物資集中采購管理辦法?一、總則（一）目的為規范公司物資（設備）集中采購行為，提高采購效率，降低采購成本，保證物資（設備）質量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、下屬各單位物資（設備）的集中采購活動。（三）基本原則1.公開透明原則：采購活動應公開采購信息、采購程序和采購結果，接受公司內部和外部監督。2.公平競爭原則：給予所有符合條件的供應商平等參與競爭的機會，不得歧視任何一方。3.公正原則：采購決策應公正，按照事先設定的標準和程序進行評審和選擇。4.誠實信用原則：采購活動各方應誠實守信，履行各自的權利和義務。二、組織機構及職責（一）集中采購領導小組1.組成：由公司領導及相關部門負責人組成。2.職責審議集中采購管理制度、政策和年度采購計劃。對重大采購項目進行決策，協調解決采購過程中的重大問題。（二）集中采購工作小組1.組成：由采購部門牽頭，相關技術、質量、法務等部門人員組成。2.職責負責制定和執行集中采購具體工作流程和操作規范。組織實施物資（設備）采購活動，包括供應商選擇、采購談判、合同簽訂等。對采購項目進行跟蹤和協調，確保采購任務按時完成，質量符合要求。（三）采購部門職責1.負責收集采購需求，編制采購計劃，組織采購實施。2.建立和維護供應商數據庫，開展供應商評估和管理。3.負責采購合同的起草、簽訂、執行和歸檔。4.協調采購過程中的內部溝通與外部聯絡。（四）技術部門職責1.提供物資（設備）技術要求和標準，參與技術評標。2.協助解決采購過程中的技術問題，對采購物資（設備）進行技術驗收。（五）質量部門職責1.制定物資（設備）質量檢驗標準和驗收程序。2.參與采購過程中的質量評審，負責到貨物資（設備）的質量檢驗和驗收。（六）法務部門職責1.審查采購合同條款，提供法律意見和風險防范建議。2.處理采購過程中的法律糾紛。三、采購計劃管理（一）采購需求收集1.各部門應根據工作需要，定期向采購部門提交物資（設備）采購需求計劃，詳細說明物資（設備）的名稱、規格型號、數量、技術要求、預計使用時間等。2.采購部門應主動與各部門溝通，了解采購需求變化情況，及時更新采購需求信息。（二）采購計劃編制1.采購部門根據收集到的采購需求，結合公司庫存情況、資金狀況和市場供應情況，編制年度、季度和月度采購計劃。2.采購計劃應明確采購物資（設備）的名稱、規格型號、數量、采購時間、預算金額等內容，并經相關部門審核后報集中采購領導小組審批。（三）采購計劃調整1.因工作需要確需調整采購計劃的，由需求部門提出書面申請，說明調整原因、調整內容等，經采購部門審核后報集中采購領導小組審批。2.采購計劃調整后，采購部門應及時通知相關部門，并對采購工作進行相應調整。四、供應商管理（一）供應商準入1.采購部門應建立供應商準入標準和程序，明確供應商的資質要求、業績要求、生產能力、質量保證能力等條件。2.供應商應提交營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產許可證、產品質量檢驗報告等相關資質證明文件，經采購部門審核合格后納入供應商數據庫。（二）供應商評估1.采購部門定期對供應商進行評估，評估內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務、合同履行情況等。2.評估方式可采用實地考察、問卷調查、數據分析、用戶反饋等多種形式，評估結果作為供應商選擇和管理的重要依據。（三）供應商分類管理1.根據供應商評估結果，將供應商分為A、B、C三類。A類供應商為優質供應商，具有良好的信譽和較強的供應能力，可作為主要合作對象，給予優先采購、價格優惠等政策。B類供應商為合格供應商，供應能力和信譽一般，可作為常規合作對象。C類供應商為不合格供應商，存在質量問題或其他不良記錄，應限制合作或淘汰。2.采購部門對不同類別的供應商采取不同的管理措施，定期對供應商類別進行調整。（四）供應商淘汰1.對于出現嚴重質量問題、交貨期嚴重延誤、售后服務不到位等情況的供應商，采購部門應及時將其列入淘汰名單，并停止與其合作。2.被淘汰的供應商在一定期限內不得重新進入公司供應商數據庫。五、采購方式選擇（一）公開招標1.適用于采購金額較大、技術復雜、潛在供應商較多的物資（設備）采購項目。2.采購部門應按照相關法律法規和公司規定，編制招標文件，發布招標公告，組織開標、評標、定標等活動。（二）邀請招標1.適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的物資（設備）采購項目。2.采購部門應向符合條件的供應商發出投標邀請書，組織投標、開標、評標、定標等活動。（三）競爭性談判1.適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的物資（設備）采購項目；技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的物資（設備）采購項目；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的物資（設備）采購項目；不能事先計算出價格總額的物資（設備）采購項目。