金碧物業有限公司分公司檔案管理辦法?第一章總則第一條目的為加強金碧物業有限公司分公司（以下簡稱"分公司"）檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本辦法。第二條適用范圍本辦法適用于金碧物業有限公司分公司及所屬各部門、各項目。第三條檔案定義本辦法所稱檔案是指分公司在物業管理活動中直接形成的、對公司和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。第四條管理原則1.集中統一管理原則。分公司檔案工作實行集中統一管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全。2.分級負責原則。分公司各部門、各項目負責本部門、本項目檔案的收集、整理、保管和移交工作，接受分公司檔案管理部門的監督和指導。3.有效利用原則。注重檔案的開發利用，為公司的決策、管理、服務等工作提供支持。第二章檔案管理機構及職責第五條檔案管理部門分公司設立檔案管理部門，負責統籌管理分公司的檔案工作，履行以下職責：1.貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和公司的檔案管理制度。2.制定和完善分公司檔案管理辦法、工作流程和標準。3.組織、指導、監督和檢查分公司各部門、各項目的檔案工作。4.負責接收、整理、保管和統計分公司的各類檔案。5.開發利用檔案信息資源，為公司提供檔案查閱、借閱等服務。6.組織檔案業務培訓，提高檔案管理人員的業務水平。第六條部門檔案管理員分公司各部門、各項目設立檔案管理員，負責本部門、本項目檔案的日常收集、整理、保管和移交工作，履行以下職責：1.按照檔案管理要求，負責收集、整理本部門、本項目在工作中形成的各類文件材料，并進行初步分類、編目。2.妥善保管本部門、本項目的檔案，確保檔案的安全和完整。3.定期向分公司檔案管理部門移交應歸檔的檔案。4.協助分公司檔案管理部門開展檔案查閱、借閱等服務工作。第三章檔案的分類與編號第七條檔案分類分公司檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司文件、會議記錄、工作計劃與總結、人事檔案、行政事務等。2.財務管理類：包括財務報表、會計憑證、審計報告、資金管理等。3.物業管理類：包括物業服務合同、業主檔案、物業項目規劃與設計、房屋及設施設備管理、環境衛生管理、安全保衛管理等。4.工程管理類：包括工程建設項目資料、工程圖紙、設備安裝調試記錄、工程維修檔案等。5.客戶服務類：包括客戶投訴處理記錄、客戶滿意度調查、社區文化活動資料等。6.其他類：包括公司榮譽、資質證書、對外宣傳資料等。第八條編號規則1.檔案編號采用"全宗號目錄號案卷號件號"的四級編號方式。2.全宗號：分公司的全宗號統一設定為"JBWY[分公司代碼]"，其中"JBWY"為金碧物業全宗標識，"[分公司代碼]"為分公司的代碼。3.目錄號：根據檔案分類，每一大類賦予一個目錄號，具體如下：行政管理類："01"財務管理類："02"物業管理類："03"工程管理類："04"客戶服務類："05"其他類："06"4.案卷號：按照檔案整理的先后順序，對每一卷檔案賦予一個案卷號，用三位阿拉伯數字表示，不足三位的前面補"0"。5.件號：對于以"件"為單位整理的檔案，在每一件檔案上賦予一個件號，用兩位阿拉伯數字表示，不足兩位的前面補"0"。第四章檔案的收集與整理第九條收集范圍分公司各部門、各項目應按照檔案管理要求，及時收集在工作中形成的各類文件材料，包括但不限于以下內容：1.上級機關下發的與本公司有關的文件、指示、通知等。2.公司內部形成的各類文件、報告、請示、批復、會議紀要等。3.物業管理服務過程中產生的各類合同、協議、記錄、報表等。4.工程建設項目的規劃、設計、施工、驗收等環節形成的文件材料。5.客戶服務工作中的投訴處理記錄、客戶滿意度調查結果、社區文化活動資料等。6.公司的財務報表、會計憑證、審計報告等財務管理文件。7.公司的人事檔案、培訓記錄、績效考核資料等人力資源管理文件。8.公司獲得的榮譽證書、資質證書、對外宣傳資料等。第十條收集要求1.各部門、各項目應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.對收集到的文件材料，應進行認真核對，確保文件的真實性、準確性和有效性。3.對于重要文件材料，應進行備份，防止丟失。第十一條整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。第十二條整理方法1.行政管理類檔案：按照文件的形成時間、內容性質等進行分類整理，編制文件目錄。2.財務管理類檔案：按照會計檔案管理的有關規定進行整理，編制會計憑證、賬簿、報表等檔案目錄。3.物業管理類檔案：按照物業服務合同、業主檔案、房屋及設施設備管理、環境衛生管理、安全保衛管理等分類進行整理，建立相應的檔案臺賬。4.工程管理類檔案：按照工程建設項目的階段進行分類整理，包括項目前期文件、設計文件、施工文件、竣工文件等，編制工程檔案目錄。5.客戶服務類檔案：按照客戶投訴處理、客戶滿意度調查、社區文化活動等分類進行整理，建立客戶服務檔案臺賬。