某省工業設備安裝有限公司電商采購管理辦法?一、總則（一）目的為規范某省工業設備安裝有限公司（以下簡稱"公司"）電商采購行為，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質量，加強采購風險管理，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各單位通過電商平臺進行的各類設備、材料、服務等采購活動。（三）基本原則1.合規性原則：嚴格遵守國家法律法規和公司相關制度，確保電商采購活動合法合規。2.公開透明原則：采購信息公開，采購過程透明，接受公司內部監督和社會監督。3.效益優先原則：在保證采購質量的前提下，充分利用電商平臺優勢，降低采購成本，提高采購效益。4.誠信合作原則：與電商平臺供應商建立誠信合作關系，共同維護市場秩序。二、電商采購組織與職責（一）采購管理部門1.負責制定和完善公司電商采購管理制度和流程。2.審核電商采購計劃，確定采購方式和采購平臺。3.組織實施電商采購活動，協調解決采購過程中的問題。4.對電商采購供應商進行管理和評價。5.負責電商采購合同的審核、簽訂和執行跟蹤。（二）需求部門1.根據生產經營需要，提出電商采購需求，編制采購計劃。2.參與電商采購供應商的選擇和評價。3.負責采購物資的驗收和使用反饋。（三）財務部門1.負責電商采購資金的預算安排和支付審核。2.對電商采購成本進行核算和分析。（四）審計部門負責對電商采購活動進行審計監督，檢查采購行為的合規性和效益性。三、電商采購流程（一）采購計劃申報1.需求部門根據生產經營計劃和實際需求，提前編制電商采購計劃，明確采購物資的名稱、規格型號、數量、質量要求、預計采購時間等內容。2.采購計劃經部門負責人審核后，報采購管理部門。（二）采購計劃審核1.采購管理部門對需求部門申報的采購計劃進行審核，重點審核采購計劃的合理性、必要性、合規性等。2.對于不符合要求的采購計劃，采購管理部門及時與需求部門溝通，提出修改意見，需求部門修改后重新申報。（三）采購方式確定1.根據采購物資的特點、采購金額、市場供應情況等因素，采購管理部門確定電商采購方式，主要包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價采購等。2.對于達到公司規定招標限額標準的采購項目，應當按照招標程序進行采購；對于未達到招標限額標準的采購項目，可以根據實際情況選擇其他采購方式。（四）電商平臺選擇1.根據采購方式和采購需求，采購管理部門選擇合適的電商平臺。2.選擇電商平臺時，應綜合考慮平臺的信譽度、知名度、產品質量、價格水平、服務能力、物流配送等因素。3.采購管理部門與選定的電商平臺簽訂合作協議，明確雙方的權利和義務。（五）采購信息發布1.在選定的電商平臺上發布采購信息，包括采購物資的詳細規格、技術要求、數量、交貨時間、交貨地點、付款方式等。2.采購信息應確保準確、完整、清晰，不得有虛假、誤導性內容。（六）供應商報名與資格審查1.供應商在電商平臺上看到采購信息后，按照要求進行報名。2.采購管理部門對報名供應商進行資格審查，審查內容包括供應商的營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、資質證書、業績情況、信譽狀況等。3.對于資格審查合格的供應商，采購管理部門將其納入供應商庫；對于資格審查不合格的供應商，采購管理部門及時通知其報名無效。（七）采購文件發放1.向資格審查合格的供應商發放采購文件，采購文件包括采購公告、采購需求、技術規格、評標標準、合同條款等內容。2.采購文件應明確采購活動的規則和要求，確保供應商能夠準確理解采購需求。（八）投標文件提交與開標評標1.供應商按照采購文件要求編制投標文件，并在規定時間內提交至電商平臺。2.采購管理部門在電商平臺上組織開標評標活動，按照事先確定的評標標準進行評標，確定中標候選人。3.開標評標過程應全程記錄，確保公平、公正、公開。（九）中標通知與合同簽訂1.采購管理部門向中標供應商發出中標通知書，通知其中標結果。2.中標供應商應在規定時間內與采購管理部門簽訂采購合同，合同內容應符合采購文件和投標文件的要求。