某電力公司采購內控管理制度?一、總則（一）目的為加強某電力公司（以下簡稱"公司"）采購業務內部控制，規范采購行為，防范采購風險，確保采購活動合法合規、采購物資和服務符合需求、采購資金使用安全有效，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、各單位的采購活動，包括物資采購、工程采購、服務采購等各類采購業務。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動應當符合國家法律法規和公司內部規章制度的要求。2.效益性原則：在滿足公司業務需求的前提下，追求采購成本最小化，提高采購資金使用效益。3.公平性原則：采購活動應遵循公平競爭原則，確保所有符合條件的供應商都有機會參與采購。4.公正性原則：采購決策過程應公正透明，避免利益沖突，確保采購結果公平合理。5.風險防控原則：識別、評估和控制采購過程中的各種風險，確保采購活動順利進行。二、采購組織與職責（一）采購決策機構公司設立采購決策委員會，由公司領導、相關部門負責人等組成。其職責是：1.審議公司采購戰略、政策和制度。2.審批重大采購項目，包括采購預算、采購方式、采購文件等。3.協調解決采購過程中的重大問題。（二）采購執行部門1.物資采購部門負責公司生產經營所需各類物資的采購工作，包括但不限于原材料、設備、備品備件等。具體職責如下：制定物資采購計劃和預算。組織物資采購招標、詢價、談判等采購活動。選擇合格供應商，建立供應商檔案。簽訂物資采購合同，并跟蹤合同執行情況。負責物資驗收、入庫、付款等工作。2.工程采購部門負責公司各類工程項目的采購工作，包括工程設備、材料、服務等。具體職責如下：編制工程采購計劃和預算。組織工程采購招標、詢價、談判等采購活動。審核工程采購文件，確保其符合工程要求和相關法律法規。參與工程采購合同的起草、簽訂和執行監督。配合工程部門進行工程物資驗收和結算工作。3.服務采購部門負責公司各類服務的采購工作，如技術咨詢、勞務外包、運輸服務等。具體職責如下：制定服務采購計劃和預算。開展服務采購市場調研，確定采購需求和標準。組織服務采購招標、詢價、談判等采購活動。評估服務供應商的服務能力和信譽，選擇合格供應商。簽訂服務采購合同，并監督合同執行情況。負責服務驗收和費用結算工作。（三）其他相關部門職責1.需求部門根據公司業務需求，提出物資、工程或服務的采購申請。參與采購需求的確定和采購文件的審核。負責采購物資、工程或服務的使用驗收工作。2.財務部門審核采購預算，確保采購資金的合理安排。參與采購合同的審核，重點關注付款條款和資金風險。辦理采購付款手續，對采購資金使用情況進行監督和核算。3.審計部門對采購活動進行審計監督，檢查采購內部控制制度的執行情況。審查采購項目的合規性、真實性和效益性，提出審計意見和建議。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據公司業務計劃和實際需求，填寫采購申請表，詳細說明采購物資、工程或服務的名稱、規格、數量、用途、預計采購時間等內容。2.采購申請表經需求部門負責人審核簽字后，提交至采購執行部門。（二）采購計劃制定1.采購執行部門收到采購申請表后，結合庫存情況、市場供應情況等因素，制定采購計劃。采購計劃應明確采購項目的具體內容、采購方式、采購時間安排、預算金額等。2.采購計劃經采購執行部門負責人審核后，報公司領導審批。重大采購計劃需提交采購決策委員會審議通過。（三）供應商選擇與管理1.供應商開發采購執行部門根據采購需求，通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步篩選，評估其資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平等方面的情況，確定符合條件的供應商名單。2.供應商評估與準入采購執行部門組織相關人員對進入供應商名單的供應商進行實地考察或評估，收集供應商的營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產許可證、產品質量認證等資質文件。根據評估結果，確定合格供應商名單，并報公司領導審批。對于首次合作的重要供應商，需經采購決策委員會批準后方可準入。3.供應商檔案建立與管理采購執行部門為每個合格供應商建立檔案，記錄供應商的基本信息、資質文件、評估報告、合作歷史、交易記錄等內容。定期對供應商檔案進行更新和維護，及時掌握供應商的動態情況。4.供應商考核與淘汰采購執行部門定期對供應商的供貨質量、交貨期、售后服務等方面進行考核評價，考核結果作為供應商后續合作的重要依據。對于考核不合格的供應商，采購執行部門應及時與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應將其列入淘汰名單，不再與其合作。（四）采購方式選擇1.公開招標適用于采購金額較大、技術規格明確、市場競爭充分的采購項目。采購執行部門應按照國家法律法規和公司相關規定，編制招標文件，發布招標公告，組織開標、評標、定標等活動。2.邀請招標對于具有特定資格要求或受項目條件限制，只能從有限范圍的供應商中選擇的采購項目，可采用邀請招標方式。采購執行部門應向不少于三家具備承擔招標項目能力、資信良好的特定供應商發出投標邀請書，并組織招標活動。3.詢價對于采購金額較小、規格標準統一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可采用詢價方式。采購執行部門向多家供應商發出詢價通知書，要求其在規定時間內報價，根據報價情況選擇成交供應商。4.競爭性談判適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的、技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的、采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的、不能事先計算出價格總額的采購項目。采購執行部門與不少于三家供應商進行談判，綜合比較其報價、技術方案、售后服務等因素，確定成交供應商。