6.其他類檔案：按照文件的性質和內容進行分類整理，編制檔案目錄。第十三條裝訂要求1.歸檔文件材料應采用A4紙打印或復印，左側裝訂，裝訂應牢固、整齊，便于保管和查閱。2.對于紙張規格不符合要求的文件材料，應進行折疊或裱糊處理，使其符合A4紙規格。第五章檔案的保管第十四條保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種，具體劃分如下：1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司和社會有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內對公司有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。第十五條保管條件1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。第十六條檔案整理與上架1.檔案管理部門應定期對檔案進行整理和清點，確保檔案的完整和有序。2.整理后的檔案應按照分類編號順序上架存放，便于查找和利用。第十七條檔案保管期限的鑒定與調整1.檔案管理部門應定期對保管期滿的檔案進行鑒定，由檔案管理部門會同有關部門組成鑒定小組，對檔案的保存價值進行評估，提出存毀意見。2.經鑒定需要銷毀的檔案，應編制檔案銷毀清冊，報分公司主管領導批準后，由檔案管理部門指定專人負責銷毀，并在銷毀清冊上簽字。3.對保管期限確需調整的檔案，應及時進行調整，并重新編制檔案目錄。第六章檔案的利用第十八條利用原則檔案利用應遵循保密、安全、高效的原則，在確保檔案安全的前提下，為公司的各項工作提供及時、有效的服務。第十九條利用方式1.查閱：分公司內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。查閱檔案時，檔案管理人員應在場監督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、復印、泄露檔案內容，歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對，確保檔案的完整和安全。3.出具證明：分公司外部單位或個人因工作需要要求出具檔案證明的，應提供有效證明材料，經分公司主管領導批準后，由檔案管理部門按照規定出具檔案證明。第二十條利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、出具證明等利用情況進行詳細登記，包括利用時間、利用人、利用內容、歸還時間等，以便統計和查詢。第七章檔案的信息化管理第二十一條信息化建設目標分公司應逐步推進檔案信息化建設，實現檔案管理的數字化、網絡化和智能化，提高檔案管理的效率和水平。第二十二條信息化管理內容1.檔案數字化：對紙質檔案進行掃描、圖像處理等數字化加工，建立電子檔案數據庫。2.檔案管理系統建設：建立檔案管理信息系統，實現檔案的收集、整理、保管、利用等業務流程的信息化管理。3.電子檔案存儲與備份：對電子檔案進行安全存儲，并定期進行備份，防止數據丟失。第二十三條信息化管理要求1.檔案管理部門應配備必要的計算機設備和檔案管理軟件，確保檔案信息化管理工作的順利開展。2.檔案管理人員應熟練掌握檔案管理軟件的操作技能，嚴格按照操作規程進行檔案信息化管理。3.加強電子檔案的安全管理，設置用戶權限，防止電子檔案被篡改、泄露等。第八章檔案管理人員職責第二十四條檔案管理部門負責人職責1.全面負責分公司檔案管理工作，制定檔案管理工作計劃和目標，并組織實施。2.貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和公司的檔案管理制度，對檔案管理工作進行監督和檢查。3.組織檔案業務培訓，提高檔案管理人員的業務水平。4.負責檔案管理部門與分公司各部門、各項目之間的協調與溝通，確保檔案管理工作的順利開展。5.定期向上級領導匯報檔案管理工作情況，及時解決檔案管理工作中存在的問題。第二十五條檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、保管、統計、鑒定、銷毀等具體工作。2.按照檔案管理要求，對檔案進行分類、編號、編目等整理工作，確保檔案的完整、準確和系統。3.妥善保管檔案，維護檔案的安全，定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理。4.為公司提供檔案查閱、借閱等服務，做好檔案利用登記工作。5.參與檔案信息化建設，負責電子檔案的管理和維護。6.協助有關部門開展檔案業務培訓工作。第九章獎勵與處罰第二十六條獎勵對在檔案管理工作中表現突出的部門和個人，分公司將給予表彰和獎勵，獎勵方式包括但不限于：1.頒發榮譽證書。2.給予物質獎勵。第二十七條處罰對違反檔案管理規定的部門和個人，分公司將視情節輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰；構成犯罪的，依法追究刑事責任。違反檔案管理規定的行為包括但不限于：1.未按規定收集、整理