監(jiān)理文件檔案資料整編及管理細則?一、總則1.目的為加強本項目監(jiān)理文件檔案資料的管理，確保文件檔案資料的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，特制定本細則。2.適用范圍本細則適用于[項目名稱]監(jiān)理過程中形成的各類文件檔案資料的整編及管理。3.管理職責項目總監(jiān)理工程師負責全面領導和監(jiān)督監(jiān)理文件檔案資料的管理工作。資料員具體負責文件檔案資料的收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作。二、文件檔案資料分類及編號1.分類監(jiān)理管理文件：包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理工作總結(jié)等。監(jiān)理工作記錄：如監(jiān)理日志、旁站記錄、會議紀要等。工程質(zhì)量文件：工程質(zhì)量檢驗批驗收記錄、分項工程驗收記錄、分部工程驗收記錄等。工程進度文件：工程進度計劃、進度報告等。工程造價文件：工程計量支付證書、工程變更費用報審表等。工程合同文件：監(jiān)理合同、施工合同等。其他文件：來往信函、通知、報告等。2.編號文件檔案資料應進行統(tǒng)一編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。編號規(guī)則如下：一級編號：按照文件類別設置，如JL（監(jiān)理管理文件）、JLJL（監(jiān)理工作記錄）等。二級編號：按照年份設置，如20XX。三級編號：按照文件順序號設置，從001開始。三、文件檔案資料收集1.收集范圍監(jiān)理單位自身形成的文件資料。施工單位報送的各類文件資料，如施工組織設計、施工方案、工程技術(shù)文件等。建設單位及其他相關(guān)單位發(fā)送的文件資料。2.收集要求資料員應及時收集各類文件資料，確保文件資料的完整性。對施工單位報送的文件資料，應進行審核，不符合要求的應退回并要求其補充或修改。對建設單位及其他相關(guān)單位發(fā)送的文件資料，應進行簽收登記。四、文件檔案資料整理1.整理原則遵循文件資料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件資料的系統(tǒng)性和完整性。分類科學、組卷合理、排列有序、編目規(guī)范。2.整理方法對收集到的文件資料進行分類，按照分類編號規(guī)則進行編號。對每份文件資料進行核對，確保文件資料的準確性和完整性。對文件資料進行裝訂，裝訂應牢固、整齊，便于查閱。編制文件資料目錄，目錄應包括文件編號、文件名稱、日期、頁號等信息。五、文件檔案資料歸檔1.歸檔范圍整理后的各類文件檔案資料應及時歸檔。2.歸檔要求歸檔的文件資料應齊全、完整、準確。歸檔的文件資料應按照分類編號順序進行排列，編制歸檔清單。歸檔的文件資料應進行裝盒，盒內(nèi)文件應排列整齊，盒外應標明盒號、年度、保管期限等信息。六、文件檔案資料保管1.保管場所應設置專門的文件檔案資料保管室，保管室應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.保管期限監(jiān)理文件檔案資料的保管期限應按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般分為短期、中期和長期。短期保管期限為15年。中期保管期限為515年。長期保管期限為15年以上。3.保管措施定期對文件檔案資料進行檢查，確保文件檔案資料的安全。對破損、褪色的文件檔案資料應及時進行修復或復制。對電子文件檔案資料應進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全。七、文件檔案資料查閱1.查閱權(quán)限內(nèi)部人員查閱監(jiān)理文件檔案資料應填寫查閱申請表，經(jīng)項目總監(jiān)理工程師批準后，方可查閱。外部單位查閱監(jiān)理文件檔案資料應持有單位介紹信，經(jīng)項目總監(jiān)理工程師批準后，方可查閱。查閱時應在資料員的陪同下進行，查閱后應及時歸還。2.查閱登記查閱文件檔案資料應進行登記，登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、查閱文件名稱及編號、查閱目的等。3.查閱要求查閱人員應愛護文件檔案資料，不得涂改、損壞、轉(zhuǎn)借或丟失。查閱人員如需復印或摘錄文件檔案資料，應經(jīng)項目總監(jiān)理工程師批準。八、文件檔案資料銷毀1.銷毀范圍超過保管期限且無保存價值的文件檔案資料應進行銷毀。2.銷毀程序由資料員提出銷毀申請，填寫文件檔案資料銷毀清單，經(jīng)項目總監(jiān)理工程師審核批準后，方可銷毀。銷毀文件檔案資料時，應至少有兩人在場，并在銷毀清單上簽字確認。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保文件檔案資料無法恢復。九、信息化管理1.建立電子檔案系統(tǒng)應建立監(jiān)理文件檔案資料電子檔案系統(tǒng)，將紙質(zhì)文件檔案資料進行掃描錄入，實現(xiàn)文件檔案資料的信息化管理。2.電子檔案管理要求電子檔案應與紙質(zhì)檔案同步整理、歸檔和保管。電子檔案應進行分類存儲，建立索引目錄，便于查閱。電子檔案應進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。十、考核與獎懲1.考核定期對監(jiān)理文件檔案資料的整編及管理工作進行考核，考核內(nèi)容包括文件資料的完整性、準確性、及時性、規(guī)范性等。2.獎懲對在監(jiān)理文件檔案資料整編及管理工作中表現(xiàn)突出的個人或部門，給予表彰和獎勵；對違反本細則規(guī)定的