某公司物資設備集中采購管理辦法?一、總則（一）目的為加強公司物資設備采購管理，規范采購行為，降低采購成本，提高采購效率和物資設備質量，保障公司生產經營活動順利進行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各單位物資設備的集中采購活動，包括生產所需的原材料、零部件、設備、辦公用品等各類物資。（三）基本原則1.集中采購原則：對通用物資設備實行集中采購，發揮規模采購優勢，降低采購成本。2.公開公平公正原則：采購活動應遵循公開透明、公平競爭、公正評價的原則，確保所有潛在供應商享有平等機會。3.質量優先原則：在滿足采購需求的前提下，優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商和產品。4.成本效益原則：通過合理的采購策略和管理方法，實現采購成本與效益的最佳平衡。二、組織機構及職責（一）集中采購管理委員會1.組成：由公司領導、相關部門負責人等組成。2.職責審議集中采購管理的重大決策和制度。審定集中采購計劃和預算。協調解決集中采購過程中的重大問題。監督集中采購活動的執行情況。（二）集中采購執行部門1.組成：通常為公司設立的采購部門或相關業務部門。2.職責負責制定集中采購實施細則和工作流程。組織實施集中采購活動，包括編制采購文件、發布采購信息、組織評標等。與供應商進行商務談判和合同簽訂。協調處理采購過程中的具體事務，跟蹤采購合同執行情況。建立和維護供應商檔案，評估供應商績效。（三）需求部門1.職責根據生產經營需要，提出物資設備采購需求，明確規格、數量、質量等要求。參與采購文件的編制和評審，提供技術支持和需求解釋。協助采購部門進行供應商考察和驗收工作。對采購物資設備的使用情況進行反饋和評價。（四）財務部門1.職責參與集中采購預算的編制和審核。負責采購資金的支付和核算管理。對采購成本進行分析和控制，提供財務方面的建議。（五）審計部門1.職責對集中采購活動進行審計監督，檢查采購程序的合規性、采購行為的公正性等。對采購項目的經濟效益進行評價，提出審計意見和建議。三、采購計劃管理（一）采購計劃編制1.需求部門應于每年末根據下一年度生產經營計劃、設備維修計劃等，編制物資設備采購需求計劃，詳細列出所需物資設備的名稱、規格型號、數量、預計采購時間等信息。2.采購需求計劃應經本部門負責人審核后報集中采購執行部門。3.集中采購執行部門匯總各需求部門的采購需求計劃，結合庫存情況、市場供應情況等，編制年度集中采購計劃，明確采購項目、采購方式、采購時間安排等內容。（二）采購計劃審批1.年度集中采購計劃報集中采購管理委員會審議批準。2.對于臨時性、緊急性采購需求，需求部門應填寫緊急采購申請表，說明采購原因、物資設備名稱、規格型號、數量等，經本部門負責人和分管領導審批后，報集中采購執行部門。集中采購執行部門根據情況及時安排采購。（三）采購計劃調整1.在采購計劃執行過程中，因生產經營計劃變更、市場供應變化等原因需要調整采購計劃的，需求部門應及時提出調整申請，說明調整原因、調整內容等。2.采購計劃調整申請經審核批準后，集中采購執行部門應相應調整采購安排，并通知相關部門。四、采購方式（一）招標采購1.適用范圍：對于采購金額較大、技術規格復雜、潛在供應商較多的物資設備采購項目，一般采用招標采購方式。2.招標程序集中采購執行部門編制招標文件，明確招標項目的技術規格、商務條款、評標標準等內容。發布招標公告，邀請潛在供應商報名參加投標。對報名供應商進行資格預審，確定合格投標人名單。組織投標人踏勘現場、召開投標答疑會。接收投標人的投標文件，進行開標、評標、定標。向中標人發出中標通知書，并與中標人簽訂采購合同。（二）競爭性談判采購1.適用范圍：招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的。技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的。采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的。不能事先計算出價格總額的。2.談判程序成立談判小組，由集中采購執行部門、需求部門、相關技術專家等組成。制定談判文件，明確談判項目的技術、商務要求等。邀請不少于三家符合相應資格條件的供應商參加談判。組織談判，與供應商就采購項目的價格、技術、服務等條款進行談判。確定成交供應商，談判小組從談判合格的供應商中按照談判文件規定的成交標準確定成交供應商，并向其發出成交通知書。簽訂采購合同。（三）詢價采購1.適用范圍：采購的貨物規格、標準統一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可采用詢價采購方式。2.詢價程序集中采購執行部門向不少于三家符合相應資格條件的供應商發出詢價通知書。供應商在規定時間內報價。集中采購執行部門對供應商的報價進行比較，選擇符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的供應商作為成交供應商。向成交供應商發出成交通知書，并簽訂采購合同。（四）單一來源采購1.適用范圍：只能從唯一供應商處采購的。