公司收發文管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司收發文管理，確保文件傳遞的及時、準確、安全，提高工作效率，促進公司各項工作的規范化、制度化，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門之間及與外部單位之間的文件收發、傳遞、處理、存檔等工作。（三）基本原則1.準確及時原則：確保文件內容準確無誤，收發傳遞及時高效，不延誤工作。2.安全保密原則：嚴格遵守保密規定，防止文件泄露，確保公司信息安全。3.規范統一原則：文件格式、編號、處理流程等遵循統一規范，便于管理和查詢。二、收文管理（一）收文渠道1.公司辦公室統一接收通過郵政快遞、專人送達、電子郵件等方式寄送至公司的各類文件。2.各部門明確專人負責關注與本部門業務相關的外部網站、行業論壇等信息平臺，及時收集涉及公司的文件資料，并報送至辦公室。（二）收文登記1.辦公室收到文件后，應立即進行詳細登記。登記內容包括：來文日期、來文單位、文件標題、文號、密級、份數、附件等信息。2.對于重要文件或緊急文件，應在登記時特別標注，以便及時處理。（三）文件初審1.辦公室對收文進行初步審核，主要檢查文件的完整性、格式規范性、密級標注等。2.對于不符合要求的文件，及時與發文單位聯系，要求其補充或更正。（四）文件傳閱1.根據文件內容和性質，辦公室確定傳閱范圍。一般文件傳閱給相關部門負責人及需要知曉的人員；重要文件傳閱給公司領導及相關部門負責人。2.辦公室負責將文件放置在專門的文件傳閱夾內，按照傳閱順序依次傳遞給相關人員。傳閱人員應在文件傳閱單上簽字，注明傳閱日期，以示負責。3.傳閱過程中，傳閱人員不得擅自擴大傳閱范圍，不得將文件帶出公司或轉借他人。如因工作需要暫時留存文件，應向辦公室說明原因，并在規定時間內歸還。（五）文件承辦1.承辦部門收到傳閱文件后，應及時安排專人辦理。辦理人員要認真研究文件內容，提出具體的處理意見和措施。2.對于需要回復的文件，承辦部門應在規定時間內起草回復文稿，經部門負責人審核后，報公司領導審批。3.如遇涉及多個部門的文件，由辦公室協調相關部門共同研究處理，明確主辦部門和協辦部門，主辦部門負責牽頭組織辦理，并及時向辦公室反饋辦理進度。（六）文件催辦1.辦公室負責對收文的辦理情況進行跟蹤催辦。對于緊急文件或有明確辦理期限的文件，要重點跟蹤，確保按時辦結。2.催辦方式可采用電話催辦、書面催辦等。對于多次催辦仍未及時辦理的部門，辦公室應向公司領導匯報，并在公司內部進行通報。（七）文件歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應及時將文件原件、處理過程中形成的相關材料（如請示、批復、會議紀要等）一并整理齊全，移交至辦公室進行歸檔。2.辦公室按照檔案管理的有關規定，對歸檔文件進行分類、編號、裝訂，建立電子和紙質檔案，妥善保管。三、發文管理（一）發文流程1.擬稿各部門根據工作需要，由專人負責起草文件。擬稿人應確保文件內容準確、表述清晰、格式規范。文件內容應符合國家法律法規和公司相關政策規定，涉及重要事項或重大決策的文件，應進行充分調研和論證。2.審核擬稿完成后，由部門負責人對文件進行初步審核。審核內容包括文件的必要性、準確性、可行性等。對于涉及多個部門的文件，應送相關部門會簽，會簽部門應認真提出意見和建議，確保文件內容協調一致。3.簽發經部門審核后的文件，報公司領導簽發。一般性文件由分管領導簽發；重要文件、涉及公司全局的文件由公司主要領導簽發。領導簽發時，應認真審閱文件內容，簽署明確的意見和姓名、日期。4.編號文件簽發后，由辦公室按照公司文件編號規則進行統一編號。編號應確保唯一性，便于文件的管理和查詢。5.印發辦公室根據領導簽發意見和編號，對文件進行排版、校對，無誤后進行印發。印發份數根據文件的發送范圍確定，嚴格控制文件印發數量，避免浪費。（二）發文格式1.公司發文統一使用A4紙打印，頁面設置符合國家公文格式標準要求。2.文件標題應準確概括文件主要內容，一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。3.正文一般用3號仿宋體字，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結構層次序數依次可以用"一、""（一）""1.""