2.采購部門應成立談判小組，與不少于三家的供應商進行談判，確定成交供應商。（四）單一來源采購1.適用于只能從唯一供應商處采購的物資（設備）采購項目；發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的物資（設備）采購項目；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的物資（設備）采購項目。2.采購部門應與單一供應商進行協商，簽訂采購合同。（五）詢價1.適用于采購的貨物規格、標準統一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的物資（設備）采購項目。2.采購部門應向不少于三家的供應商發出詢價通知書，要求其一次報出不得更改的價格，根據符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商。六、采購實施（一）采購文件編制1.根據采購方式和采購項目特點，采購部門編制采購文件，包括招標文件、投標邀請書、競爭性談判文件、詢價通知書等。2.采購文件應明確采購物資（設備）的技術要求、商務條款、評標標準、合同條款等內容，確保采購文件的準確性和完整性。（二）采購信息發布1.對于公開招標和邀請招標項目，采購部門應在公司內部網站、相關行業媒體等渠道發布招標公告或投標邀請書，公開采購信息。2.對于其他采購方式，采購部門應向符合條件的供應商直接發出采購文件。（三）投標（響應）文件接收與評審1.采購部門按照采購文件規定的時間和地點接收供應商的投標（響應）文件，并進行登記和編號。2.成立評標（評審）小組，按照采購文件規定的評標標準和方法，對投標（響應）文件進行評審，推薦中標（成交）候選人。（四）定標與合同簽訂1.集中采購領導小組根據評標（評審）小組推薦的中標（成交）候選人，確定中標（成交）供應商。2.采購部門與中標（成交）供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物資（設備）名稱、規格型號、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款。七、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購合同應采用書面形式，由采購部門負責起草，經法務部門審核后，報公司法定代表人或其授權代表簽訂。2.合同簽訂前，采購部門應確保合同條款符合采購文件要求，明確雙方的權利和義務，避免合同風險。（二）合同執行1.采購部門應跟蹤采購合同執行情況，及時與供應商溝通協調，確保供應商按時、按質、按量履行合同義務。2.需求部門應配合采購部門做好合同執行工作，及時驗收采購物資（設備），反饋使用情況。（三）合同變更與解除1.如因特殊原因需要變更或解除采購合同的，采購部門應與供應商協商一致，并簽訂書面協議。2.合同變更或解除后，采購部門應及時調整采購計劃和相關財務處理。（四）合同歸檔采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同文本及相關資料歸檔保存，建立合同檔案管理制度，便于查詢和追溯。八、驗收管理（一）驗收標準制定質量部門根據物資（設備）技術要求和相關標準，制定驗收標準和驗收程序，明確驗收內容、驗收方法、驗收人員等。（二）驗收組織實施1.采購物資（設備）到貨前，采購部門應通知質量部門和需求部門做好驗收準備工作。2.到貨后，由質量部門組織需求部門等相關人員按照驗收標準進行驗收，驗收合格后方可辦理入庫手續。（三）驗收結果處理1.驗收合格的物資（設備），采購部門應及時辦理入庫手續，并通知財務部門進行賬務處理。2.驗收不合格的物資（設備），采購部門應及時與供應商溝通協商，要求供應商采取換貨、補貨、退貨等措施，直至驗收合格。如供應商未能按時解決問題，采購部門可按照合同約定追究供應商的違約責任。九、付款管理（一）付款申請1.采購物資（設備）驗收合格后，供應商應向采購部門提交付款申請單，注明合同編號、物資（設備）名稱、規格型號、數量、金額、付款方式等內容，并附上發票、驗收報告等相關證明文件。2.采購部門對付款申請單進行審核，確認無誤后提交財務部門。（二）付款審批財務部門按照公司財務管理制度和采購合同約定，對付款申請進行審批。審批通過后，財務部門辦理付款手續。（三）付款方式1.采購合同應明確付款方式，一般包括預付款、貨到付款、驗收合格付款、質保期滿付款等。2.財務部門應根據采購合同約定的付款方式和時間，按時支付貨款，確保公司信譽。十、監督與考核（一）內部監督1.公司審計部門定期對物資（設備）集中采購活動進行審計監督，檢查采購程序是否合規、采購行為是否公正、采購結果是否合理等。2.公司紀檢監察部門對采購過程中的違規違紀行為進行調查處理，嚴肅追究相關人員的責任。（二）供應商監督1.采購部門應建立供應商監督機制，定期收集供應商和用戶的反饋意見，對供應商的供應行為進行監督評價。2.對于供應商的違規行為，采購部門應