發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的。必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。2.采購程序需求部門提出單一來源采購申請，說明采購原因、供應商名稱等。集中采購執行部門對申請進行審核，報集中采購管理委員會批準。與單一供應商進行商務談判，簽訂采購合同。五、供應商管理（一）供應商準入1.集中采購執行部門建立供應商準入制度，明確供應商應具備的基本條件，如具有合法經營資格、良好的信譽、較強的生產供應能力、質量保證體系等。2.供應商應向集中采購執行部門提交營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、產品質量認證證書、業績證明等相關資料，申請成為公司供應商。3.集中采購執行部門對供應商提交的資料進行審核，必要時進行實地考察，評估供應商的綜合實力。審核通過的供應商納入公司供應商名錄。（二）供應商分類管理1.根據供應商的規模、信譽、供應產品質量等情況，對供應商進行分類，如A類優質供應商、B類合格供應商、C類一般供應商。2.對不同類別的供應商采取不同的管理策略。例如，A類供應商給予更多的合作機會和優惠政策，加強與他們的戰略合作；B類供應商保持正常的合作關系，定期進行評估；C類供應商進行重點關注和改進，如連續評估不合格，可考慮淘汰。（三）供應商考核與評價1.建立供應商考核評價體系，從產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面對供應商進行定期考核評價。2.需求部門負責對采購物資設備的使用情況進行反饋，提供質量、性能等方面的評價意見。3.集中采購執行部門根據考核評價結果，對供應商進行相應的獎懲。對表現優秀的供應商給予表彰和獎勵，如增加采購份額、優先付款等；對表現不佳的供應商進行警告、限期整改，直至取消供應商資格。六、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購項目確定成交供應商后，集中采購執行部門應及時與供應商簽訂采購合同。2.采購合同應明確采購物資設備的名稱、規格型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。3.采購合同簽訂前，應經公司法律部門或法律顧問審核，確保合同條款合法合規，避免法律風險。（二）合同執行1.采購合同生效后，供需雙方應嚴格按照合同約定履行各自的義務。2.需求部門應及時跟蹤采購合同執行情況，協調解決合同執行過程中出現的問題。3.集中采購執行部門負責督促供應商按時交貨、保證產品質量等，對供應商的合同執行情況進行監督檢查。（三）合同變更與解除1.在采購合同履行過程中，如需變更合同條款，供需雙方應協商一致，并簽訂書面變更協議。變更協議作為采購合同的補充文件，具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他法定原因需要解除采購合同的，供需雙方應按照法律規定和合同約定辦理相關手續，并承擔相應的責任。（四）合同結算1.財務部門根據采購合同約定和驗收情況，辦理采購資金的支付結算。2.供應商應按照合同要求提供合法有效的發票，經審核無誤后，財務部門方可支付貨款。七、采購驗收管理（一）驗收標準1.采購物資設備的驗收應按照合同約定的質量標準、技術規格等進行。2.對于國家有強制性標準或行業標準的物資設備，應符合相應標準要求。（二）驗收程序1.采購物資設備到貨前，需求部門應做好驗收準備工作，包括制定驗收方案、組織驗收人員等。2.物資設備到貨后，需求部門應及時組織驗收，驗收人員應包括技術人員、質量管理人員等。3.驗收人員按照驗收標準對物資設備的數量、規格型號、外觀質量、技術性能等進行檢查，并填寫驗收報告。4.對于驗收合格的物資設備，需求部門應辦理入庫手續；對于驗收不合格的物資設備，應及時與供應商溝通協商，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施。（三）驗收記錄與檔案管理1.驗收過程中應做好驗收記錄，包括驗收時間、地點、驗收人員、驗收內容、驗收結果等。2.驗收記錄應妥善保存，作為采購檔案的重要組成部分，以備查閱和審計。八、采購風險管理（一）風險識別1.集中采購執行部門和相關部門應識別采購過程中可能存在的風險，如市場價格波動風險、供應商違約風險、質量風險、法律風險等。2.對識別出的風險進行分析評估，確定風險的可能性和影響程度。（二）風險應對措施1.市場價格波動風險建立市場價格監測機制，及時掌握物資設備價格變化趨勢。通過簽訂長期合同、套期保值等方式，鎖定采購價格，降低價格波動風險。2.供應商違約風險加強供應商管理，選擇信譽良好、實力較強的供應商，并在合同中明確違約責任。對供應商進行定期評估和監督，及時發現潛在風險并采取措施防范。3.質量風險嚴格采購物資設備的質量標準，加強驗收管理，確保采購物資設備質量合格。要求供應商提供質量保證承諾，對出現質量問題的供應商追究責任。4.法律風險采購活動應嚴格遵守法律法規和公司內部規定，確保采購程序合法合規。加強合同管理，審核合同條款，避免法律糾紛。九、監督與檢查（一）內部監督1.審計部門定期對集中采購活動進行審計監督，檢查采購程序的執行情況、采購