地產(chǎn)公司辦公用品管理規(guī)定?一、總則1.目的為加強公司辦公用品的管理，規(guī)范辦公用品的采購、使用、保管等行為，提高辦公用品使用效率，節(jié)約辦公成本，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于公司總部及各項目公司、銷售案場等所有辦公區(qū)域。3.管理原則遵循"統(tǒng)一管理、按需配備、合理使用、節(jié)約高效"的原則。二、職責(zé)分工1.行政部門負(fù)責(zé)制定辦公用品管理規(guī)定及年度采購計劃。負(fù)責(zé)辦公用品的采購、驗收、入庫、保管、發(fā)放等日常管理工作。定期對辦公用品的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，提出改進(jìn)建議。2.各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門辦公用品需求的統(tǒng)計和審核，合理控制辦公用品的使用。督促本部門員工正確使用和愛護(hù)辦公用品，對浪費行為進(jìn)行制止和糾正。3.員工個人嚴(yán)格按照規(guī)定領(lǐng)用和使用辦公用品，愛護(hù)辦公設(shè)施，節(jié)約使用辦公用品。發(fā)現(xiàn)辦公用品損壞或丟失及時向部門負(fù)責(zé)人報告。三、辦公用品分類及標(biāo)準(zhǔn)1.辦公文具類書寫工具：包括鋼筆、圓珠筆、中性筆、鉛筆等。紙制品：如打印紙、復(fù)印紙、便簽紙、筆記本等。文件夾、檔案袋、文件盒等。膠水、膠帶、訂書機(jī)、訂書釘、回形針、大頭針等。計算器、剪刀、裁紙刀等。2.辦公設(shè)備類電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀等。辦公桌椅、文件柜、保險柜等。飲水機(jī)、碎紙機(jī)、投影儀、幕布等。3.辦公耗材類墨盒、硒鼓、色帶、打印紙、復(fù)印紙等。鼠標(biāo)墊、鍵盤保護(hù)膜等。4.其他辦公用品清潔用品：如掃帚、拖把、抹布、清潔劑等。一次性用品：如紙杯、紙巾等。辦公用品配備標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)工作性質(zhì)和崗位需求，制定辦公用品配備標(biāo)準(zhǔn)如下：|辦公用品類別|崗位|配備標(biāo)準(zhǔn)||||||辦公文具類|普通員工|每人每月配備適量的筆、便簽紙、筆記本等；每季度配備適量的文件夾、檔案袋等|||部門負(fù)責(zé)人|在普通員工基礎(chǔ)上，增加一定數(shù)量的文件盒、計算器等||辦公設(shè)備類|按工作實際需要配備|如電腦、打印機(jī)等，由行政部門根據(jù)崗位工作性質(zhì)和業(yè)務(wù)量統(tǒng)一調(diào)配||辦公耗材類|根據(jù)設(shè)備使用情況按需領(lǐng)用|如墨盒、硒鼓等||其他辦公用品|公共區(qū)域按需配備|如清潔用品、一次性用品等|四、辦公用品采購管理1.采購計劃編制行政部門應(yīng)于每年年底根據(jù)公司人員變動、業(yè)務(wù)發(fā)展等情況，編制下一年度辦公用品采購計劃。采購計劃應(yīng)明確辦公用品的種類、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購時間等內(nèi)容。各部門如有特殊辦公用品需求，應(yīng)提前一個月向行政部門提出申請，經(jīng)審核后納入采購計劃。2.供應(yīng)商選擇與管理行政部門負(fù)責(zé)建立辦公用品供應(yīng)商名錄，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格等進(jìn)行評估和篩選。定期與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，了解產(chǎn)品信息和市場動態(tài)，確保采購的辦公用品符合公司要求且價格合理。3.采購流程行政部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購計劃，向選定的供應(yīng)商發(fā)出采購訂單。采購訂單應(yīng)明確辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間等條款。供應(yīng)商應(yīng)按照采購訂單要求及時將貨物送達(dá)公司指定地點。行政部門負(fù)責(zé)組織驗收，檢查貨物的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否與采購訂單一致。驗收合格后，行政部門辦理入庫手續(xù)，并填寫入庫單。入庫單應(yīng)注明辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期等信息。對于驗收不合格的辦公用品，行政部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或補貨。如因質(zhì)量問題給公司造成損失的，應(yīng)追究供應(yīng)商的責(zé)任。五、辦公用品庫存管理1.倉庫管理行政部門應(yīng)設(shè)立專門的辦公用品倉庫，對辦公用品進(jìn)行分類存放，確保倉庫環(huán)境整潔、通風(fēng)良好。建立辦公用品庫存臺賬，詳細(xì)記錄辦公用品的出入庫情況，包括名稱、規(guī)格、數(shù)量、日期、領(lǐng)用部門等信息。定期對庫存辦公用品進(jìn)行盤點，確保賬實相符。