檔案管理規定WI-7.2-02-02?一、目的本規定旨在建立規范、科學、有效的檔案管理體系，確保公司各類檔案的完整、準確、安全和有效利用，為公司的決策、運營、發展提供有力的支持和保障。二、適用范圍本規定適用于公司總部及各分支機構、子公司的各類檔案管理工作，包括但不限于文件檔案、合同檔案、人事檔案、財務檔案、業務檔案等。三、職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司檔案管理規章制度，并組織實施。2.集中統一管理公司各類檔案，進行檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、存儲等工作。3.建立檔案信息檢索系統，實現檔案的快速查詢和利用。4.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限的檔案提出處置意見。5.負責檔案的安全保管，采取必要的防護措施，確保檔案不受損壞、丟失和泄露。6.組織開展檔案管理培訓工作，提高員工的檔案管理意識和技能。（二）各部門職責1.負責本部門文件材料的形成、積累和整理工作，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的收集、整理、鑒定、利用等工作，提供必要的協助和支持。3.嚴格遵守公司檔案管理規定，妥善保管本部門留存的檔案，不得擅自銷毀或轉移。（三）檔案管理人員職責1.熟悉檔案管理業務，嚴格按照檔案管理規定和操作流程開展工作。2.認真做好檔案的日常管理工作，確保檔案的整理規范、存儲安全、檢索便捷。3.負責檔案的借閱登記、歸還檢查等工作，對檔案的利用情況進行跟蹤和統計。4.保守檔案機密，不得泄露檔案內容，維護檔案的安全和完整。四、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政文件檔案：包括公司發布的各類規章制度、通知、報告、會議紀要等。2.合同檔案：涵蓋公司簽訂的各類合同、協議，如采購合同、銷售合同、租賃合同等。3.人事檔案：包含員工個人基本信息、入職離職記錄、培訓考核材料、薪資福利檔案等。4.財務檔案：涉及公司財務報表、會計憑證、審計報告、稅務資料等。5.業務檔案：根據公司業務類型分為不同類別，如市場營銷業務檔案、項目管理業務檔案、研發業務檔案等，具體業務檔案分類可根據公司實際情況進一步細化。（二）編號規則1.檔案編號采用層次編碼法，由類別代碼、年度代碼、順序號組成。2.類別代碼：按照上述檔案分類，分別用一位大寫字母表示，如"A"代表行政文件檔案，"B"代表合同檔案等。3.年度代碼：用四位阿拉伯數字表示檔案形成的年份，如"2023"。4.順序號：按照檔案形成的先后順序，用三位阿拉伯數字依次編號，如"001"。5.示例：一份2023年形成的行政文件檔案，其編號為"A2023001"；一份2022年簽訂的采購合同檔案，編號為"B2022001"。五、檔案收集（一）收集范圍1.公司內部各部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質文件、電子文件、圖表、數據等。2.公司對外簽訂的各類合同、協議及其相關補充文件。3.員工個人提交的各類人事資料、工作成果、培訓記錄等。4.財務部門產生的各類會計憑證、賬簿、報表等財務資料。5.公司業務活動中產生的各類業務文件、報告、記錄、統計數據等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應字跡清晰、內容完整、格式規范，簽字蓋章齊全。3.電子文件應采用通用格式存儲，并確保其真實性、完整性和可讀性，同時注明文件的形成日期、來源等信息。4.對于重要文件材料，應收集原件；如因特殊原因無法收集原件的，應收集具有同等效力的復印件，并注明原件存放處。（三）收集時間1.行政文件檔案：各部門應在文件形成后的一個月內，將整理好的文件材料移交檔案管理部門。2.合同檔案：合同簽訂后，經辦部門應及時將合同文本及相關附件整理齊全，在合同履行完畢后的半個月內移交檔案管理部門。