3.采購合同簽訂后，采購管理部門將合同副本分發給需求部門、財務部門等相關部門。（十）合同執行與驗收1.需求部門按照采購合同要求，跟蹤供應商的合同執行情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。2.物資到貨后，需求部門組織相關人員進行驗收，驗收內容包括物資的規格型號、數量、質量、外觀等。3.驗收合格后，需求部門出具驗收報告；驗收不合格的，需求部門應及時通知供應商進行整改或退換貨。（十一）付款與結算1.財務部門根據采購合同和驗收報告，按照公司財務制度辦理付款手續。2.付款時，財務部門應審核采購發票等相關憑證的真實性、合法性、完整性。3.采購管理部門負責與電商平臺進行結算，確保采購資金的安全、準確支付。四、電商采購供應商管理（一）供應商準入1.建立供應商準入標準，明確供應商應具備的基本條件，如具有獨立承擔民事責任的能力、良好的商業信譽、健全的財務會計制度、履行合同所必需的設備和專業技術能力等。2.采購管理部門負責對申請準入的供應商進行審核，審核通過后將其納入供應商庫。（二）供應商評價1.定期對供應商進行評價，評價內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務、信譽等方面。2.采購管理部門可以通過收集供應商的業績數據、客戶反饋、市場評價等信息，對供應商進行綜合評價。3.根據供應商評價結果，對供應商進行分類管理，對于優秀供應商給予優先合作機會，對于不合格供應商及時淘汰。（三）供應商動態管理1.建立供應商動態管理機制，及時更新供應商信息。2.對于供應商的重大變化，如企業改制、經營范圍調整、質量體系變更等，采購管理部門應及時進行調查和評估，調整供應商管理策略。3.加強與供應商的溝通與合作，定期召開供應商座談會，了解供應商的需求和意見，共同解決合作中存在的問題。五、電商采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購管理部門定期對電商采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如供應商違約風險、質量風險、價格風險、法律風險等。2.根據風險識別和評估結果，確定風險等級，制定相應的風險應對措施。（二）風險應對措施1.供應商違約風險：選擇信譽良好、實力較強的供應商，簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務，加強對供應商的合同執行跟蹤和監督，及時采取措施應對供應商違約行為。2.質量風險：嚴格審核供應商的資質和產品質量，加強對采購物資的檢驗和驗收，要求供應商提供質量保證承諾和售后服務承諾，對于質量不合格的物資及時退換貨或要求供應商整改。3.價格風險：建立市場價格監測機制，定期收集市場價格信息，與多家供應商進行談判和比價，合理確定采購價格，簽訂價格調整條款，應對市場價格波動風險。4.法律風險：加強對電商采購法律法規的學習和研究，確保采購活動合法合規，在采購合同中明確法律適用條款和爭議解決方式，避免法律糾紛。（三）風險監控與預警1.建立風險監控機制，定期對電商采購風險進行監控和評估，及時發現風險變化情況。2.設定風險預警指標，當風險指標達到預警值時，及時發出預警信號，采購管理部門應立即采取措施進行處理，降低風險損失。六、電商采購監督與考核（一）內部監督1.審計部門定期對電商采購活動進行審計監督，檢查采購程序的合規性、采購行為的公正性、采購結果的合理性等。2.采購管理部門應配合審計部門的審計工作，及時提供相關資料和信息。（二）外部監督1.主動接受社會監督，及時公開采購信息，保障供應商和社會公眾的知情權和監督權。2.對于供應商和社會公眾的投訴和舉報，采購管理部門應及時進行調查處理，并將處理結果反饋給投訴人和舉報人。（三）考核評價1.建立電商采購考核評價制度，對采購管理部門和需求部門的電商采購工作進行考核評價。2.考核評價指標包括采購計劃完成率、采購成本降低率、采購物資質量合格率、供應商滿意度等。3.根據考核評價結果，對表