某投資有限公司管理制度合同管理篇?一、總則1.目的為加強某投資有限公司（以下簡稱"公司"）合同管理，規范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門對外簽訂的各類合同、協議（以下統稱"合同"）。3.管理原則合同管理遵循依法合規、審慎嚴謹、全程管控、責權明確的原則。二、合同管理部門及職責1.法務部門負責合同文本的合法性審查，對合同條款是否符合法律法規要求進行把關，防范法律風險。參與合同談判，提供法律意見和建議，協助解決合同簽訂和履行過程中的法律問題。建立合同法律審查檔案，對審查過的合同進行分類存檔，以便查閱和分析。定期開展合同法律風險培訓，提高公司員工的法律意識和合同風險防范能力。2.業務部門負責合同的前期調研、談判、起草工作，確保合同內容符合業務實際需求和公司利益。負責合同的履行跟蹤，及時向相關部門反饋合同履行情況，協調解決合同履行過程中出現的問題。對合同相對方的主體資格、信用狀況等進行調查和評估，建立合作方信息檔案。根據合同履行情況，及時提出合同變更、解除等申請，并配合相關部門辦理手續。3.財務部門參與合同涉及財務條款的審核，對合同中的付款方式、結算周期、資金安排等財務內容進行審查，確保財務風險可控。負責根據合同約定進行款項收付，對合同執行過程中的財務數據進行記錄和分析，為合同管理提供財務支持。協助業務部門對合同相對方的財務狀況進行評估，關注合同款項的回收情況，及時預警財務風險。4.綜合管理部門負責合同的編號、歸檔、保管等工作，建立合同臺賬，確保合同資料的完整性和可追溯性。監督合同的簽訂和履行過程，對合同管理中的違規行為進行糾正和處理。負責合同專用章的保管和使用登記，按照規定流程用印，確保印章使用安全。三、合同簽訂流程1.合同立項業務部門根據業務需求提出合同立項申請，填寫《合同立項申請表》，詳細說明合同簽訂的背景、目的、主要內容、預計金額、履行期限等信息，并附上相關的業務資料和初步調研情況。申請表經部門負責人審核簽字后，提交至法務部門進行法律風險初步評估。2.合同起草法務部門對合同立項申請進行法律風險評估后，如認為可行，業務部門負責起草合同文本。合同文本應使用規范的語言文字，明確各方的權利義務、合同標的、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任等主要條款。在起草過程中，業務部門應充分考慮業務實際情況和可能出現的風險，確保合同條款清晰、準確、完整。3.合同審核業務部門審核：合同起草完成后，先由業務部門內部進行審核。審核內容包括合同條款是否符合業務需求、是否存在潛在風險、與合作方的溝通情況等。業務部門審核通過后，將合同文本及相關資料提交至法務部門進行合法性審查。法務部門審核：法務部門對合同進行全面的合法性審查，重點審查合同條款是否符合法律法規規定、是否存在法律風險漏洞、是否侵犯公司合法權益等。法務部門審核過程中如有疑問或需要修改的地方，及時與業務部門溝通協商。審核通過后，法務部門出具《合同法律審查意見書》。財務部門審核：財務部門對合同中涉及的財務條款進行審核，包括付款方式、結算周期、資金預算、稅務處理等。財務部門審核通過后，在合同審核表上簽字確認。綜合管理部門審核：綜合管理部門對合同的格式、編號、審批流程等進行審核，確保合同文件的規范性和完整性。審核通過后，在合同審核表上簽字確認。4.合同審批經業務部門、法務部門、財務部門和綜合管理部門審核通過的合同，按照公司內部審批流程提交審批。審批流程根據合同金額大小、重要程度等因素分為不同層級，一般合同由部門負責人、分管領導審批；重大合同還需提交總經理辦公會或董事會審議批準。審批通過后，在合同文本上加蓋公司公章或合同專用章。5.合同簽訂合同審批通過后，業務部門負責與合同相對方簽訂合同。簽訂合同時，應確保合同文本與審批通過的版本一致，雙方簽字蓋章齊全。合同簽訂后，業務部門將合同副本分送法務部門、財務部門、綜合管理部門等相關部門存檔。四、合同履行管理1.履行跟蹤業務部門負責合同的履行跟蹤，指定專人定期對合同履行情況進行檢查和監督，及時掌握合同進展情況。在履行過程中，如發現問題或風險，應及時向部門負責人匯報，并采取有效措施加以解決。2.信息溝通合同履行過程中，業務部門應與合同相對方保持密切溝通，及時了解對方的履行情況和需求變化，確保雙方信息暢通。