新分部開業采購管理規定?一、總則1.目的為規范新分部開業期間的采購活動，確保采購工作高效、有序進行，保障物資供應的及時性、準確性和質量，合理控制采購成本，特制定本規定。2.適用范圍本規定適用于公司新分部開業籌備及運營初期的所有采購活動，包括但不限于辦公設備、辦公用品、家具、裝修材料、設備設施、商品庫存等各類物資的采購。3.基本原則合規性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及公司相關制度，確保采購過程合法合規。需求導向原則：以滿足新分部開業及運營初期的實際需求為出發點，科學合理地確定采購內容和數量。質量優先原則：優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商和產品，確保所采購物資符合相關標準和要求。成本控制原則：在保證質量和需求的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高資金使用效益。陽光采購原則：采購過程應公開、公平、公正，接受公司內部監督和審計。二、采購組織與職責1.采購決策機構成立新分部開業采購專項領導小組，由公司高層領導、新分部負責人及相關部門負責人組成。負責對重大采購項目進行決策，審核采購計劃、采購預算、采購合同等重要文件，協調解決采購過程中的重大問題。2.采購執行部門根據新分部開業籌備及運營初期的實際需求，設立專門的采購工作小組，負責具體采購業務的實施。采購工作小組應明確分工，確保采購工作各個環節責任到人。采購專員：負責收集采購需求信息，進行市場調研，尋找合適的供應商，發起采購申請，跟進采購訂單執行情況，協調解決采購過程中的問題等。質量檢驗人員：負責對采購物資進行到貨檢驗，確保物資質量符合要求，對不合格物資提出處理意見。財務人員：參與采購預算編制，審核采購合同付款條款，負責采購資金的支付和賬務處理，對采購成本進行核算和分析。三、采購流程1.需求提報新分部各部門根據開業籌備及運營初期的工作需要，定期（每周/每月）向采購工作小組提交物資采購需求清單，詳細注明物資名稱、規格型號、數量、需求時間等信息。采購工作小組對各部門提交的需求進行匯總、整理和分析，結合新分部整體規劃和實際情況，形成初步的采購計劃。2.采購申請采購專員根據初步采購計劃，填寫采購申請表，詳細說明采購物資的名稱、規格型號、數量、預算金額、采購理由、預計到貨時間等內容，并附上相關的技術參數、質量標準等文件。采購申請表經部門負責人審核簽字后，提交給采購工作小組組長審批。3.供應商選擇與確定供應商篩選：采購專員通過多種渠道（如網絡搜索、行業推薦、供應商主動聯系等）收集潛在供應商信息，建立供應商信息庫。根據采購物資的特點和要求，從供應商信息庫中篩選出若干家符合條件的供應商，并對其進行初步評估，評估內容包括供應商的資質信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面。實地考察：對于重要物資或金額較大的采購項目，采購工作小組應組織相關人員對篩選出的供應商進行實地考察。實地考察內容包括供應商的生產經營場所、生產設備、質量管理體系、人員狀況等，以全面了解供應商的實際情況和能力。供應商確定：采購專員根據供應商篩選和實地考察情況，編制供應商評估報告，推薦擬選用的供應商名單。采購工作小組對推薦名單進行審議，確定最終的供應商，并簽訂采購框架協議或合作合同，明確雙方的權利和義務。4.采購合同簽訂采購專員根據確定的供應商和采購申請內容，起草采購合同。采購合同應明確物資名稱、規格型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式、售后服務等條款。采購合同經采購工作小組組長審核后，提交公司法務部門進行合法性審查。法務部門審查通過后，由公司授權代表與供應商簽訂采購合同。5.采購訂單下達采購專員根據采購合同，向供應商下達采購訂單，明確采購物資的具體要求和交貨時間等信息。采購訂單應及時發送給供應商，并要求供應商簽字確認。同時，采購專員應跟蹤采購訂單執行情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。6.到貨驗收物資到貨前，采購專員應提前通知質量檢驗人員做好驗收準備工作。質量檢驗人員根據采購合同和相關標準要求，制定詳細的驗收方案，明確驗收內容、驗收方法、驗收標準等。