中鐵23檔案管理辦法?一、總則1.目的為加強(qiáng)中鐵23檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理決策、歷史研究等方面的作用，特制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于中鐵23及其所屬各單位、項(xiàng)目部的檔案管理工作。3.檔案定義本辦法所稱檔案是指中鐵23在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)企業(yè)和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理體制與職責(zé)1.管理體制檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的體制。中鐵23設(shè)立綜合檔案室，負(fù)責(zé)全公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、指導(dǎo)監(jiān)督、集中保管重要檔案。所屬各單位、項(xiàng)目部應(yīng)設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)或配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管和利用等工作。2.職責(zé)分工綜合檔案室職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度。負(fù)責(zé)收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)公司本部及所屬單位應(yīng)集中保管的重要檔案。指導(dǎo)、監(jiān)督所屬單位的檔案管理工作，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流。開發(fā)利用檔案信息資源，為公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理決策提供服務(wù)。負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。所屬單位、項(xiàng)目部檔案管理機(jī)構(gòu)或人員職責(zé)貫徹執(zhí)行公司檔案管理制度，制定本單位檔案管理實(shí)施細(xì)則。負(fù)責(zé)收集、整理、保管本單位在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的檔案，并按規(guī)定向公司綜合檔案室移交應(yīng)集中保管的檔案。積極開展檔案利用工作，為單位生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理提供支持。配合公司綜合檔案室做好檔案管理的相關(guān)工作，接受業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。三、檔案的形成與收集1.檔案形成部門職責(zé)各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。在工作過程中，及時(shí)將辦理完畢的文件材料進(jìn)行分類整理，按照檔案管理要求進(jìn)行歸檔。2.收集范圍行政管理類：包括公司及所屬單位的各類文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、信訪材料等。工程技術(shù)類：涵蓋工程項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等過程中形成的圖紙、技術(shù)文件、施工組織設(shè)計(jì)、變更洽商、試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告等。經(jīng)營(yíng)管理類：包含合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、成本核算資料、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。物資設(shè)備類：涉及物資采購(gòu)計(jì)劃、合同、驗(yàn)收單、設(shè)備臺(tái)賬、維護(hù)保養(yǎng)記錄等。黨群工作類：如黨組織文件、宣傳資料、工會(huì)活動(dòng)記錄、共青團(tuán)工作材料等。其他類：包括具有保存價(jià)值的聲像、電子文件、實(shí)物等。3.收集要求各部門應(yīng)定期將檔案材料移交本單位檔案管理機(jī)構(gòu)或人員，確保檔案收集的及時(shí)性。收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署完備，載體應(yīng)符合檔案保管要求。對(duì)重要活動(dòng)、重大項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)進(jìn)行專項(xiàng)收集，確保檔案的系統(tǒng)性。四、檔案的整理1.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.分類標(biāo)準(zhǔn)行政管理類檔案按年度保管期限分類，保管期限分為永久、長(zhǎng)期（1650年）、短期（15年以下）。工程技術(shù)類檔案按工程項(xiàng)目分類，再按專業(yè)、階段等進(jìn)行細(xì)分。經(jīng)營(yíng)管理類檔案按業(yè)務(wù)性質(zhì)分類，如合同管理、財(cái)務(wù)管理等。物資設(shè)備類檔案按物資設(shè)備類別分類，同時(shí)結(jié)合采購(gòu)批次、使用情況等進(jìn)行整理。黨群工作類檔案按年度類別分類。3.整理方法對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等操作。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性原則，編目應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案內(nèi)容和特征。對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立清晰的文件命名規(guī)則和目錄結(jié)構(gòu)，確保電子檔案的可讀性和可檢索性。對(duì)聲像檔案應(yīng)進(jìn)行分類整理，標(biāo)注拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息，并配以文字說明。對(duì)實(shí)物檔案應(yīng)進(jìn)行登記造冊(cè)，注明實(shí)物名稱、來源、日期等，妥善保管。五、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，從檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史保存價(jià)值等方面進(jìn)行鑒定。3.鑒定程序檔案管理部門提出檔案鑒定意見，列出擬銷毀檔案清單。檔案鑒定小組對(duì)清單進(jìn)行審核，提出鑒定結(jié)論。對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。4.銷毀要求檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等，記錄由監(jiān)銷人員和銷毀人員簽字確認(rèn)。對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密和企業(yè)商業(yè)秘密的檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行銷毀。六、檔案的保管1.保管場(chǎng)所綜合檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全保管條件，配備必要的檔案裝具和設(shè)施設(shè)備。所屬單位、項(xiàng)目部應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房或檔案柜，確保檔案妥善保管。2.保管要求檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找。建立檔案保管賬目，定期對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)，做到賬物相符。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。加強(qiáng)對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)管理，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。七、檔案的利用1.利用范圍公司內(nèi)部各部門、所屬單位及項(xiàng)目部因工作需要可查閱、借閱檔案；外單位因工作需要查閱公司檔案，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。涉及國(guó)家機(jī)密和企業(yè)商業(yè)秘密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行利用。2.利用方式查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件，并做好查閱登記。借閱：借閱檔案須辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限，按時(shí)歸還。借閱者應(yīng)對(duì)檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失。復(fù)制：根據(jù)利用者需求，可提供檔案復(fù)制件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明用途。3.利用反饋檔案管理部門應(yīng)定期收集利用者的反饋意見，對(duì)檔案利用工作進(jìn)行總結(jié)分析，不斷改進(jìn)檔案服務(wù)質(zhì)量。八、檔案信息化建設(shè)1.建設(shè)目標(biāo)建立覆蓋公司本部及所屬單位的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理、網(wǎng)絡(luò)化傳輸和智能化檢索，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.主要任務(wù)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。完善檔案信息管理系統(tǒng)功能，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。加強(qiáng)檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息安全。3.數(shù)據(jù)維護(hù)定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行更新和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。同時(shí)，做好數(shù)據(jù)的遷移和存儲(chǔ)工作，防止數(shù)據(jù)丟失。九、監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督檢查內(nèi)容檔案管理制度的執(zhí)行情況。檔案的收集、整理、保管、利用等工作質(zhì)量。檔案信息化建設(shè)進(jìn)展情況。檔案安全管理措施落實(shí)情況。2.監(jiān)督檢查方式定期檢查：公司綜合檔案室每年對(duì)所屬單位、項(xiàng)目部的檔案管理工作進(jìn)行一次全面檢查。不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)部分單位的檔案管理工作進(jìn)行抽查。專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理中的重點(diǎn)問題或重要事項(xiàng)進(jìn)行專項(xiàng)檢查。3.檢查結(jié)果處理對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)下達(dá)整改通知書，責(zé)令限期整改。對(duì)整改不力的單位，將進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。十、附則1.本辦法由中鐵23綜合檔案