房地產(chǎn)檔案管理制度?一、總則1.目的為加強房地產(chǎn)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，有效利用檔案資源，為房地產(chǎn)管理工作提供有力支持，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各類房地產(chǎn)項目檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用及銷毀等管理活動。3.檔案定義本制度所指房地產(chǎn)檔案是指在房地產(chǎn)開發(fā)、經(jīng)營、管理等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括項目前期資料、工程建設(shè)資料、銷售與產(chǎn)權(quán)資料、物業(yè)管理資料等。二、檔案管理職責1.檔案管理部門職責負責制定和完善公司房地產(chǎn)檔案管理制度，并組織實施。集中統(tǒng)一管理公司各類房地產(chǎn)檔案，建立健全檔案管理工作體系。指導、監(jiān)督和檢查各部門的檔案收集、整理、歸檔工作。負責檔案的分類、編號、編目、裝訂等整理工作，確保檔案的規(guī)范化和標準化。做好檔案的安全保管工作，維護檔案的完整性和保密性，定期對檔案進行檢查、清點和修復。負責檔案信息的開發(fā)利用，為公司各項工作提供檔案查詢、借閱等服務。組織開展檔案管理業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平和綜合素質(zhì)。2.各部門職責負責本部門在房地產(chǎn)項目活動中形成的各類文件材料的收集、整理，并定期移交公司檔案管理部門歸檔。明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案工作的日常管理和督促檢查，確保檔案資料的及時收集和完整歸檔。配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱手續(xù)。三、檔案收集1.收集范圍項目前期：項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、土地出讓合同、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等相關(guān)文件。工程建設(shè)：工程招投標文件、施工合同、施工圖紙、設(shè)計變更通知、工程簽證、工程進度報告、質(zhì)量驗收報告、竣工備案表等。銷售與產(chǎn)權(quán)：商品房預售許可證、銷售合同、購房發(fā)票、產(chǎn)權(quán)登記資料、抵押登記資料等。物業(yè)管理：物業(yè)服務合同、業(yè)主檔案、小區(qū)規(guī)劃圖、設(shè)施設(shè)備資料、維修記錄等。其他與房地產(chǎn)項目相關(guān)的文件材料，如會議紀要、往來信函、通知等。2.收集要求各部門應指定專人負責檔案收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。收集的文件材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應符合耐久性要求。對于電子文件，應同時收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保其可讀性和可利用性。各部門在工作結(jié)束后，應及時將整理好的文件材料移交檔案管理部門，不得積壓或自行留存。四、檔案整理1.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。2.分類方法按照房地產(chǎn)項目的階段和類別進行分類，可分為項目前期檔案、工程建設(shè)檔案、銷售與產(chǎn)權(quán)檔案、物業(yè)管理檔案等一級類目。每個一級類目下再根據(jù)具體內(nèi)容設(shè)置二級類目和三級類目，如工程建設(shè)檔案下可分為土建工程、安裝工程、裝飾裝修工程等二級類目，每個二級類目下再細分具體的文件材料類別為三級類目。3.編號規(guī)則檔案編號采用"年度+項目代碼+類別代碼+順序號"的結(jié)構(gòu)。年度：采用公元紀年，取四位數(shù)字，如"2023"。項目代碼：根據(jù)公司項目編號規(guī)則編制，由數(shù)字或字母組成，如"XH001"。類別代碼：根據(jù)檔案分類設(shè)置，用兩位數(shù)字表示，如"01"表示項目前期檔案，"02"表示工程建設(shè)檔案等。順序號：按照檔案排列順序依次編寫，用三位數(shù)字表示，如"001""002"等。例如，一份2023年XH001項目的工程建設(shè)檔案中的土建工程施工圖紙，其編號為"2023XH00102001"。4.編目要求編制檔案目錄，包括檔號、題名、責任者、日期、頁數(shù)、保管期限等項目。題名應準確概括文件材料的主要內(nèi)容，責任者應填寫文件材料的形成單位或個人。日期應填寫文件材料的形成時間，保管期限應根據(jù)檔案的重要程度和保存價值確定，分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種。檔案目錄應打印成冊，并同時建立電子目錄，便于檢索和查詢。五、檔案歸檔1.歸檔時間項目前期文件材料應在項目立項后及時歸檔。工程建設(shè)文件材料應隨工程進度同步歸檔，工程竣工驗收后一個月內(nèi)完成全部歸檔工作。銷售與產(chǎn)權(quán)文件材料應在業(yè)務辦理完畢后及時歸檔。物業(yè)管理文件材料應定期歸檔，一般每季度歸檔一次。2.