物資到貨時，質量檢驗人員按照驗收方案對物資進行逐一檢驗，檢查物資的數量、規格型號、外觀質量、性能指標等是否符合要求。對于重要物資或關鍵設備，必要時可邀請專業技術人員或第三方檢測機構進行檢驗。驗收合格的物資，質量檢驗人員應出具驗收報告，并在物資上做好標識。驗收不合格的物資，質量檢驗人員應及時通知采購專員與供應商溝通處理，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施，直至物資符合要求為止。7.付款結算采購物資驗收合格后，采購專員應及時收集整理相關發票、驗收報告、采購合同等付款憑證，填寫付款申請單，經部門負責人審核簽字后，提交給財務部門。財務人員對付款申請單及相關憑證進行審核，核對物資采購金額、付款方式、付款期限等是否與采購合同一致。審核無誤后，按照公司財務管理制度辦理付款手續，及時支付采購款項。8.采購檔案管理采購工作完成后，采購專員應負責將采購過程中產生的各類文件和資料進行整理、歸檔，建立采購檔案。采購檔案應包括采購申請表、采購合同、采購訂單、驗收報告、發票、付款憑證等相關資料，確保采購檔案完整、準確、可追溯。四、采購預算管理1.預算編制采購工作小組應根據新分部開業籌備及運營初期的工作規劃和物資需求預測，結合公司年度預算安排，編制采購預算。采購預算應明確各項采購物資的名稱、規格型號、數量、預算金額等內容，并按照采購項目和時間順序進行詳細分類。采購預算編制過程中，應充分考慮市場價格波動因素，合理確定預算金額。同時，應與各部門進行溝通協調，確保采購預算能夠滿足實際工作需要。2.預算審批采購預算編制完成后，提交給新分部開業采購專項領導小組進行審批。采購專項領導小組應根據公司整體戰略目標、財務狀況和新分部實際需求，對采購預算進行審核，確保預算的合理性和可行性。審批通過后的采購預算作為采購工作的重要依據，不得隨意突破。3.預算執行與監控采購專員應嚴格按照采購預算執行采購任務，確保采購支出控制在預算范圍內。在采購過程中，如因特殊情況需要調整采購預算，應按照規定的審批程序進行申請和審批。財務部門應定期對采購預算執行情況進行監控和分析，及時發現和解決預算執行過程中存在的問題。對于超預算采購的情況，應查明原因，追究相關人員責任，并采取相應的措施進行整改。五、采購風險管理1.風險識別與評估采購工作小組應定期對采購過程中可能面臨的風險進行識別和評估，包括但不限于供應商違約風險、質量風險、價格風險、交貨延遲風險、法律風險等。針對識別出的風險，分析其發生的可能性和影響程度，確定風險等級。2.風險應對措施供應商管理風險應對：加強供應商管理，定期對供應商進行評估和考核，建立供應商淘汰機制。與供應商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務，約定違約責任和賠償條款，以降低供應商違約風險。質量風險應對：嚴格執行到貨驗收制度，加強對采購物資的質量檢驗。在采購合同中明確質量標準和驗收方法，要求供應商提供質量合格證明文件。對于重要物資，可要求供應商提供質量保函或購買質量保險，以降低質量風險。價格風險應對：加強市場調研，及時掌握市場價格動態，合理確定采購價格。通過與供應商談判、招標、詢價等方式，爭取有利的采購價格。同時，建立價格調整機制，根據市場價格波動情況，適時調整采購價格，以降低價格風險。交貨延遲風險應對：在采購合同中明確交貨時間和違約責任，要求供應商制定詳細的生產計劃和交貨時間表。加強與供應商的溝通協調，及時跟蹤采購訂單執行情況，如發現可能出現交貨延遲的情況，應提前采取措施，督促供應商按時交貨或調整交貨計劃，以降低交貨延遲風險。法律風險應對：加強對采購法律法規的學習和研究，確保采購活動合法合規。在采購合同簽訂前，由公司法務部門進行合法性審查，避免合同糾紛和法律風險。同時，加強對采購人員的法律培訓，提高其法律意識和風險防范能力。六、監督與考核1.內部監督公司內部審計部門應定期對新分部開業采購活動進行審計監督，檢查采購流程是否合規、采購預算是否執行、采購合同是否有效、采購物資質量是否合格等方面的情況。采購工作小組應建立內部監督機制，定期對采購工作進行自查自糾，發現問題及時整改。同時，鼓勵員工對采購過程中的違規行為進行舉報，對舉報屬實的給予獎勵。2.考核評價制定采購工作考核評價制度，對采購工作小組及采購專員的工作業績進行考核評價。考核評價內容包括采購任務完成情況、采購質量、采購成本控制、供應商管理、合同執行情況等方面。根據考核評價結果，對表現優秀的采購人員給予表彰和獎勵，對工作不力或存在