辦公用品及耗材管理制度?一、總則1.目的為了加強公司辦公用品及耗材的管理，規范辦公用品及耗材的采購、使用、保管等行為，合理控制費用支出，提高辦公效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構的所有辦公用品及耗材的管理。3.定義辦公用品：指用于辦公的各類物品，包括但不限于辦公桌椅、文件柜、電腦、打印機、復印機、傳真機、電話機、文具、紙張、墨盒、硒鼓等。耗材：指辦公設備及辦公用品在使用過程中需要消耗的材料，如打印紙、復印紙、墨盒、硒鼓、色帶、筆芯、文件夾等。二、管理職責1.行政部門負責制定辦公用品及耗材的采購計劃、預算，并組織實施采購工作。負責建立辦公用品及耗材的庫存管理制度，定期盤點庫存，確保庫存數量準確。負責辦公用品及耗材的發放、回收及報廢處理工作。負責對辦公用品及耗材的使用情況進行監督檢查，提出改進意見和建議。2.財務部門負責審核辦公用品及耗材的采購預算、報銷憑證等，確保費用支出合理合規。負責對辦公用品及耗材的費用進行核算、統計和分析，定期向公司管理層匯報費用使用情況。3.各部門負責本部門辦公用品及耗材的需求計劃申報工作，合理控制辦公用品及耗材的使用量。負責本部門辦公用品及耗材的領用、保管和使用工作，確保辦公用品及耗材的合理使用和安全保管。三、采購管理1.采購計劃各部門應根據本部門的工作需要，于每月[具體日期]前向行政部門提交次月辦公用品及耗材的需求計劃。需求計劃應詳細列出所需辦公用品及耗材的名稱、規格、型號、數量等信息。行政部門根據各部門提交的需求計劃，結合庫存情況，匯總編制公司月度辦公用品及耗材采購計劃。采購計劃應明確采購物品的名稱、規格、型號、數量、預計采購時間等內容，并報公司管理層審批。對于臨時性或緊急性的辦公用品及耗材需求，各部門應及時向行政部門提出申請，行政部門根據實際情況進行采購。2.供應商選擇行政部門應通過多種渠道收集辦公用品及耗材供應商信息，建立供應商檔案。供應商檔案應包括供應商名稱、地址、聯系方式、經營范圍、產品質量、價格、售后服務等內容。行政部門應定期對供應商進行評估和考核，根據評估結果選擇優質供應商。評估內容包括產品質量、價格、交貨期、售后服務等方面。對于采購金額較大或重要的辦公用品及耗材，應采取招標或詢價等方式選擇供應商，確保采購過程公開、公平、公正。3.采購實施行政部門根據審批后的采購計劃，按照公司采購相關規定實施采購工作。采購方式包括集中采購、分散采購等。對于集中采購的辦公用品及耗材，行政部門應與供應商簽訂采購合同，明確采購物品的名稱、規格、型號、數量、價格、交貨期、售后服務等條款。對于分散采購的辦公用品及耗材，行政部門應選擇合適的采購方式，如直接采購、詢價采購等，并確保采購過程合規。采購人員應嚴格按照采購合同或采購申請的要求進行采購，確保采購物品的質量、規格、型號等符合要求。4.采購驗收辦公用品及耗材到貨后，采購人員應及時通知行政部門驗收。行政部門應組織相關人員按照采購合同或采購申請的要求進行驗收，確保采購物品的數量、質量、規格、型號等符合要求。驗收合格的辦公用品及耗材，應辦理入庫手續；驗收不合格的辦公用品及耗材，應及時與供應商聯系，辦理退換貨手續。行政部門應建立采購驗收記錄，記錄采購物品的名稱、規格、型號、數量、供應商名稱、驗收日期、驗收結果等信息。四、庫存管理1.庫存設置行政部門應設立辦公用品及耗材倉庫，用于存放辦公用品及耗材。倉庫應保持整潔、干燥、通風良好，確保辦公用品及耗材的質量安全。倉庫應按照辦公用品及耗材的類別、規格、型號等進行分類存放，并設置明顯的標識牌，便于查找和管理。行政部門應建立辦公用品及耗材庫存臺賬，詳細記錄辦公用品及耗材的入庫、出庫、庫存數量等信息。庫存臺賬應定期與實際庫存進行核對，確保賬實相符。2.庫存盤點行政部門應定期對辦公用品及耗材進行盤點，確保庫存數量準確。盤點周期為每月一次，盤點工作應在月末進行。盤點時，應安排專人負責，對辦公用品及耗材進行逐一清點，并記錄實際庫存數量。盤點結束后，應編制盤點報告，說明盤點情況及差異原因。對于盤點中發現的盤盈、盤虧情況，應及時查明原因，并按照公司相關規定進行處理。如因人為原因造成的損失，應追究相關人員的責任。3.