盤點結(jié)果應(yīng)形成報告，如有差異應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行處理。2.庫存安全管理加強倉庫安全管理，配備必要的消防器材和安全設(shè)施，確保辦公用品的存放安全。倉庫管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守倉庫管理制度，不得擅自離崗，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入倉庫。對易燃易爆、易腐蝕等特殊辦公用品，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨存放和管理。六、辦公用品發(fā)放管理1.發(fā)放原則按需發(fā)放原則。各部門根據(jù)工作實際需要，合理領(lǐng)用辦公用品，不得超量領(lǐng)取。定期發(fā)放原則。行政部門每月定期發(fā)放辦公用品，具體發(fā)放時間由行政部門統(tǒng)一安排。以舊換新原則。對于可重復(fù)使用的辦公用品，如鋼筆、計算器等，實行以舊換新制度。2.發(fā)放流程各部門指定專人負(fù)責(zé)辦公用品的領(lǐng)用，并填寫辦公用品領(lǐng)用申請表。申請表應(yīng)注明領(lǐng)用辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。部門負(fù)責(zé)人對領(lǐng)用申請表進(jìn)行審核簽字后，交行政部門。行政部門根據(jù)審批后的申請表發(fā)放辦公用品，并在庫存臺賬上進(jìn)行記錄。領(lǐng)用人領(lǐng)取辦公用品后，應(yīng)在辦公用品領(lǐng)用登記表上簽字確認(rèn)。七、辦公用品使用管理1.員工使用要求員工應(yīng)愛護(hù)辦公用品，正確使用辦公設(shè)備，不得隨意損壞或丟棄。節(jié)約使用辦公用品，如雙面打印、復(fù)印，減少紙張浪費；合理設(shè)置電腦屏幕亮度和音量，降低能耗。對于公用的辦公用品，使用后應(yīng)及時歸位，保持辦公環(huán)境整潔。2.部門使用監(jiān)督各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強對本部門辦公用品使用情況的監(jiān)督和管理，發(fā)現(xiàn)浪費行為及時制止和糾正。行政部門定期對各部門辦公用品使用情況進(jìn)行檢查，對于浪費嚴(yán)重的部門進(jìn)行通報批評，并責(zé)令其整改。八、辦公用品維修與報廢管理1.維修管理辦公設(shè)備出現(xiàn)故障時，使用部門應(yīng)及時向行政部門報修。行政部門負(fù)責(zé)聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修，并做好維修記錄。對于維修成本較高的辦公設(shè)備，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行評估，確定是否有維修價值。如維修價值不大，可考慮更換新設(shè)備。2.報廢管理辦公用品達(dá)到報廢條件時，使用部門應(yīng)填寫辦公用品報廢申請表，注明報廢原因、名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。行政部門組織相關(guān)人員對報廢申請進(jìn)行審核，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行報廢處理。報廢的辦公用品應(yīng)集中存放，定期進(jìn)行清理。對于有回收價值的物品，可進(jìn)行回收處理；對于無回收價值的物品，可按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。九、費用管理1.預(yù)算管理行政部門應(yīng)根據(jù)辦公用品采購計劃和實際使用情況，編制辦公用品費用預(yù)算。辦公用品費用預(yù)算應(yīng)納入公司年度預(yù)算管理。嚴(yán)格控制辦公用品費用支出，確保費用支出不超過預(yù)算額度。如有特殊情況需要超預(yù)算支出，應(yīng)按照公司預(yù)算管理規(guī)定進(jìn)行審批。2.報銷管理辦公用品采購費用報銷時，應(yīng)提供合法有效的發(fā)票、采購訂單、入庫單等憑證。報銷憑證應(yīng)與采購業(yè)務(wù)相符，不得虛報、多報。行政部門定期對辦公用品費用進(jìn)行統(tǒng)計分析，向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報費用支出情況，并提出費用控制建議。十、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查行政部門定期對辦公用品管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，包括采購、庫存、發(fā)放、使用、維修與報廢等環(huán)節(jié)。檢查內(nèi)容包括辦公用品管理制度的執(zhí)行情況、各部門辦公用品使用情況、費用支出情況等。對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門限期整改。2.考核機(jī)制建立辦公用品管理考核機(jī)制，將辦公用品管理情況納入各部門績效考核體系。考核指標(biāo)包括辦公用品費用控制情況、辦公用品使用效率、員工節(jié)約意識等。根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進(jìn)行表彰和獎勵；對管理不善的部門和個人