歸檔手續(xù)各部門移交檔案時，應填寫《檔案移交清單》，詳細注明檔案的名稱、數(shù)量、檔號等信息，并與檔案管理部門辦理交接手續(xù)。檔案管理部門接收檔案后，應對檔案的完整性、準確性進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與移交部門溝通解決。雙方在《檔案移交清單》上簽字確認，《檔案移交清單》一式兩份，雙方各執(zhí)一份。六、檔案保管1.保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護設(shè)施。庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別和編號順序進行排列，便于查找和管理。2.保管要求對檔案進行分類存放，不同保管期限、不同類別的檔案應分開存放。定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房環(huán)境整潔。對破損或褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的可讀性。3.電子檔案保管建立電子檔案存儲系統(tǒng)，對電子檔案進行集中存儲和管理。定期對電子檔案進行備份，備份存儲介質(zhì)應異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。確保電子檔案存儲系統(tǒng)的安全運行，設(shè)置必要的訪問權(quán)限，防止電子檔案被篡改或泄露。七、檔案查閱1.查閱權(quán)限公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。涉及公司機密或重要敏感信息的檔案，查閱申請人還需經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準。外部單位或個人查閱檔案的，須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并嚴格限制查閱范圍。2.查閱手續(xù)查閱人憑批準后的《檔案查閱申請表》到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應按照申請表上的查閱內(nèi)容提供檔案，并做好查閱登記。查閱登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱檔案名稱及檔號、查閱目的等。查閱人不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等，如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門同意，并在指定地點進行。3.歸還要求查閱完畢后，查閱人應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應對歸還的檔案進行核對，確保檔案的完整無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，查閱人應承擔相應責任。八、檔案利用1.利用方式為公司內(nèi)部各項工作提供檔案信息咨詢服務，如項目決策參考、工程技術(shù)支持、產(chǎn)權(quán)查詢等。根據(jù)有關(guān)部門或單位的要求，提供檔案證明材料，如為辦理房產(chǎn)抵押、貸款、過戶等手續(xù)提供相關(guān)檔案資料。開展檔案編研工作，編寫房地產(chǎn)項目專題資料、大事記等，為公司總結(jié)經(jīng)驗、研究問題提供參考依據(jù)。2.利用流程公司內(nèi)部各部門如需利用檔案進行某項工作，應向檔案管理部門提出利用申請，說明利用目的和具體需求。檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，對檔案進行篩選和整理，提供相關(guān)檔案資料或出具檔案證明。利用部門對檔案利用情況進行記錄，并及時將利用結(jié)果反饋給檔案管理部門。九、檔案銷毀1.銷毀范圍已過保管期限且無繼續(xù)保存價值的檔案。因保管不善或其他原因?qū)е缕茡p、變質(zhì)，無法修復且無利用價值的檔案。按照國家法律法規(guī)或公司規(guī)定需要銷毀的檔案。2.銷毀鑒定由檔案管理部門會同相關(guān)業(yè)務部門組成檔案鑒定小組，對擬銷毀檔案進行鑒定。鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值和保管期限等因素，確定檔案是否符合銷毀條件。對符合銷毀條件的檔案，填寫《檔案銷毀清單》，詳細注明檔案的名稱、檔號、數(shù)量、銷毀原因等信息。3.銷毀程序《檔案銷毀清單》經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，由檔案管理部門組織實施檔案銷毀工作。檔案銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。檔案銷毀過程應有兩人以上在場監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清單》上簽字確認。《檔案銷毀清單》應永久保存，作為檔案銷毀工作的記錄。十、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查檔案管理部門定期對各部門的檔案工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔、保管等情況。對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，要求相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。2.考核評價