庫存安全倉庫應配備必要的安全設施，如消防器材、防盜設備等，確保辦公用品及耗材的安全。倉庫管理人員應嚴格遵守倉庫管理制度，嚴禁無關人員進入倉庫。倉庫鑰匙應由專人保管，不得隨意轉借他人。倉庫應定期進行安全檢查，及時發現和消除安全隱患。對于存在安全隱患的辦公用品及耗材，應及時采取措施進行處理，確保庫存安全。五、發放管理1.發放原則辦公用品及耗材的發放應遵循按需發放、節約使用的原則。各部門應根據實際工作需要，合理領取辦公用品及耗材，避免浪費。對于價值較高或使用期限較長的辦公用品，如電腦、打印機、復印機等，應實行以舊換新制度，回收的舊設備應妥善保管，統一處理。2.發放流程各部門需要領取辦公用品及耗材時，應填寫《辦公用品及耗材領用申請表》，注明領用物品的名稱、規格、型號、數量、用途等信息，并經部門負責人簽字審批。《辦公用品及耗材領用申請表》提交至行政部門后，行政部門倉庫管理人員應根據庫存情況進行審核。如庫存充足，應及時發放；如庫存不足，應及時通知采購人員進行采購。倉庫管理人員發放辦公用品及耗材時，應按照《辦公用品及耗材領用申請表》的要求進行發放，并在申請表上簽字確認。同時，應在庫存臺賬上記錄發放日期、領取部門、領取人、發放物品名稱、規格、型號、數量等信息。各部門領取辦公用品及耗材后，應妥善保管和使用，不得隨意丟棄或轉借他人。如因工作需要，確需轉借他人的，應經部門負責人同意，并辦理相關手續。六、使用管理1.使用培訓行政部門應定期組織辦公用品及耗材使用培訓，提高員工的使用技能和節約意識。培訓內容包括辦公用品及耗材的正確使用方法、維護保養知識、節約使用技巧等。對于新入職員工，行政部門應在入職培訓時進行辦公用品及耗材使用培訓，使其盡快熟悉公司的辦公用品及耗材管理制度和使用要求。2.使用監督行政部門應加強對辦公用品及耗材使用情況的監督檢查，定期對各部門的辦公用品及耗材使用量進行統計和分析，發現異常情況及時查明原因，并采取措施進行處理。各部門負責人應負責本部門辦公用品及耗材的使用管理工作，督促員工節約使用辦公用品及耗材，杜絕浪費現象。員工應自覺遵守辦公用品及耗材管理制度，正確使用辦公用品及耗材，如發現損壞或故障應及時報告行政部門進行維修或更換。3.節約措施鼓勵員工雙面使用紙張，減少紙張浪費。合理設置打印機、復印機等設備的打印、復印參數，避免過度打印和復印。提倡使用電子文檔，減少紙質文件的制作和傳遞。及時關閉電腦、打印機、復印機等設備電源，減少能源浪費。七、報廢管理1.報廢標準辦公用品及耗材符合下列條件之一的，可申請報廢：已超過使用年限，且無法正常使用的。因損壞、故障等原因，無法修復或修復成本過高的。因技術更新、業務調整等原因，不再使用的。2.報廢流程各部門需要報廢辦公用品及耗材時，應填寫《辦公用品及耗材報廢申請表》，注明報廢物品的名稱、規格、型號、數量、購置時間、報廢原因等信息，并經部門負責人簽字審批。《辦公用品及耗材報廢申請表》提交至行政部門后，行政部門應組織相關人員進行審核。審核內容包括報廢物品的實際情況、報廢原因是否合理等。審核通過的報廢申請，行政部門應安排專人負責報廢物品的回收和處理。報廢物品應妥善保管，不得隨意丟棄。對于可回收利用的報廢物品，應進行分類回收，交予專業回收公司處理；對于不可回收利用的報廢物品，應按照環保要求進行處理。行政部門應建立辦公用品及耗材報廢臺賬，記錄報廢物品的名稱、規格、型號、數量、購置時間、報廢日期、回收處理情況等信息。八、費用管理1.預算管理財務部門應根據公司年度工作計劃和辦公用品及耗材使用情況，編制公司年度辦公用品及耗材采購預算。采購預算應明確采購項目、金額、時間等內容，并報公司管理層審批。行政部門應嚴格按照審批后的采購預算進行采購，不得超預算采購辦公用品及耗材。如因特殊原因需要調整采購預算，應及時報公司管理層審批。2.報銷管理辦公用品及耗材采購報銷時，應提供合法有效的發票，并填寫《費用報銷單》，注明采購物品的名稱、規格、型號、數量、金額、用途等信息。《費用報銷單》應經部門負責人簽字審批后，提交至財務部門審核。財務部門應按照公司財務制度的規定進行審核，審核通過后予以報銷。對于采購金額較大的辦公用品及耗材，應實行轉賬支付，不得使用現金支付。3.費用分析財務部門應定期對辦公用品及耗材的費用進行分析，分析內容包括費用支出情況、費用變動趨勢、費