貴重辦公用品管理辦法?一、總則1.目的為了加強公司貴重辦公用品的管理，規范貴重辦公用品的采購、使用、保管及處置等流程，確保貴重辦公用品的合理配置和有效利用，降低公司運營成本，特制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于公司內所有貴重辦公用品的管理，包括但不限于電腦、打印機、復印機、傳真機、投影儀、高檔辦公桌椅、保險柜等價值較高的辦公設備及用品。3.管理原則統一管理原則：公司對貴重辦公用品實行統一采購、統一調配、統一核算的管理方式。合理配置原則：根據公司業務需求和人員崗位設置，合理配置貴重辦公用品，避免資源浪費。節約使用原則：倡導員工節約使用貴重辦公用品，提高其使用效率和使用壽命。責任到人原則：明確貴重辦公用品的采購、使用、保管及處置等環節的責任主體，確保管理工作落實到位。二、職責分工1.行政部門負責制定貴重辦公用品的年度采購計劃，并組織實施采購工作。建立貴重辦公用品臺賬，詳細記錄辦公用品的采購、領用、維修、報廢等情況。定期對貴重辦公用品進行盤點，確保賬實相符。負責貴重辦公用品的日常維護和保養工作，及時聯系維修人員對故障設備進行維修。對閑置的貴重辦公用品進行統一調配或處置。2.使用部門根據本部門業務需求，提出貴重辦公用品的采購申請。負責本部門貴重辦公用品的使用和保管，指定專人負責管理，確保辦公用品的安全和正常使用。配合行政部門做好貴重辦公用品的盤點工作，及時反饋辦公用品的使用情況和存在問題。3.財務部門負責審核貴重辦公用品的采購預算和費用報銷，確保費用支出的合理性和合規性。對貴重辦公用品的采購、處置等財務事項進行賬務處理，定期與行政部門核對賬目。4.采購部門根據行政部門提供的采購計劃，負責貴重辦公用品的采購工作。選擇合格的供應商，確保所采購的辦公用品質量可靠、價格合理。與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，確保采購過程的合法性和規范性。三、采購管理1.采購計劃行政部門應于每年年底根據公司下一年度的業務發展規劃和人員編制情況，結合現有貴重辦公用品的使用狀況，制定下一年度的貴重辦公用品采購計劃。采購計劃應詳細列出所需采購的辦公用品名稱、規格、數量、預算金額等內容。采購計劃需經部門負責人審核后，報公司分管領導審批。如因業務發展需要臨時增加采購項目，使用部門應提前向行政部門提交書面申請，經審批后納入采購計劃。2.供應商選擇采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商檔案。對供應商的資質、信譽、產品質量、價格、售后服務等方面進行綜合評估，選擇合格的供應商作為采購合作伙伴。對于首次合作的供應商，采購部門應要求其提供營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、產品質量認證等相關資質證明文件，并進行實地考察或詢證，確保其具備良好的商業信譽和供應能力。3.采購流程采購部門根據審批后的采購計劃，向選定的供應商發送采購訂單。采購訂單應明確辦公用品的名稱、規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點等內容。供應商應按照采購訂單的要求及時組織生產和發貨，并在規定的時間內將貨物送達公司指定地點。采購部門負責對到貨的辦公用品進行驗收，核對貨物的名稱、規格、數量、質量等是否與采購訂單一致。驗收合格后，采購部門應及時辦理入庫手續，并將相關憑證交財務部門進行賬務處理。如發現貨物存在質量問題或與采購訂單不符，采購部門應及時與供應商溝通協商，要求其更換或補貨，直至驗收合格為止。四、使用管理1.領用登記貴重辦公用品實行領用登記制度。使用部門需指定專人負責辦理領用手續，填寫《貴重辦公用品領用登記表》，詳細記錄領用日期、辦公用品名稱、規格、數量、領用人等信息。領用人在領用貴重辦公用品時，應仔細檢查辦公用品的外觀和性能，如發現問題應及時向行政部門反饋。