5.單一來源采購符合下列情形之一的采購項目，可采用單一來源采購方式：只能從唯一供應商處采購的、發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的、必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采購執行部門應與單一供應商進行協商，確定采購價格和相關條款。（五）采購文件編制1.根據采購方式和采購需求，采購執行部門編制相應的采購文件，如招標文件、詢價通知書、談判文件等。2.采購文件應明確采購項目的技術規格、質量標準、數量要求、交貨期、售后服務、評標標準等內容，確保采購文件的完整性和準確性。3.采購文件編制完成后，需經采購執行部門負責人審核，重大采購文件還需報公司領導審批。（六）采購活動實施1.招標采購采購執行部門發布招標公告或投標邀請書，邀請潛在供應商參與投標。組織開標會議，當眾宣讀投標人的投標報價、投標文件的主要內容等。組建評標委員會，按照招標文件規定的評標標準和方法，對投標文件進行評審，推薦中標候選人。采購執行部門根據評標委員會的推薦意見，確定中標供應商，并向其發出中標通知書。2.詢價采購采購執行部門向選定的供應商發出詢價通知書，要求其在規定時間內報價。對供應商的報價進行比較分析，選擇報價合理、滿足采購需求的供應商作為成交供應商，并與其簽訂采購合同。3.競爭性談判采購采購執行部門向符合條件的供應商發出談判邀請書，邀請其參加談判。組織談判會議，與供應商就采購項目的技術規格、價格、交貨期、售后服務等條款進行談判。根據談判結果，確定成交供應商，并簽訂采購合同。4.單一來源采購采購執行部門與單一供應商就采購項目的價格、條款等進行協商談判。協商達成一致后，簽訂采購合同。（七）采購合同簽訂1.采購執行部門根據采購活動結果，與成交供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購物資或服務的名稱、規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。2.采購合同簽訂前，需經采購執行部門負責人審核，重大采購合同還需報公司領導審批。審核重點包括合同條款的合法性、完整性、合理性以及與采購文件的一致性等。3.采購合同簽訂后，采購執行部門應及時將合同副本分送需求部門、財務部門等相關部門，以便各部門按照合同要求履行職責。（八）采購驗收1.驗收準備需求部門在采購物資或服務到貨前，應做好驗收準備工作，包括制定驗收方案、準備驗收工具和場地等。采購執行部門應及時通知供應商將采購物資或服務送達指定地點，并要求供應商提供相關質量證明文件、產品說明書等資料。2.驗收實施需求部門組織相關人員按照采購合同和驗收方案的要求，對采購物資或服務進行驗收。驗收內容包括物資的數量、規格、型號、質量、性能等方面，以及服務的質量、標準、完成情況等。驗收人員應認真填寫驗收記錄，詳細記錄驗收過程和結果。驗收合格的，驗收人員簽字確認；驗收不合格的，應及時與供應商溝通，要求其限期整改或退換貨，并在驗收記錄中注明不合格情況。3.驗收報告編制驗收完成后，需求部門應編制驗收報告，總結驗收情況，明確驗收結論。驗收報告經需求部門負責人審核簽字后，提交至采購執行部門。采購執行部門將驗收報告與采購合同、發票等資料進行核對，確認無誤后，辦理相關付款手續。（九）采購付款1.付款申請采購執行部門根據采購合同和驗收報告，填寫付款申請表，注明采購項目名稱、合同編號、付款金額、付款方式、收款單位等信息。付款申請表經采購執行部門負責人審核簽字后，連同采購合同、驗收報告、發票等相關資料一并提交至財務部門。2.付款審核財務部門收到付款申請后，對相關資料進行審核，重點審核采購合同的執行情況、驗收報告的真實性、發票的合法性和合規性等。財務部門審核無誤后，報公司領導審批。對于重大采購付款，需經采購決策委員會審議通過。3.付款執行財務部門根據公司領導的審批意見，按照采購合同約定的付款方式和時間，辦理采購付款手續。付款完成后，財務部門應及時進行賬務處理，記錄采購資金的支出情況。四、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購執行部門會同相關部門定期對采購業務進行風險識別和評估，確定采購過程中可能存在的風險，如供應商違約風險、采購價格波動風險、質量風險、合同風險等。2.采用定性與定量相結合的方法，對識別出的風險進行評估，分析其發生的可能性和影響程度，確定風險等級。（二）風險應對措施1.供應商違約風險加強供應商管理，建立嚴格的供應商評估和準入制度，選擇信譽良好、實力較強的供應商合作。在采購合同中明確供應商的違約責任和賠償條款，對供應商的違約行為進行約束。定期對供應商進行考核評價，及時發現和解決供應商存在的問題，降低違約風險。2.采購價格波動風險關注市場價格動態，建立價格預警機制，及時掌握采購物資或服務的價格變化情況。在采購合同中合理約定價格調整條款，如采用固定價格、浮動價格等方式，降低價格波動對采購成本的影響。通過與供應商協商簽訂長期合作協議、批量采購等方式，爭取更有利的采購價格。3.質量風險在采購文件中明確質量標準和驗收要求，要求供應商提供質量保證文件。加強采購驗收環節的管理，嚴格按照驗收標準進行驗收，確保采購物資或服務的質量符合要求。對于質量不合格的采購物資或服務，及時與供應商溝通，要求其采取整改措施或退換貨，避免因質量問題給公司帶來損失。4.合同風險加強采購合同管理，規范合同簽訂流程，確保合同條款合法、完整、合理。定期對采購合同的執行情況進行跟蹤檢查，及時發現和解決合同履行過程中存在的問題。建立合同糾紛處理機制，對于合同糾紛，應依法依規妥善處理，維護公司的合法權益。五、采購監督與審計（一）內部監督1.采購執行部門應建立健全內部監督機制，定期對采購業務進行自查，檢查采購流程的執行情況、采購文件的編制和審核情況、采購合同的簽訂和履行情況等。2.公司內部審計部門定期對采購活動進行審計監督，審查采購項目的合規性、真實性和效益性，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。