3.人事檔案：員工入職或離職后，人事部門應在一周內將相關人事資料整理歸檔。4.財務檔案：會計年度終了后，財務部門應在三個月內將會計憑證、賬簿、報表等財務檔案整理裝訂完畢，并移交檔案管理部門。5.業務檔案：各業務部門應根據業務工作特點，制定合理的檔案收集時間節點，確保業務檔案的及時收集和歸檔。六、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規律和內在聯系，保持文件之間的有機聯系。2.區分不同價值，便于保管和利用。3.便于檢索和統計。（二）整理方法1.行政文件檔案：按照文件的類別、年度、保管期限等進行分類整理，同一類別的文件按時間順序排列，編制文件目錄。2.合同檔案：按照合同的種類、簽訂時間、項目名稱等進行分類，每份合同單獨裝訂成冊，并編制合同目錄，合同目錄應包括合同編號、合同名稱、簽訂日期、雙方當事人、合同金額等信息。3.人事檔案：以員工個人為單位，按照檔案內容的類別進行分類整理，如基本信息、工作經歷、培訓記錄、考核材料等，每類材料按時間順序排列，建立員工人事檔案目錄。4.財務檔案：按照會計憑證、賬簿、報表等不同類別分別進行整理，會計憑證應按月份順序編號裝訂，賬簿應按年度整理成冊，報表應按年度和種類分類歸檔，并編制財務檔案目錄。5.業務檔案：根據業務類型和業務流程，對業務文件進行分類整理，同一業務項目的文件應集中在一起，按時間順序排列，編制業務檔案目錄，目錄內容應包括業務項目名稱、文件名稱、日期、來源等信息。（三）裝訂要求1.紙質檔案應采用線裝或膠裝方式裝訂，確保裝訂牢固、整齊美觀。2.裝訂時應去除文件材料上的金屬物，如訂書釘、回形針等。3.對于紙張規格不一致的文件材料，應進行折疊或裱糊處理，使其規格統一。七、檔案編目（一）編目內容1.檔案編號：按照檔案編號規則為每份檔案賦予唯一的編號。2.檔案名稱：填寫檔案的具體名稱，應準確反映檔案的內容。3.檔案類別：注明檔案所屬的類別，如行政文件檔案、合同檔案等。4.年度：填寫檔案形成的年份。5.保管期限：確定檔案的保管期限，如永久、長期、短期等。6.密級：標注檔案的密級，如絕密、機密、秘密等。7.頁數：統計檔案的總頁數。8.歸檔日期：記錄檔案移交檔案管理部門的日期。9.備注：填寫檔案的特殊說明或其他需要注明的事項。（二）編目方式1.采用電子表格形式進行編目，建立檔案目錄數據庫，便于查詢和管理。2.檔案目錄應與檔案實體一一對應，確保目錄信息的準確性和完整性。八、檔案存儲（一）存儲方式1.紙質檔案應存放在專門的檔案庫房內，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應設置檔案架，檔案架應排列整齊，便于檔案的存放和查找。3.電子檔案應存儲在服務器或存儲設備上，并進行定期備份，備份數據應存儲在不同的物理位置，以防止數據丟失。（二）存儲環境要求1.檔案庫房溫度應控制在14℃24℃之間，相對濕度應控制在45%60%之間。2.庫房應保持清潔衛生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案造成損害。3.庫房應配備必要的消防器材和安全設施，確保檔案的安全。（三）檔案存放排列1.紙質檔案應按照檔案類別、年度、保管期限等順序進行排列存放，同一類別、年度、保管期限的檔案應集中存放。2.電子檔案應按照檔案編號或類別進行分類存儲，建立清晰的文件目錄結構，便于查找和管理。九、檔案檢索（一）檢索工具1.建立紙質檔案目錄索引和電子檔案檢索系統，方便檔案的查詢和利用。2.紙質檔案目錄索引應包括檔案編號、名稱、類別、年度、保管期限等信息，按照一定的順序編排，便于快速查找。3.電子檔案檢索系統應具備強大的檢索功能，可根據檔案編號、名稱、關鍵詞、日期等多種條件進行檢索。（二）檢索方法1.利用紙質檔案目錄索引進行手工檢索，通過查閱目錄找到所需檔案的編號和存放位置，然后到檔案庫房查找實體檔案。2.使用電子檔案檢索系統進行計算機檢索，在系統中輸入檢索條件，系統自動顯示符合條件的檔案列表，用戶可根據列表中的信息進一步查看檔案詳情。