（1）"標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。4.落款包括發文單位名稱和成文日期。發文單位名稱應使用全稱或規范化簡稱，置于正文右下方；成文日期用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現空白印章。（三）發文范圍1.上行文：主要用于向公司上級主管部門、政府相關部門等報送請示、報告等文件，如工作匯報、項目申請、政策咨詢等。2.下行文：用于公司向下屬部門傳達工作指示、決策部署、規章制度等文件，如通知、通報、決定、批復等。3.平行文：用于公司與平級單位、合作單位等之間的溝通、協調、合作等文件，如函、會議紀要等。（四）發文登記1.辦公室對每一份發文進行詳細登記，登記內容包括：發文日期、發文單位、文件標題、文號、密級、主送單位、抄送單位、印發份數等。2.登記完成后，建立發文臺賬，以便對發文情況進行統計和查詢。（五）文件發送1.對于紙質文件，辦公室按照文件發送范圍，通過郵政快遞、專人送達等方式進行發送。發送時，應確保文件包裝完好，填寫清楚收件單位和地址，避免文件丟失或錯發。2.對于電子文件，通過公司內部辦公系統、電子郵件等方式發送給相關人員。發送電子文件時，應確保文件格式正確、內容完整，并在郵件主題中注明文件標題和文號，以便收件人及時查閱。（六）文件抄送1.根據文件內容和工作需要，確定是否需要抄送其他相關部門或人員。抄送應嚴格控制范圍，避免不必要的抄送。2.辦公室負責將文件抄送名單在發文登記時一并記錄，并確保抄送文件的及時準確發送。四、文件保密管理（一）保密制度1.公司全體員工應嚴格遵守國家保密法律法規和公司保密制度，對涉及公司商業秘密、技術秘密、財務信息等重要文件予以保密。2.對于密級文件，應按照規定的保密級別進行管理，采取相應的保密措施，如加密存儲、專人保管、限制查閱范圍等。（二）文件查閱1.因工作需要查閱文件的，應填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、文號、查閱理由等，經所在部門負責人審批后，到辦公室查閱。2.查閱密級文件的，還需經公司保密管理部門批準，并在指定地點查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復印、拍照等。查閱人員對所查閱文件負有保密責任，不得泄露文件內容。3.辦公室應建立文件查閱登記臺賬，記錄查閱人員姓名、部門、查閱日期、查閱文件名稱等信息，以便跟蹤管理。（三）文件借閱1.確因工作需要借閱文件的，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、文號、借閱期限等，經所在部門負責人和公司分管領導審批后，到辦公室辦理借閱手續。2.借閱密級文件的，還需經公司主要領導批準。借閱人員應妥善保管所借文件，不得轉借他人，不得擅自擴大借閱范圍，不得將文件帶出公司規定的區域。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。借閱人員歸還文件時，辦公室應認真檢查文件的完整性和保密性，如有損壞或丟失，應追究借閱人員的責任。（四）文件銷毀1.對于已失去保存價值的文件，由辦公室定期進行清理，提出銷毀意見，填寫《文件銷毀申請表》，經公司分管領導審批后進行銷毀。2.銷毀文件時，應采用適當的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保文件信息無法恢復。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀文件的名稱、文號、數量、銷毀時間、銷毀方式等，參與銷毀人員應簽字確認。3.涉及公司商業秘密、敏感信息等重要文件的銷毀，應按照公司保密管理規定，采取更加嚴格的保密措施，必要時可委托專業機構進行銷毀。五、監督與考核（一）監督檢查1.公司辦公室定期對各部門的收發文管理情況進行監督檢查，重點檢查文件的收發登記、傳閱辦理、歸檔保管等環節是否符合規定。2.對于發現的問題，及時提出整改意見，要求相關部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。（二）考核機制1.將收發文管理工作納入公司部門績效考核體系，對收發文管理工作規范、及時、準確的部門和個人給予適當獎勵；對工作不力、出現失誤的部門和個人進行相應的處罰。2.考核內容包括