）記錄的利用1.公司內部各部門因工作需要查閱記錄時，應在規定的范圍內使用，并妥善保管，不得擅自復制、外借或泄露記錄內容。如需復制記錄，應填寫《記錄復制申請表》，經部門負責人批準后，到行政部門辦理復制手續。2.外部單位因工作需要查閱公司記錄時，應按照國家法律法規和公司相關規定辦理審批手續。經批準后，由行政部門安排專人陪同查閱，并對查閱過程進行監督。六、記錄的保護與保密（一）記錄的保護1.各部門應采取必要的措施，保護記錄的安全和完整。對于紙質記錄，應防止丟失、損壞、篡改等情況發生；對于電子記錄，應采取數據備份、防病毒、加密等措施，確保數據的安全性。2.在記錄的存儲和使用過程中，應注意防火、防盜、防潮、防蟲等，確保記錄的保存環境符合要求。（二）記錄的保密1.公司記錄涉及公司的商業秘密、技術秘密和個人隱私等信息，各部門和員工應嚴格遵守公司的保密制度，對記錄內容予以保密。2.未經公司批準，任何人不得擅自將公司記錄提供給外部單位或個人，不得在公開場合泄露記錄內容。對于涉及保密的記錄，應按照公司保密規定進行管理和處置。七、記錄的處置（一）處置的原則1.記錄的處置應遵循合法、合規、經濟、環保的原則，確保記錄的處置過程符合國家法律法規和公司相關規定。2.根據記錄的保存價值和時效性，對記錄進行定期評估，確定記錄的處置方式。（二）處置的方式1.保存對于具有長期保存價值的記錄，如公司的重要檔案、財務報表等，應按照規定的期限進行永久保存或長期保存。2.銷毀對于已超過保存期限、無保存價值或已完成使用目的的記錄，應進行銷毀處置。銷毀記錄時，應填寫《記錄銷毀申請表》，經部門負責人和行政部門審核批準后，由行政部門統一組織銷毀。銷毀記錄可采用粉碎、焚燒、電子刪除等方式進行，確保記錄信息無法恢復。對于重要記錄的銷毀，應進行現場監督，并記錄銷毀過程。3.移交對于按照法律法規或相關規定需要移交國家有關部門或其他單位的記錄，應按照規定的程序進行移交，并辦理相關手續。八、監督與考核（一）監督檢查1.行政部門應定期對各部門記錄管理工作進行監督檢查，檢查內容包括記錄的形成、收集、整理、存儲、檢索、保護和處置等情況。2.監督檢查可采用現場檢查、抽樣檢查、問卷調查等方式進行。對于檢查中發現的問題，行政部門應及時向責任部門發出整改通知，要求責任部門限期整改。（二）考核評價1.公司將記錄管理工作納入各部門績效考核體系，對記錄管理工作成績突出的部門和個人給予表彰和獎勵；對記錄管理工作不力，導致記錄丟失、損壞、泄露等情況發生的部門和個人，將視情節輕重給予相應的處罰。2.考核評價指標包括