胡集電廠二期檔案管理規(guī)定?一、總則（一）目的為加強胡集電廠二期項目檔案管理，確保項目檔案的完整、準確、系統和有效利用，為項目建設、生產運營及后續(xù)維護提供可靠的信息支持，特制定本規(guī)定。（二）適用范圍本規(guī)定適用于胡集電廠二期項目建設、調試、生產運營等全過程中形成的各類文件材料的管理。（三）管理原則1.集中統一管理原則：項目檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和系統性。2.全程參與原則：檔案管理工作貫穿項目建設的全過程，從項目策劃、設計、施工到竣工驗收等各個環(huán)節(jié)，檔案管理人員應同步參與，進行文件材料的收集、整理和歸檔。3.真實性原則：檔案內容應真實反映項目建設和生產運營的實際情況，不得偽造、篡改。4.便于利用原則：檔案的整理和分類應便于檢索和查詢，滿足項目各方面對檔案信息的利用需求。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門設立專門的檔案管理部門，負責胡集電廠二期項目檔案的全面管理工作。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度。2.制定和完善項目檔案管理的各項規(guī)章制度，并組織實施。3.負責項目檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。4.對項目各部門的檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查。5.組織檔案管理人員的業(yè)務培訓，提高檔案管理水平。6.參與項目建設過程中的重要會議和活動，及時收集相關文件材料。7.負責檔案信息化建設，建立和維護項目檔案管理信息系統。（二）項目各部門項目各部門負責本部門在項目建設和生產運營過程中形成的文件材料的收集、整理和初步歸檔工作，并指定專人負責與檔案管理部門的溝通協調。其主要職責包括：1.明確本部門檔案管理的責任人，確保文件材料的及時收集和整理。2.按照檔案管理部門的要求，對本部門形成的文件材料進行分類、編號和裝訂。3.在規(guī)定時間內將整理好的文件材料移交檔案管理部門。4.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作。三、檔案分類及編號（一）檔案分類胡集電廠二期項目檔案分為工程前期文件、設計文件、施工文件、調試文件、生產運營文件等幾大類，每大類下再根據具體內容進行細分。具體分類如下：1.工程前期文件項目立項批復、可行性研究報告及相關批復文件。環(huán)境影響評價報告及批復文件。項目建設用地批準文件、土地出讓合同等。項目招投標文件，包括招標文件、投標文件、評標報告等。2.設計文件初步設計文件，包括設計說明書、圖紙、概算等。施工圖設計文件，包括各專業(yè)圖紙、設計變更通知單等。設計交底記錄、圖紙會審記錄等。3.施工文件施工組織設計、施工方案等。工程開工報告、復工報告等。施工技術交底記錄。原材料、構配件及設備的質量證明文件，如質量檢驗報告、合格證等。施工過程中的隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質量驗收記錄等。工程質量事故處理記錄。施工日志。4.調試文件調試大綱、調試方案。設備單體調試記錄、分系統調試記錄、整套啟動調試記錄等。調試報告，包括調試總結報告、性能試驗報告等。5.生產運營文件生產運行規(guī)程、操作規(guī)程、檢修規(guī)程等。設備臺賬、運行記錄、檢修記錄、維護記錄等。安全生產文件，如安全管理制度、安全檢查記錄、事故應急預案等。技術改造文件，包括改造方案、技術協議、驗收報告等。（二）編號規(guī)則檔案編號采用分類編號法，由檔案類別代碼、項目代碼、年度代碼、順序號等組成。具體編號規(guī)則如下：1.檔案類別代碼：根據檔案分類設置，用兩位大寫字母表示，如"GQ"表示工程前期文件，"SJ"表示設計文件等。2.項目代碼：用四位數字表示胡集電廠二期項目代碼。3.年度代碼：用四位數字表示文件形成年度。4.順序號：用四位數字表示該類檔案在本年度內的流水號。例如：一份工程前期文件中關于項目立項批復的檔案編號為"GQ000120230001"，其中"GQ"為工程前期文件類別代碼，"0001"為項目代碼，"2023"為年度代碼，"0001"為順序號。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.項目各部門應按照檔案管理的有關規(guī)定，及時收集本部門在項目建設和生產運營過程中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.對收集到的文件材料，應進行認真核對，確保其真實性、準確性和有效性。對于不符合要求的文件材料，應及時補充或修正。3.收集的文件材料應包括紙質文件、電子文件及相關的聲像資料等。電子文件應采用通用格式存儲，并確保其可讀性和可追溯性。（二）整理要求1.檔案管理人員應按照檔案分類及編號規(guī)則，對收集到的文件材料進行分類整理。2.紙質文件應進行裝訂，去除金屬物，采用A4紙規(guī)格進行折疊或裁剪，確保頁面整齊、美觀。3.電子文件應按照分類要求進行存儲，建立清晰的文件夾結構，并對文件進行命名，命名應體現文件的類別、項目、年度等關鍵信息。4.聲像資料應進行分類整理，標注拍攝時間、地點、內容等信息，并進行數字化存儲。5.對整理好的檔案應編制目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、責任者等內容，確保目錄清晰、準確，便于檢索。五、檔案歸檔（一）歸檔范圍1.項目建設和生產運營過程中形成的具有保存價值的各類文件材料，包括上述檔案分類中的所有內容。2.與項目相關的外部文件，如上級主管部門的批復文件、行業(yè)標準規(guī)范等。（二）歸檔時間1.工程前期文件應在項目完成立項、審批等相關手續(xù)后及時歸檔。2.設計文件應在設計任務完成后，按照設計階段進行歸檔，初步設計文件在評審通過后歸檔，施工圖設計文件在交付施工單位前歸檔。