同時，業務部門應定期向法務部門、財務部門等相關部門通報合同履行情況，以便各部門及時掌握動態，協調解決問題。3.變更管理合同履行過程中如需變更合同內容，業務部門應及時提出書面申請，填寫《合同變更申請表》，詳細說明變更的原因、內容、對合同履行的影響等。申請經相關部門審核通過，并按照合同簽訂時的審批流程進行審批后，方可簽訂合同變更協議。合同變更協議作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。4.解除管理合同履行過程中如需解除合同，業務部門應提出書面申請，填寫《合同解除申請表》，說明解除合同的原因、依據、對公司的影響等。申請經相關部門審核通過，并按照合同簽訂時的審批流程進行審批后，方可與合同相對方協商解除合同事宜。解除合同應簽訂書面協議，明確雙方的權利義務和責任承擔方式。5.糾紛處理合同履行過程中如發生糾紛，業務部門應及時向公司報告，并會同法務部門共同研究解決方案。糾紛處理過程中，應積極收集證據，維護公司合法權益。如糾紛涉及訴訟或仲裁，法務部門應負責組織相關人員參與訴訟或仲裁活動，按照法律程序進行處理。五、合同檔案管理1.歸檔范圍公司簽訂的各類合同及其相關文件，包括合同文本、合同審批表、合同變更協議、合同解除協議、往來函件、補充條款、附件等均屬于歸檔范圍。2.編號規則合同編號采用統一的編碼規則，由綜合管理部門負責編制。編號應具有唯一性，以便于識別和查詢。合同編號一般由年份、部門代碼、合同類別代碼、順序號等部分組成。3.歸檔流程合同簽訂后，業務部門應在規定時間內將合同副本及相關資料提交至綜合管理部門。綜合管理部門對合同資料進行審核、整理、編號后，按照檔案管理要求進行歸檔保存。歸檔后的合同應建立電子和紙質檔案，電子檔案應定期備份，確保數據安全。4.保管期限合同檔案的保管期限根據合同性質和重要程度確定，一般分為短期、中期和長期。短期合同檔案保管期限為3年，中期合同檔案保管期限為5年，長期合同檔案保管期限為10年以上。保管期限屆滿后，經綜合管理部門審核批準，方可進行銷毀處理。5.查閱利用公司內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經所在部門負責人審批后，到綜合管理部門辦理查閱手續。查閱時應在指定地點進行，不得擅自復印、拍照、涂改合同檔案內容。因特殊情況需要外借合同檔案的，需經綜合管理部門負責人批準，并辦理借閱登記手續，限期歸還。六、合同專用章管理1.印章保管合同專用章由綜合管理部門指定專人保管，保管人員應妥善保管印章，確保印章安全。印章應存放在專用保險柜中，實行雙人保管制度，鑰匙分別由兩人持有，開啟保險柜時需兩人同時在場。2.使用登記建立合同專用章使用登記制度，嚴格記錄印章使用情況。每次使用合同專用章前，使用人應填寫《合同專用章使用申請表》，注明用印合同名稱、編號、用印內容、用印日期等信息，并經相關部門負責人和分管領導審批。審批通過后，保管人員方可在合同文本上加蓋印章，并在《合同專用章使用登記簿》上進行登記，登記內容應包括用印日期、合同名稱、編號、用印人、審批人等。3.使用審批合同專用章的使用必須經過嚴格的審批流程。一般合同用印由業務部門負責人、分管領導審批；重大合同用印還需提交總經理辦公會或董事會審議批準。審批人應認真審核用印申請，確保用印事項符合公司規定和業務需求。4.印章保管人職責負責合同專用章的日常保管，確保印章安全，防止印章被盜用、丟失或損壞。嚴格按照規定流程使用合同專用章，對用印申請進行審核，未經審批不得擅自用印。定期對合同專用章的使用情況進行統計和核對，發現問題及時報告并處理。配合公司內部審計、紀檢等部門對合同專用章使用情況的檢查和審計工作。七、監督與考核1.監督檢查公司定期對合同管理情況進行監督檢查，檢查內容包括合同簽訂、履行、變更、解除、檔案管理、印章使用等環節。監督檢查可以采取內部審計、專項檢查、定期抽查等方式進行。對于檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。2.考核評價建立合同管理考核評價制度，對各部門的合同管理工作進行量化考核。考核指標包括合同簽訂合規率、合同履行率、合同糾紛發生率、合同檔案管理規范率、合同專用章使用合規率等。考核結果與部門和個人的績效掛鉤