2025企業采購合同管理規范第一章總則第一條為規范企業采購合同的管理工作，保障企業合法權益，降低經營風險，提升采購效率和質量，根據相關法律法規及企業管理規定，制定本規范。第二條本規范適用于企業所有采購活動中的合同訂立、履行、變更、終止以及檔案管理等事項。任何涉及采購合同的行為均應遵守本規范的相關規定。第三條企業采購合同管理應當遵循合法性、合規性、公平性、透明性的原則，確保合同內容真實、完整、有效，并符合企業經營目標和戰略發展需求。第二章職責分工第四條企業的采購部門負責采購合同的具體管理工作，包括但不限于供應商的選擇、合同的洽談與訂立、合同履行的監督以及相關問題的處理。第五條財務部負責對采購合同中涉及的財務條款進行審核，確保資金支付符合企業內部管理規定和財務紀律。第六條使用部門（需求部門）負責提供采購需求，并參與合同履行過程中的驗收工作，確保采購物資或服務的質量符合企業要求。第七條法務部負責對采購合同的內容進行法律審查，確保合同的合法性和合規性，并協助處理合同履行過程中可能出現的法律糾紛。第八條企業管理部負責監督和檢查采購合同管理工作，定期對合同管理情況進行評估，并提出改進建議。第三章合同訂立第九條企業采購合同的訂立應當遵循以下程序：需求確認：使用部門根據實際需求提交采購申請，并明確采購物資或服務的具體要求，包括數量、質量、技術標準等。供應商選擇：采購部門應當建立供應商庫，對供應商進行資質審查和評估，確保其具備履約能力。供應商的選擇應當遵循公開、公平、公正的原則。合同談判：采購部門與供應商就合同內容進行充分協商，明確雙方的權利和義務，并形成書面談判記錄。合同審核：合同文本應當提交法務部進行法律審查，并由財務部對涉及金額、付款方式等條款進行審核。審核意見應當及時反饋給采購部門。合同簽訂：經審核通過的合同，由企業法定代表人或其授權代表與供應商簽訂。簽訂前，合同應當加蓋雙方公章，并簽署日期。第十條合同內容應當包括但不限于以下條款：采購標的物的名稱、規格、型號、數量、質量要求等；價格及付款方式；交貨時間、地點及運輸方式；雙方的權利和義務；履約期限和條件；違約責任及爭議解決方式；其他雙方認為需要約定的事項。第四章合同履行與變更第十一條采購部門應當建立合同履行跟蹤機制，定期檢查合同履行情況，并及時向使用部門反饋相關信息。如發現供應商未按合同約定履行義務，應當立即采取措施，督促其改正。第十二條在合同履行過程中，如需對合同內容進行變更，應當由雙方協商一致，并簽訂書面補充協議。補充協議應當經過法務部和財務部的審核，并報企業管理部備案。第十三條企業應當按照合同約定的時間、方式支付款項，不得無故拖延或拒付。如有特殊情況需要延遲付款，應當與供應商協商一致，并報企業管理部審批。第五章合同權利義務的終止第十四條合同履行完畢后，采購部門應當及時組織驗收，并辦理結算手續。驗收結果應當由雙方簽字確認，并作為合同履行完成的證明。第十五條如因不可抗力或其他法定原因導致合同無法履行，雙方應當協商解除合同或變更合同內容。解除合同的，應當簽訂書面協議，并報企業管理部備案。第六章合同檔案管理第十六條企業應當建立完善的采購合同檔案管理制度，對每份合同進行分類、編號和存檔。合同檔案應當包括合同文本、談判記錄、補充協議、驗收單據等相關資料。第十七條合同檔案的保存期限不得少于法律法規規定的最低保存年限，并應當確保檔案的安全性和完整性。如有需要查閱或調用合同檔案，應當履行審批程序。第七章責任追究第十八條任何因違反本規范導致企業遭受經濟損失或法律糾紛的行為，將依法追究相關責任人的責任。第十九條對于在合同管理過程中玩忽職守、徇私舞弊的人員，企業將依法依規給予紀律處分；情節嚴重的，移交司法機關處理。第八章附則第二十條本規