第1章Excel高級處理功能的使用Excel是現代企業辦公中最常用的辦公工具之一，能夠正確和熟練地使用Excel，對提高工作效率和工作質量有著非常重要的意義。Excel具有強大的數據庫管理功能，這主要依賴于其內部的宏命令、函數及其強有力的決策支持工具。因此，在介紹ExcelVBA之前，有必要對Excel內部的一些高級處理功能進行一下簡單的介紹，這樣，會給讀者學習后面的ExcelVBA知識打下良好的基礎。1.1.1檢測錄入數據的有效性添加數據是Excel最基本的操作。當需要錄入大量數據信息的時候，通常會出現錄錯數據的可能，比如本應該在單元格中錄入數值型數據卻錄入了字符型數據。在Excel中，提供了驗證輸入數據有效性的功能，使用這種功能能夠有效地減少錄錯數據情況的發生。下面以向工作表中輸入員工基本信息為例，來講解如何驗證輸入員工的年齡信息是否合法，其實現的具體步驟如下所示。1.2使用數據篩選功能在Excel中，存儲數據與篩選數據同樣的重要。本節中將講解有關數據篩選方面的一些技巧，通過這些技巧，可以使讀者方便快捷地從工作表中得到所需要的數據信息，從而提高工作的效率。1.2.1使用篩選功能檢索數據為了方便篩選數據，Excel提供了自動篩選的功能。通過自動篩選，可以將常用的數據信息非常輕松地提取出來。如果工作表中的數據量非常的龐大，那么使用自動篩選功能將能夠大大地提高工作的效率，縮短篩選數據的時間。下面以員工信息工作表為例，來講解使用篩選功能篩選數據的一些技巧，其實現的具體操作步驟如下所示。1.2.2使用自定義篩選功能檢索數據使用篩選功能只能篩選出符合某一類條件的數據信息，如果想要得到更加詳細的信息，可以使用自定義篩選功能來實現。下面以篩選員工信息工作表中年齡在20~30之間員工信息為例，來講解如何實現自定義篩選的功能，具體的操作步驟如下所示。1.3Excel常用函數的使用Excel是現代企業中常用的辦公軟件之一。在Excel中，除了具有向Word那樣編輯文本的功能之外，還可以通過使用其本身自帶的各種函數來操作工作表單元格中的各種數據信息，從而能夠滿足現代企業辦公中的各種需求。Excel有很多自帶的函數，本節中將介紹其中幾種比較常用函數的使用方法。1.3.1自動求和函數的使用自動求和函數用于在Excel單元格中進行各種數學計算，用于自動求和中的數據必須都是數值類型的數據信息。在Excel中，自動求和函數主要包括以下幾種。SUM函數：對某一行區域或列區域中的單元格數據進行求和運算。AVERAGE函數：對某一行區域或列區域中的單元格數據進行求平均值運算。MAX函數：對某一行區域或列區域中的單元格數據進行求最大值運算。MIN函數：對某一行區域或列區域中的單元格數據進行求最小值運算。下面將具體講解這幾種函數的相關用法。1.3.3日期函數的使用在Excel中，日期函數也是經常使用的函數之一。本節中將詳細講解幾個常用日期函數的使用方法。主要有以下幾種：YEAR函數：返回一個年份值，數值范圍在1900~9999之間。MONTH函數：返回一個月份值，數值范圍在1~12之間。DAY函數：返回一個月中的第幾天的數值。NOW函數：返回當前系統的日期時間值。TODAY函數：返回日期格式的當前日期。下面具體說明一下這幾種日期函數的使用方法，具體實現的操作步驟如下所示。UPPER函數：將一個文本字符串的所有字母都轉換為大寫的形式。下面就介紹一下如何從文本文件中將數據導入到Excel當中，其具體實現的方法如下所示。MONTH函數：返回一個月份值，數值范圍在1~12之間。2使用圖表向導創建圖表TODAY函數：返回日期格式的當前日期。在向Excel的工作表中錄入數據的操作中，許多Excel的使用者只知道使用Excel的一些基本的功能，卻不知道操作Excel還有很多的技巧。在Excel中，提供了驗證輸入數據有效性的功能，使用這種功能能夠有效地減少錄錯數據情況的發生。1自動求和函數的使用1自動求和函數的使用下面以員工信息工作表為例，來講解使用篩選功能篩選數據的一些技巧，其實現的具體操作步驟如下所示。下面以員工信息工作表為例，來講解使用篩選功能篩選數據的一些技巧，其實現的具體操作步驟如下所示。圖表是用來將信息表示成使人容易理解的一種表示方式。5使用圖表統計數據前面講解了有關數據篩選和Excel內置函數的相關知識。Excel是現代企業辦公中最常用的辦公工具之一，能夠正確和熟練地使用Excel，對提高工作效率和工作質量有著非常重要的意義。1.4使用數據透視表前面講解了有關數據篩選和Excel內置函數的相關知識。在本節中，將講解如何使用數據透視表對Excel工作表中的數據信息進行統計和計算，重而得到所需要的數據信息。1.4.1數據透視表的作用數據透視表的作用是能夠完成篩選、排序和分類匯總等功能，最后生成匯總表格。通過使用數據透視表中所集成的多種功能，能夠為用戶處理數據提供方便。數據透視表為用戶提供了數據的三維視圖，即將用戶所需要的數據分別按照3條不同的坐標軸進行排列，從而達到統計數據信息的要求。數據透視表實際上是通過二維的視圖來表示三維的內部結構，如圖1.48所示，圖中行標簽、列標簽和報表篩選分別表示三維結構中的X軸、Y軸和Z軸，通過這種表示方法可以顯示統計的數據信息。1.4.2數據透視表的應用本節中，將通過一個具體的示例來講解數據透視表的具體應用。某超市的商品銷售表包含以下幾個字段：銷售月份、銷售產品、單價、銷售數量、銷售總額和備注，如圖1.49所示。1.5使用圖表統計數據圖表是用來將信息表示成使人容易理解的一種表示方式。使用圖表能夠使人更容易理解數據統計和計算，使得用戶更加方便和快捷地操作數據。圖表能夠給人以生動的感性認識，使得人們更能夠接受這種表達習慣，也就是說，人們不用怎么動腦，就很容易理解圖表所表達的數據信息。在Excel中，提供了功能強大的圖表功能。本節中，將向讀者講解有關圖表方面的相關知識。1.5.1圖表的三種類型在介紹圖表的應用之前，首先介紹一下圖表的各種顯示類型，