3.施工文件應隨工程進度同步歸檔，每月底將當月形成的施工文件整理歸檔。隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質量驗收記錄等應在驗收合格后及時歸檔。4.調試文件應在調試工作完成后，按照調試階段進行歸檔，設備單體調試記錄、分系統調試記錄等在調試完成后及時歸檔，整套啟動調試記錄在整套啟動驗收合格后歸檔。5.生產運營文件應定期歸檔，每年年底將本年度形成的生產運營文件整理歸檔。（三）歸檔程序1.項目各部門整理好的文件材料，經本部門負責人審核簽字后，填寫《檔案移交清單》，一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進行核對、驗收，對不符合要求的檔案，應退回移交部門重新整理。3.檔案管理部門對驗收合格的檔案進行登記、編號，并按照檔案分類要求進行上架存放。六、檔案保管（一）保管環(huán)境1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。3.檔案庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調節(jié)設備、防蟲藥品等設施設備。（二）檔案裝具1.檔案應采用標準的檔案盒、檔案柜進行裝具，檔案盒應符合國家相關標準，檔案柜應堅固耐用，便于存放和檢索。2.檔案盒應標明檔案類別、項目代碼、年度、順序號等信息，檔案柜應進行編號，并建立檔案存放位置索引。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。具體保管期限根據國家有關規(guī)定和項目實際情況確定，一般工程前期文件、設計文件、重要的施工文件、調試文件等保管期限為永久；一般性的施工文件、生產運營文件等保管期限為長期（10年以上）；短期（5年以下）保管的檔案主要是一些臨時性的文件材料。（四）檔案清查1.檔案管理部門應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的完整、準確和安全。2.清查內容包括檔案的數量、質量、保管狀況等，對清查中發(fā)現的問題應及時進行處理。3.清查結束后，應編制《檔案清查報告》，對清查情況進行總結，并提出改進措施。七、檔案利用（一）利用范圍1.項目建設、生產運營、維護等相關人員因工作需要可查閱、借閱檔案。2.外部單位因工作需要查閱檔案，應按照公司相關規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案查閱應在檔案管理部門指定的場所進行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。如需復印檔案材料，應經檔案管理部門負責人批準。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數量、借閱期限等內容，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不得超過15天，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上圈劃、涂改、污損，如有損壞應照價賠償。（三）利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細登記，登記內容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）檔案名稱、數量、用途、歸還日期等。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、項目相關技術專家、財務人員等組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定原則檔案鑒定應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定小組對需要鑒定的檔案進行逐一審查，根據檔案的保管期限、價值等因素，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.檔案管理部門根據鑒定小組的意見，編制《檔案鑒定銷毀清冊》，經公司主管領導批準后實施銷毀。（四）銷毀方式檔案銷毀應采用安全、可靠的方式進行，一般采用焚燒或粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程應進行記錄，記錄內容包括銷毀日期、檔案名稱、數量、銷毀方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認。九、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立胡集電廠二期項目檔案管理信息系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）系統功能1.檔案錄入：實現檔案目錄及全文信息的錄入，支持多種格式文件的上傳。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、責任者等進行檢索，方便快捷地查找所需檔案。3.借閱管理：對檔案借閱申請、審批、歸還等流程進行信息化管理，記錄借閱情況。4.統計分析：對檔案的數量、類別、保管期限等進行統計分析，生成各類報表。5.安全管理：設置用戶權限，確保檔案信息的安全，防止未經授權的訪問和修改。（三）數據維護1.定期對檔案管理信息系統中的數據進行備份，確保數據的安全性和完整性。2.及時更新檔案信息，保證系統中檔案信息與實際檔案一致。對檔案的新增、修改、刪除等操作應進行詳細記錄。十、獎勵與處罰（一）獎勵對在檔案管理工作中表現突出的部門和個人，給予表彰和獎勵。獎勵方式包括榮譽證書、獎金等。具體獎勵情形如下：1.及時、準確、完整地收集和整理檔案，為項目建設和生產運營提供重要信息支持的。2.在檔案管理工作中提出創(chuàng)新性建議或方法，有效提高檔案管理水平的。3.積極配合檔案管理部門工作，對檔案管理工作做出顯著貢獻的。