領用后，領用人應妥善保管和使用辦公用品，不得擅自轉借他人或挪作他用。2.使用培訓行政部門應在貴重辦公用品采購到貨后，及時組織相關使用人員進行培訓，使其熟悉辦公用品的性能、操作方法和注意事項，確保正確使用。對于新員工或初次使用某種貴重辦公用品的員工，使用部門應安排專人進行指導，幫助其盡快掌握使用技能。3.日常維護使用部門負責貴重辦公用品的日常維護和保養工作，定期對辦公用品進行清潔、檢查和調試，確保其正常運行。如發現辦公用品出現故障或損壞，使用部門應及時通知行政部門，并填寫《貴重辦公用品維修申請表》，詳細說明故障情況和維修要求。行政部門應及時聯系維修人員進行維修，并記錄維修情況。4.使用監督行政部門應定期對貴重辦公用品的使用情況進行檢查和監督，發現問題及時督促使用部門進行整改。對于違反本辦法規定使用貴重辦公用品的行為，行政部門有權責令其改正，并視情節輕重給予相應的處罰。五、保管管理1.存放地點貴重辦公用品應存放在專門的倉庫或指定的保管地點，確保存放環境安全、整潔、通風良好。對于電腦、打印機等電子設備，應配備防靜電設備和穩壓電源，避免因靜電和電壓不穩對設備造成損壞。2.保管人員行政部門應指定專人負責貴重辦公用品的保管工作，保管人員應具備一定的責任心和專業知識，熟悉辦公用品的性能和保管要求。保管人員應定期對貴重辦公用品進行盤點和檢查，確保賬實相符，如發現問題應及時報告行政部門。3.安全防范加強對貴重辦公用品存放地點的安全防范措施，安裝必要的防盜、防火、防潮、防蟲等設施，確保辦公用品的安全。保管人員應嚴格遵守倉庫管理制度，嚴禁無關人員進入存放地點，確保辦公用品的安全。六、盤點管理1.盤點周期行政部門應定期對貴重辦公用品進行盤點，盤點周期分為月度小盤點和年度大盤點。月度小盤點由行政部門自行組織，年度大盤點由公司統一組織，相關部門配合。2.盤點內容盤點內容包括貴重辦公用品的數量、規格、型號、使用狀況、存放地點等信息。盤點時，應核對辦公用品的實物與臺賬記錄是否一致，如發現賬實不符，應及時查明原因并進行調整。3.盤點報告盤點結束后，行政部門應編制《貴重辦公用品盤點報告》，詳細記錄盤點情況、發現的問題及處理結果等內容。盤點報告經部門負責人審核后，報公司分管領導審批。對于盤點中發現的盤盈、盤虧等情況，行政部門應及時查明原因，并按照公司相關規定進行處理。如因人為原因造成的損失，應追究相關責任人的責任。七、處置管理1.報廢條件貴重辦公用品符合下列條件之一的，可以申請報廢：已超過使用年限，且無法正常使用或維修成本過高的；因技術進步、產品更新換代等原因，已被淘汰或不再適用的；因自然災害、意外事故等原因造成損壞，無法修復或修復后無法正常使用的；其他符合報廢條件的情況。2.報廢申請使用部門如需報廢貴重辦公用品，應填寫《貴重辦公用品報廢申請表》，詳細說明報廢原因、辦公用品名稱、規格、型號、購置時間、使用狀況等信息，并提交相關證明材料（如維修記錄、損壞照片等）。《貴重辦公用品報廢申請表》經部門負責人審核后，報行政部門進行技術鑒定。行政部門應組織相關專業人員對申請報廢的辦公用品進行鑒定，確認是否符合報廢條件。3.報廢審批經鑒定符合報廢條件的辦公用品，行政部門應將《貴重辦公用品報廢申請表》及相關證明材料報公司分管領導審批。審批通過后，方可進行報廢處理。4.報廢處置行政部門負責對批準報廢的貴重辦公用品進行處置。處置方式包括變賣、捐贈、報廢銷毀等。對于有利用價值的報廢辦公用品，行政部門應通過招標、拍賣等方式進行變賣，變賣收入應及時上繳公司財務部門。對于無利用價值的報廢辦公用品，行政部門應進行報廢銷毀處理，并做好記錄。八、監督與檢查1.公司成立貴重辦公用品管理監督小組，由行政部門、財務部門、審計部門等相關人員組成，負責對貴重辦公用品的管理工作進行監督和檢查。2.監督小組應定期對貴重辦公用品的采購、使用、保管、盤點、處置等環節進行檢查，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。3.對于違反本辦法規定的行為，監督小組應及時進行調查處理