十、檔案借閱（一）借閱范圍1.公司內部員工因工作需要可借閱與其工作相關的檔案。2.外部單位因業務往來需要查閱公司檔案的，須經公司相關領導批準。（二）借閱流程1.內部借閱：借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。將申請表提交所在部門負責人審核簽字。檔案管理部門根據申請表進行檔案查找，確認檔案可借閱后，辦理借閱手續，將檔案交借閱人。借閱人在借閱期限屆滿后，應及時歸還檔案，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，確認無誤后辦理歸還手續。2.外部借閱：外部單位提出查閱檔案申請，應提交單位介紹信、查閱目的說明等材料。申請材料經公司相關領導批準后，檔案管理部門通知外部單位來人查閱。外部單位查閱檔案時，須在檔案管理部門指定的地點進行，由檔案管理人員現場監督，查閱人不得擅自摘抄、復制、拍照檔案內容。如需摘抄、復制、拍照，須另行辦理審批手續。查閱完畢后，外部單位應在規定時間內歸還檔案，檔案管理人員對檔案進行檢查核對，確保檔案完整無損。（三）借閱期限1.內部借閱一般不超過兩周，如需延長借閱期限，須重新辦理借閱申請手續。2.外部借閱期限根據具體情況由公司領導確定，最長不超過一周。（四）借閱注意事項1.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、污損、抽取、撤換、批注等。2.檔案管理人員應嚴格控制檔案的借閱數量和期限，對逾期未還的檔案及時進行催還。3.涉及機密的檔案，借閱人應嚴格遵守保密規定，不得泄露檔案內容。十一、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，成員包括檔案管理人員、相關業務部門人員和公司領導。2.鑒定小組根據檔案的保管期限、重要程度、現實利用價值等因素，對檔案進行全面審查，確定檔案的存毀。3.檔案鑒定工作應形成鑒定報告，詳細記錄鑒定過程和結果，鑒定報告應經鑒定小組成員簽字確認。（二）銷毀流程1.對已鑒定為無保存價值的檔案，編制《檔案銷毀清單》，清單應包括檔案編號、名稱、類別、年度、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》經檔案管理部門負責人審核、公司領導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應采用適當的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。4.檔案銷毀過程應有專人監督，并在《檔案銷毀清單》上簽字確認銷毀情況。5.銷毀后的《檔案銷毀清單》應長期保存，作為檔案銷毀的憑證。十二、檔案統計與移交（一）檔案統計1.檔案管理部門應定期對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進行統計，填寫檔案統計報表。2.檔案統計報表應包括檔案數量、類別、年度、保管期限、利用人次等信息，統計數據應準確、及時。3.檔案統計結果應進行分析總結，為檔案管理工作的改進提供依據。（二）檔案移交1.公司因機構調整、業務劃轉等原因，需要進行檔案移交的，應按照規定辦理檔案移交手續。2.檔案移交時，移交部門應編制《檔案移交清單》，詳細列出移交檔案的名稱、編號、數量、類別等信息。3.接收部門應對移交的檔案進行核對驗收，確認無誤后在《檔案移交清單》上簽字蓋章。4.《檔案移交清單》一式三份，移交部門、接收部門和檔案管理部門各執一份。十三、檔案保密與安全管理（一）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，對檔案內容予以保密，不得泄露給無關人員。2.對涉及公司機密的檔案，應采取加密存儲、專人保管等措施，防止信息泄露。3.檔案查閱場所應具備保密條件，無關人員不得進入。4.員工在借閱和使用檔案過程中，應嚴格遵守保密規定，不得擅自傳播檔