檔案管理與保密制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。3.檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理職責(zé)1.綜合管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管、利用等工作。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，定期對(duì)各部門檔案管理情況進(jìn)行檢查和考核。負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和遠(yuǎn)程查詢利用。負(fù)責(zé)組織檔案鑒定、銷毀工作，對(duì)已超過保管期限或失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。2.各部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等基礎(chǔ)工作，并定期向綜合管理部門移交。設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，積極配合綜合管理部門做好檔案管理工作。三、檔案的收集與整理1.收集范圍公司各類文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、信函、傳真、電子郵件等文字材料。公司各類工程圖紙、設(shè)計(jì)方案、技術(shù)資料、產(chǎn)品樣本、工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等技術(shù)資料。公司各類照片、底片、錄音帶、錄像帶、光盤等聲像資料。公司各類榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、印章、介紹信等實(shí)物檔案。其他具有保存價(jià)值的文件材料。2.收集要求各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集上來(lái)。檔案形成部門應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)整理，按照檔案管理要求進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，并移交本部門兼職檔案員。對(duì)于重要文件、合同等，應(yīng)在簽署或辦理完畢后及時(shí)送交綜合管理部門存檔。聲像資料應(yīng)在拍攝或錄制后及時(shí)整理，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息，并移交綜合管理部門存檔。3.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、編目準(zhǔn)確、裝訂整齊。4.整理方法按照檔案的類別進(jìn)行分類，如文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等。對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編制檔案目錄，包括檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。對(duì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于查閱。四、檔案的分類與編號(hào)1.分類方法文書檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）分類法進(jìn)行分類。科技檔案：按照項(xiàng)目專業(yè)階段分類法進(jìn)行分類。會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)年度類別分類法進(jìn)行分類。聲像檔案：按照內(nèi)容時(shí)間分類法進(jìn)行分類。實(shí)物檔案：按照類別時(shí)間分類法進(jìn)行分類。2.編號(hào)規(guī)則文書檔案編號(hào)：由年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）代碼、順序號(hào)組成。例如：2023永久01001，表示2023年度形成的、保管期限為永久、機(jī)構(gòu)（問題）代碼為01的第1份文書檔案。科技檔案編號(hào)：由項(xiàng)目代碼、專業(yè)代碼、階段代碼、順序號(hào)組成。例如：XMB0101001，表示項(xiàng)目代碼為XMB、專業(yè)代碼為01、階段代碼為01的第1份科技檔案。會(huì)計(jì)檔案編號(hào)：由會(huì)計(jì)年度、類別代碼、順序號(hào)組成。例如：2023KJ001，表示2023年度形成的、類別代碼為KJ的第1份會(huì)計(jì)檔案。聲像檔案編號(hào)：由內(nèi)容代碼、時(shí)間代碼、順序號(hào)組成。例如：SX20230501001，表示內(nèi)容代碼為SX、時(shí)間為2023年5月1日的第1份聲像檔案。實(shí)物檔案編號(hào)：由類別代碼、時(shí)間代碼、順序號(hào)組成。例如：SW2023001，表示類別代碼為SW、時(shí)間為2023年的第1份實(shí)物檔案。五、檔案的保管1.保管場(chǎng)所綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全設(shè)施。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.保管方式檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。紙質(zhì)檔案應(yīng)采用檔案盒或檔案柜進(jìn)行保管，電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。聲像檔案、實(shí)物檔案應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)進(jìn)行妥善保管，確保其安全和完整。3.保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案主要包括公司章程、股東會(huì)議記錄、董事會(huì)決議、重要合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括一般性文件、合同、協(xié)議、技術(shù)資料等。短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括臨時(shí)性文件、一般性報(bào)表等。4.檔案清查綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的賬實(shí)相符。在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。六、檔案的利用1.利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全、保密的原則，確保檔案的真實(shí)性和完整性。嚴(yán)格履行檔案查閱審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得查閱、借閱檔案。2.利用方式查閱：因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案。借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、內(nèi)容、范圍、期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)綜合管理部門負(fù)責(zé)人審批。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時(shí)，應(yīng)向檔案管理人員辦理借閱登記手續(xù)，按時(shí)歸還檔案。歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。復(fù)制：因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)綜合管理部門負(fù)責(zé)人審批。復(fù)制檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理專用章，并注明出處。3.利用登記檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人、利用目的、檔案內(nèi)容、利用方式、歸還時(shí)間等信息。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，保存期限與檔案保管期限相同。七、檔案的保密1.保密措施加強(qiáng)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。檔案庫(kù)房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等安全設(shè)施，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，防止信息泄露。在檔案利用過程中，嚴(yán)格控制查閱、借閱范圍，對(duì)涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)限定查閱、借閱人員，并要求其簽署保密承諾書。2.保密制度執(zhí)行全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司檔案保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案泄密事件，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.保密期限檔案保密期限應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容的機(jī)密程度確定，一般與檔案保管期限相同。對(duì)于涉及公司核心機(jī)密的檔案，保密期限可適當(dāng)延長(zhǎng)。八、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。鑒定工作應(yīng)由綜合管理部門組織，會(huì)同有關(guān)部門和專業(yè)人員共同進(jìn)行。2.鑒定內(nèi)容檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。檔案的保管價(jià)值，包括是否仍具有查考利用價(jià)值、是否已超過保管期限等。3.銷毀程序經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)綜合管理部門負(fù)責(zé)人審批。綜合管理部門負(fù)責(zé)人審批同意后，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案銷毀工作，并在銷毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。檔案銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀申請(qǐng)